Randvoorwaarden
Om te beginnen zijn er een aantal randvoorwaarden die je in kan richten om uitzonderen makkelijker te maken. Hierbij kan je de methodiek archiveren by design toepassen. De randvoorwaarden bij het toepassen van selectiebeslissingen geven een goed uitgangspunt. Als je deze hebt ingericht is het eenvoudiger om aan de slag te gaan met het uitzonderen van informatieobjecten van vernietiging.
Een essentiële randvoorwaarde is het bepalen van de locatie. In de praktijk staan informatieobjecten verspreid over diverse bronnen: netwerkschijven, in diverse applicaties naast het DMS, in ketensystemen, in e-mailboxen, op websites, op papier et cetera. Als je gaat uitzonderen is het goed om inzichtelijk te maken binnen welke locaties je dat hebt gedaan. Waarschijnlijk zal je altijd achteraf nog “plukjes” tegenkomen. Door inzicht te hebben waar je al naar hebt gekeken, voorkom je (hopelijk) later verwarring. Belangrijk is dat je constateert welke informatieobjecten onderlinge samenhang hebben. Juist als deze informatieobjecten op verschillende locaties staan. Zie ook stap 6 en 7 van het stappenplan voor het periodiek uitvoeren hotspotmonitor: “bekijk samen met de (andere) informatieadviseur(s) van je organisatie(onderdelen) welke informatieobjecten, binnen welke informatiesystemen, binnen welke werkprocessen en bij welke actoren relevant kunnen zijn.”
Uitzonderen van vernietigen kan voorkomen in verschillende stadia van de levenscyclus van een informatieobject. Soms weet je al bij creatie van het informatieobject dat je het uit wilt zonderen van de reguliere waardering. De hotspot COVID-19 bijvoorbeeld was al vastgesteld voordat de crisis was afgelopen. Aan de andere kant voer je een steekproef pas uit nadat de bewaartermijn van de desbetreffende informatieobjecten is afgelopen. Idealiter anticipeer je op de uitzondering. Bijvoorbeeld bij de inrichting van een applicatie, bij de vorming van dossiers en bij de opslag van informatieobjecten. Op die manier kan je meer informatieobjecten beheren.
Stappenplan
Alles uitklappenMeer informatie over deze eerste stap vind je in de module Afwijken van waarderingen.
Alleen de informatieprofessional mag de wijziging in de waardering uitvoeren. Toch kan het handig zijn in bepaalde gevallen om de medewerkers die informatieobjecten creëren en opslaan, te betrekken. Denk aan een hotspot, dan wil je vaak extra aandacht besteden aan de opslag van informatieobjecten. Leg uit wat ze moeten opslaan en waar.
Beheren betekent dat er een beslisregel aan de informatieobjecten toegekend kan worden. En dat, te zijner tijd, de objecten overgebracht kunnen worden naar een archiefbewaarplaats.
Er zijn drie situaties mogelijk:
- De informatieobjecten moeten nog gevormd moeten (bijvoorbeeld in het geval van een situatie die nog voortduurt en al is aangewezen als hotspot, zoals COVID-19): zorg dat de nieuwe informatieobjecten worden opgeslagen op een locatie waarin deze beheerd kunnen worden.
- De informatieobjecten zijn al gevormd, maar staan op een plek waarin deze niet beheerd kunnen worden. Verplaats de informatieobjecten naar een locatie waarin deze wel beheerd kunnen worden. Zorg er hierbij voor dat de metagegevens van de oorspronkelijke context bewaard blijven. Bijvoorbeeld: op een netwerkschijf is geen beheer mogelijk, dus verplaats je deze naar een DMS. Zorg er dan voor dat, minimaal, de mappenstructuur van de netwerkschijf bewaard blijft in het DMS.
- De informatieobjecten zijn al gevormd en staan op een plek waarin deze wel beheerd kunnen worden.
- Pas de beslisregel aan van vernietigen naar bewaren.
- Leg deze wijziging in waardering uit in de metadata. Zorg dat er geschikte metadatavelden aanwezig zijn om de wijziging te kunnen verantwoorden. Houd hier rekening mee bij de inrichting van ieder informatiesysteem.
- Zorg dat deze wijziging is vastgelegd in de logging van de applicatie.
- Voeg de informatieobjecten toe aan de inventarislijst die is opgesteld voor de archiefbewaarplaats.
- Bij fysiek archief: verplaats de dossiers naar de reeks over te brengen dossiers en bewerk de stukken volgens de instructies van de archiefbeheerder. Voor het Rijk zijn deze te vinden op de website van het Nationaal Archief.
Informatieobjecten die normaal gesproken vernietigd moeten worden (en vernietigen is een verplichting) worden nu permanent bewaard. Dat is een legitieme vorm van archivering; het valt onder de Archiefwet en is verantwoord in de selectielijst. Daarmee is ook voldaan aan de vereisten van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). Tegelijkertijd is het belangrijk om te beseffen dat de informatieobjecten onder de Wet open overheid (Woo) blijft vallen. Ook moet je zorgen dat er geen rechtsongelijkheid ontstaat voor burgers omdat je het ene dossier langer bewaart dan het andere (zie ook het praktijkvoorbeeld bij steekproeven). Zo kan je er voor kiezen om de informatieobjecten af te schermen van je medewerkers of om expliciet vast te leggen dat de organisatie ze niet meer kan gebruiken in de reguliere werkprocessen. Overleg, indien nodig en mogelijk, met de privacy officer.
Een organisatie kan er voor kiezen om burgers te informeren over een uitzondering, bijvoorbeeld als er dossiers met persoonsgegevens worden uitgezonderd. Zie het praktijkvoorbeeld van de Gemeente Amsterdam. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een bericht op de website of een advertentie in de (lokale) krant. Het is echter niet verplicht. Het uitzonderen van vernietigen is een legitieme vorm van archivering. Dat betekent dat er geen informatieplicht is in het kader van de AVG (Zie specifiek artikel 14 lid 5b van de AVG). Met andere woorden: als je dossiers met persoonsgegevens gaat uitzonderen die je normaal vernietigt, hoef je daar geen toestemming voor te vragen aan de betrokkenen. Individueel aanschrijven is bovendien niet uitvoerbaar; ook omdat je de persoonsgegevens uit de dossiers dan op een manier gebruikt waar ze niet voor bedoeld zijn.
Idealiter anticipeer je op een wijziging in waardering en neem je zo snel mogelijk maatregelen om de informatieobjecten veilig te stellen. Soms is dat niet mogelijk. Controleer daarom altijd de vernietigingslijst alvorens daadwerkelijk te vernietigen. Met name met het oog op bijzondere gebeurtenissen en precedentenwerking. In de praktijk levert dit voor fysieke archieven met regelmaat nog uitzonderingen op.
Waarschijnlijk zullen er meerdere jaren zitten tussen het uitzonderen van de informatieobjecten en de overdracht naar een archiefbeheerder. In sommige gevallen kan ook gedacht worden aan vervroegde overbrenging. Bij steekproeven bijvoorbeeld worden de niet-uitgezonderde informatieobjecten immers vernietigd en zijn de te bewaren informatieobjecten niet relevant voor de bedrijfsvoering. In alle gevallen is het verstandig om zoveel mogelijk te anticiperen op de overdracht. Houd er sowieso rekening mee bij het veiligstellen. Het is ook verstandig om alvast na te denken over een eventuele openbaarheidsbeperking en dit vast te leggen in de metadata. De uitzondering moet minimaal verantwoord worden in de inventaris op het moment van overbrengen.