Het identificeren van hotspots en van voor elke hotspot relevante informatie omvat een aantal stappen. De hotspotmonitor van je eigen organisatie is daarbij de belangrijkste leidraad. En volgt dezelfde logica als de onderstaande stappen. Deze zijn hier opgenomen om extra houvast te geven en nuttige tips te bieden. De resultaten van de uitgevoerde hotspotmonitor verwerk je vervolgens in de hotspotlijst. En in een bijbehorend informatieoverzicht.
Het is mogelijk dat archiefbewaarplaatsen op eigen initiatief hotspots aangrijpen om ook actief particuliere archieven te acquireren. Maar dat houdt geen verplichtingen in voor je organisatie. En valt buiten de scope van deze module.
Voordat je als regisseur van een hotspotmonitor aan de slag kunt gaan, zijn de volgende zaken geregeld:
- Je beschikt over een in een selectielijst vastgelegde hotspotmonitor. Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst, met inbegrip van de inrichting van de hotspotmonitor op hoofdlijnen. Decentrale overheden kunnen die vervolgens verder inrichten passend bij de eigen organisatie.
- Het expertpanel is volledig.
- Je hebt inzicht in de inrichting van de informatiehuishouding.
- Je beschikt over een netwerk binnen je organisatie. Hierdoor kun je snel en gericht contact opnemen met proceseigenaren die bij de hotspot betrokken zijn.
Je organisatie heeft in de hotspotmonitor vastgelegd hoe vaak deze uitgevoerd wordt. Houd die minimale frequentie aan en start de hotspotmonitor tijdig op.
Je organisatie heeft zelf in de hotspotmonitor bepaald hoe deze uitgevoerd moet worden. En wie in welke rol betrokken is. Volg dat proces. Het resultaat van dat proces is een hotspotlijst.
Deze praktische tips kunnen hierbij helpen:
- Je haalt als regisseur input op bij de experts, maar je kunt zelf ook andere bronnen raadplegen. Bijvoorbeeld kranten of nieuws- en jaaroverzichten. Ook kun je al gepubliceerde hotspotlijsten van andere overheden bekijken. Let er wel op dat daardoor discussie in het expertpanel niet in de kiem gesmoord wordt. Om dit te voorkomen, kun je het inbrengen als aanvullende informatie, na een eerste brainstorm door de experts.
- Geef als regisseur in het expertpanel de aftrap met een uitleg over het doel van de bijeenkomst. De ervaring leert dat daarna de gesprekken en ideeën snel op gang komen. Treed ook tijdens die brainstorm op als gespreksleider en noteer de genoemde hotspots en de gemaakte afwegingen.
- Ga niet al te ver terug in de tijd. Het uitgangspunt is om hotspots ‘kort achteraf’ te identificeren. Kijk je verder dan enkele jaren terug, dan is de herinnering vermoedelijk al vervaagd. En is vluchtige, digitale informatie misschien al verloren gegaan. Bovendien blijft het mogelijk om ook informatie over markante personen, locaties, precedenten, enz. uit te zonderen van vernietiging.
- Houd tijdens de brainstorm het verschil in de gaten tussen enerzijds hotspots en anderzijds bredere thema’s en trends. Hotspots kunnen op een bredere trend wijzen, maar zijn in principe kortere en in de tijd goed af te bakenen gebeurtenissen. Omgekeerd kan een trend als haakje dienen om hotspots te identificeren.
- Hotspots kunnen ook positieve gebeurtenissen zijn, zoals de viering van een kampioenschap. Heel vaak bestaat de neiging om alleen negatieve gebeurtenissen te vermelden, zoals rampen.
- Het identificeren van hotspots is en blijft een subjectief proces. Een organisatie kan dus ook iets al een hotspot identificeren waar maar een minderheid van het expertpanel zich achter schaart. Zolang je maar met elkaar in gesprek gaat over de waarde van een hotspot. En je de keuze kunt verantwoorden.
- Hotspots kunnen (ook) over personen handelen. Je kunt persoonsnamen vermelden als de naam van de betrokken persoon algemeen bekend is. Bijvoorbeeld in de media. In alle andere gevallen kun je in de gepubliceerde versie van de hotspotlijst de bewuste persoonsgegevens niet vermelden.
Maak eventueel gebruik van de hotspotmonitor om samen met het expertpanel ook de eerder vastgestelde hotspots zonder einddatum te bekijken. En voor elk van deze hotspots te beslissen of de beschrijving verder aangevuld moet worden of dat deze helemaal afgesloten kan worden. Het bijbehorende actuele informatieoverzicht is daarbij een nuttig hulpmiddel.
Een belangrijk aandachtspunt is dat elke hotspot voldoende onderbouwd en van een context is voorzien. Beschrijf duidelijk wat de rol van je organisatie is bij de hotspot. Dan wordt ook voor buitenstaanders duidelijk waarom een gebeurtenis door je organisatie tot hotspot wordt bestempeld.
Daarbij kun je gebruik maken van een model-hotspotlijst, met bijhorende toelichting. De toelichting van de hotspotlijst vul je voor je eigen organisatie aan. Vervolgens vul je voor elke hotspot de volgende velden in:
- Uniek volgnummer;
- Een beknopte omschrijving;
- Een start- en einddatum, als die laatste al bekend is;
- De relevante criteria door deze aan te kruisen;
- Een korte beschrijving van de hotspot die het verband legt met de datering en de criteria;
- De rol van de organisatie bij de hotspot;
- Mogelijk andere betrokken organisaties.
Maak eventueel van de hotspotmonitor gebruik om de beschrijving en onderbouwing van de eerder vastgestelde hotspots aan te vullen met nieuwe informatie of met een einddatum.
Fictief voorbeeld - Hotspots Nederlandse Organisatie voor Fictieve Zaken (NOFZ)
| Uniek nummer | 1 |
|---|---|
| Hotspot | De protestcampagne van D. Quichot |
| Datering | 1 februari 2021 - 2 mei 2021 |
| Criteria | Maatschap. beroering/media-aandacht ☒ Tegenstellingen tussen burgers/emoties ☒ Debat functioneren overheid ☐ Positie bestuur ☐ |
| Nadere omschrijving | De NOFZ voerde vanaf februari 2021 onderzoek naar de denkbeelden van D. Quichot en bestempelde deze op 18 april als fictief. D. Quichot organiseerde daarop via sociale media een protestcampagne tegen de Wet aangaande Fictieve Zaken. Hoogtepunt was de protestactie op 1 mei in de gemeente Windmolens, die ontaardde in hevige rellen tussen voor- en tegenstanders van de Wet aangaande Fictieve Zaken. In reactie op deze rellen zette D. Quichot op 2 mei zijn campagne stop. De gebeurtenissen kregen heel wat weerklank in de nationale en internationale media. |
| Rol organisatie | De NOFZ was verantwoordelijk voor de controle en beoordeling van denkbeelden van D. Quichot als een fictieve zaak, het behandelen van openbaarheidsverzoeken, het behandelen van vragen en klachten van burgers, het beantwoorden van persvragen, het voorzien van extra beveiliging. |
| Andere organisaties | Gemeente Windmolens. |
Je organisatie heeft zelf in de hotspotmonitor bepaald wie de hotspotlijst vaststelt. Doorgaans is dat het Strategisch Informatie Overleg (SIO). En waar diezelfde lijst vervolgens wordt gepubliceerd. Volg deze afspraken.
Dat er een hotspotlijst is, garandeert nog niet dat informatieobjecten over een hotspot blijvend bewaard worden. De gesignaleerde hotspots zijn slechts het startpunt om informatieobjecten uit te zonderen van vernietiging. Je wilt ook niet blindelings alle informatieobjecten uitzonderen van vernietiging. Alleen de relevante.
Bekijk samen met de (andere) informatieadviseur(s) van je organisatie(onderdelen) welke informatieobjecten, binnen welke informatiesystemen, binnen welke werkprocessen en bij welke actoren relevant kunnen zijn. Neem daarbij de nadere omschrijving in de hotspotlijst als uitgangspunt. Gebruik eventueel zoekopdrachten (query’s) om te kijken waar relevante informatieobjecten zich bevinden. Betrek ook de proceseigenaar bij het identificeren van relevante informatie. Door samen de keuze(s) te maken of door eerst zelf de keuzes(s) te maken. En vervolgens de resultaten met de proceseigenaar te bespreken en waar nodig aan te passen en/of aan te vullen.
Gebruik opnieuw de systeemanalyse-bewaarcriteria als leidraad om relevante informatie uit te zonderen van vernietiging. Denk bijvoorbeeld aan besluitvorming op lagere niveaus, die je voor een hotspot wel wilt bewaren. Of registraties die de hotspot goed blijken te documenteren. Ook hier kun je gebruik maken van de blijvende bewaring van een steekproef of van voorbeelddossiers. Daarnaast kun je besluiten om bepaalde informatie niet uit te zonderen van vernietiging en dus niet af te wijken van de selectielijst. Je kunt de hotspot dan wel aangrijpen om de duurzame toegankelijkheid van deze informatie te controleren en actiever te bewaken.
Mogelijk worden beveiliging en privacybescherming aangehaald als argumenten om relevante informatie niet uit te zonderen van vernietiging. Maar de vastgestelde hotspot biedt juist een grondslag om ook vertrouwelijke gegevens en persoonsgegevens (mee) uit te zonderen van vernietiging. En om dat te kunnen verantwoorden.
Voor elke hotspot wil je een overzicht hebben van alle relevante informatieobjecten. Dan is het duidelijk waar deze zich bevinden en waar door uitzonderen van vernietiging wordt afgeweken van de selectielijst. Dit helpt je organisatie ook bij het nemen van bijkomende maatregelen om de duurzame toegankelijkheid te verzekeren.
Verwerk voor elke hotspot alle gegevens en selectiebeslissingen in een informatieoverzicht. Voor grotere organisaties zoals ministeries kan dat in één overzicht per concernonderdeel.
Voor elke actor, elk werkproces en elk informatieobject vul je de onderstaande velden in. Daardoor leg je uiteindelijk het verband met de selectielijst.
Actor
- Naam actor
- Afkorting naam actor
- (Permalink naar) Beschrijving taken actor
- Toelichting
Bij de beschrijving van de taken van de actor is het mogelijk alleen een link naar een bestaande beschrijving te vermelden. Bijvoorbeeld op de website of in het actorenregister. Voorwaarde is wel dat het een permalink is.
Werkproces
- Beschrijving werkproces
- Start- en einddatum werkproces
- Toelichting
Bij de beschrijving van de werkprocessen verduidelijk je voor overlegorganen of de actor voorzitter, secretaris of lid is. Bijvoorbeeld: ‘verzorgen van het secretariaat van het directieoverleg (DO)’.
Informatie
- Informatievormen
- Informatiesystemen
- Locatie
- Beheerder
- Titel selectielijst
- URL selectielijst
- Categorie selectielijst
- Waardering selectielijst
- Afwijking selectielijst
- Indien afwijking selectielijst, de nieuwe selectiebeslissing
- Toelichting
Fictief voorbeeld -
Informatieoverzicht hotspot 1 D. Quichot, Nederlandse Organisatie voor Fictieve Zaken (NOFZ)
Actor
- Naam: Afdeling Communicatie
- Afkorting: Com
- Beschrijving taken: https://hdl.handle.net/10648/d9987c0-b91e-4cd1-9e4e-2d70c
Werkproces
- Beschrijving: Opstellen en verspreiden van persberichten
- Start- en einddatum: 20 april 2021 - 2 mei 2021
Informatie
- Informatievormen: Persberichten, e-mail
- Informatiesysteem: Document Management Systeem
- Locatie: Rubriek E.6.2
- Beheerder: Woordvoerder
- Selectielijst: Selectielijst NOFZ 2020
- Categorie: Geven van publieksvoorlichting
- Waardering: Vernietigen 5 jaar na afsluiten dossier
- Afwijking selectielijst?: Ja
- Nieuwe selectiebeslissing: Bewaren
Mogelijk stel je na verloop van tijd vast dat voor je organisatie vaak dezelfde types hotspots worden vastgesteld. Of dat in het informatieoverzicht regelmatig dezelfde werkprocessen en informatieobjecten opduiken en van vernietiging worden uitgezonderd. Dat wijst er misschien op dat incidentele gebeurtenissen een structureel karakter hebben. Of dat bepaalde categorieën toch aan een bewaarcriterium voldoen. Bijvoorbeeld omdat ze toch een systematische registratie vormen. Neem dat mee wanneer je een selectielijst wilt actualiseren en in dat kader opnieuw gaat waarderen. Mogelijk voordeel is dat je na die bijsturing minder informatieobjecten van vernietiging moet uitzonderen. Omdat ze nu in de selectielijst gewaardeerd worden als blijvend te bewaren.