Alles uitklappen
Duurzaam toegankelijke informatie geeft zekerheid dat digitale informatie daadwerkelijk is opgeslagen op het aangegeven moment, dat die overeenkomt met de werkelijkheid en dat er daarna niets onrechtmatig aan de inhoud is gewijzigd. De informatie die wordt vastgelegd is:
- Juist, actueel en compleet (in de zin van beschikbaarheid).
- Integer, authentiek en herleidbaar (in de zin van de bron).
- Traceerbaar en beheersbaar (inzicht in welke wijzigingen hebben plaatsgevonden en of deze geautoriseerd zijn).
- Feitelijk en plausibel (in de zin van kwaliteit).
Duurzaam toegankelijke informatie heeft de meeste waarde als de betrouwbaarheid, vanaf het ontstaan en voor zo lang als noodzakelijk, blijvend kan worden gegarandeerd.
- Monitor, controleer en valideer de informatie tijdens de gehele levenscyclus. Rapporteer afwijkingen en tref de juiste maatregelen om de betrouwbaarheid te waarborgen.
- Zorg dat de informatie kan worden gevolgd vanaf creatie tot aan het verwerken, opslaan, bewerken en beschikbaar stellen dan wel het vernietigen ervan.
- Maak wijzigingen traceerbaar.
- Vastleggen van herkomst, doorgevoerde aanpassing en/of wijziging zoals bijvoorbeeld het bestandsformaat.
- Audits en rapportages ten aanzien van kwaliteit en compliance.
- Periodieke controles (op juistheid en volledigheid).
- Gebruik maken van authentieke bronnen.
- Een audit trail waarin wijzigingen inzichtelijk worden gemaakt.