Veelgestelde vragen

Wil je concreet met het DUTO-raamwerk aan de slag maar zit je nog met vragen? Vind je het fijn als iemand even met je meedenkt? Voor het toepassen van het DUTO-raamwerk is praktische ondersteuning beschikbaar. 

• Doe mee aan het digitaal inloopspreekuur om op informele wijze te sparren over praktische vragen. Ook als je nog niet precies scherp hebt wat die vragen precies zijn. Het digitaal inloopspreekuur wordt eens in de twee maanden georganiseerd via het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA). Lees verder.
• Woon een workshop of webinar bij om bijgepraat te worden over duurzame toegankelijkheid en het DUTO-raamwerk. Bijvoorbeeld tijdens de KVAN Archiefdag (juni 2024). Het webinar over het DUTO-raamwerk dat in het kader van de Negende week van Grip op Informatie is georganiseerd, kun je nu terugkijken.
• Volg een e-learning om op interactieve wijze meer te leren over duurzame toegankelijkheid (beschikbaar vanaf Q3 2024).
• Kom bij de koplopersgroep – een groep overheidsorganisaties die concreet met het DUTO-raamwerk aan de slag zijn en onderling ervaringen uitwisselen. NB: Dit traject gaat in mei 2024 van start en er is nog beperkt ruimte beschikbaar. Reageer op tijd om koploper te worden.
• Neem contact op het met het Nationaal Archief om advies te krijgen over duurzame toegankelijkheid en het DUTO-raamwerk. Dat advies kan een simpel antwoord per mail zijn, maar ook een uitgebreider gesprek dat leidt tot een adviestraject op het gebied van recordkeeping of preservering. In bepaalde gevallen kan ook een DUTO-scan uitgevoerd worden. Dat is een requirements-analyse waarbij gebruikerswensen voor duurzame toegankelijkheid van informatie worden vertaald in concrete aanbevelingen voor de organisatie.

De modeleisen en randvoorwaarden van het DUTO-raamwerk zijn ook beschikbaar in de vorm van een Excellijst. Dit maakt de lijst met modeleisen filterbaar, sorteerbaar en makkelijker te bewerken. 

• Download alle modeleisen en randvoorwaarden

NB: Dit document wordt aangeboden als hulpmiddel bij het DUTO-raamwerk. We streven er te allen tijde naar om volledig en up-to-date te zijn. Mochten er toch discrepanties optreden, dan gelden altijd de modeleisen en randvoorwaarden zoals die op de website van het Nationaal Archief beschikbaar zijn.

Bedenk daarbij dat deze lijst niet bedoeld is om klakkeloos en in ongewijzigde vorm op te nemen in een programma van eisen. Er is altijd een medewerker met vakkennis nodig om modeleisen af te wegen. 

• Waarom het DUTO-raamwerk geen vinklijstje is 

De architectuurplaten geven onderdelen van het DUTO-ontwerpstelsel schematisch weer. Ze zijn bedoeld om visueel inzichtelijk te maken, hoe de diverse elementen zich tot elkaar verhouden. Deze afbeeldingen maken gebruik van Archimate. Dat is een beeldtaal die ontwikkeld is om IT-architectuur te beschrijven. De onderstaande legenda is een hulpmiddel voor het lezen van de architectuurplaten.

De platen zijn ook in .xml-formaat of als .png te downloaden.

Met een kwaliteitsmanagementsysteem wordt er door de overheidsorganisatie beleid en doelstellingen bepaald voor de kwaliteit van het informatiebeheer en wat je moet doen om te zorgen dat de doelstellingen worden behaald. Het DUTO raamwerk is geen kwaliteitssysteem, maar het is wel mogelijk om aan de hand van het DUTO-raamwerk een kwaliteitssysteem te ontwikkelen dat past bij de organisatie.

De relatie tussen informatie, gegevens en metagegevens en wat we daaronder verstaan, hebben we (visueel) uitgewerkt in het overheidsinformatiemodel. 

• Overheidsinformatiemodel

Met het functiemodel willen wij een volledig overzicht bieden van alle functies die nodig zijn voor het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Het kan echter voorkomen dat je bij het lezen denkt dat er functies ontbreken. Dat kan verschillende redenen hebben. Zo beschrijven wij de functies bijvoorbeeld generiek. Omdat we niet kunnen vooruitlopen op designkeuzes die afhankelijk zijn van het soort organisatie of proces. De functie die gemist wordt zal echter wel vaak onder een andere naam voorkomen. Aan deze functies zijn modeleisen gekoppeld waarmee invulling gegeven kan worden aan het benodigde aspect. 

Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Er is in het DUTO-proces Migreren geen specifieke functie 'migratie'. Activiteiten zoals exporteren die daarmee worden geassocieerd, vallen onder de functie 'uitwisseling'.
• Er is geen specifieke functie ‘selectie’. De daarvoor benodigde activiteiten zijn te vinden onder de functies ‘metagegevensbeheer’, ‘zoeken’ en ‘verantwoording’.
• Er is geen aparte functie 'logging' voor het vastleggen van een audittrail. De activiteiten hiervoor zijn terug te vinden onder functies zoals ‘metagegevensbeheer’, ‘verantwoording’ en ‘validatie’.
• Er is geen aparte functie 'versiebeheer'. Als een nieuwe versie wordt gemaakt van een informatieobject dan valt dit onder de functie ‘creatie’. Deze functie valt binnen het bedrijfsproces en vormt de trigger voor het DUTO-proces ‘registreren’. Het proces registreren bevat voldoende functies om een nieuwe versie van een informatieobject op te nemen en op te slaan. Denk daarbij aan ‘metagegevensbeheer’.

• DUTO-functies

Overheidsinformatie komt niet uit de lucht vallen. Het wordt door overheidsorganisaties ontvangen of aangemaakt. Dat noemen we ‘creatie’. 

Creatie van overheidsinformatie vindt plaats binnen alle bedrijfsprocessen van de overheid. De vorm waarin informatie wordt gecreëerd maakt niet uit: het kan een e-mail zijn, een record in een database of een fysiek stuk. Bijvoorbeeld wanneer er een bezwaarschrift binnenkomt, wanneer een flitspaal een overtreding vastlegt, of wanneer een nieuw beleidsstuk wordt opgesteld. 

Als dit gebeurt, dan is dat een trigger voor DUTO-processen, in de eerste plaats voor het DUTO-proces Registreren. In veel gevallen begint zo’n proces automatisch. Een ingevuld webformulier wordt bijvoorbeeld automatisch geregistreerd: het wordt in beheer genomen, er worden metagegevens aan toegevoegd, en er wordt een vindplaats aan toegekend. 

Maar de creatie van de overheidsinformatie is een afzonderlijke gebeurtenis die buiten de scope van DUTO valt. Het is wél noodzakelijk (je kunt niet iets registreren, dat niet bestaat) maar het is niet hetzelfde als registreren. Creatie vormt dus geen onderdeel van de DUTO-processen (de andere DUTO-functies doen dat wel), het gaat eraan vooraf. Daarom zijn voor creatie ook geen modeleisen opgesteld.

• DUTO-functies

Het DUTO-raamwerk is bestemd voor het Rijk en voor decentrale overheidsorganisaties. Een zeer diverse verzameling aan organisaties: ministeries, gemeenten, ZBO’s, uitvoeringsorganisaties. En onderlinge samenwerkingen tussen deze organisaties. Informatiebeheer binnen deze diversiteit neemt heel veel vormen aan. Om te beschrijven hoe duurzame toegankelijkheid in al die verschillende omstandigheden vormgegeven kan worden, is een generiek kennisproduct nodig. Een meer gedetailleerde uitwerking kan voor de ene organisatie behulpzaam zijn, maar kan er elders toe leiden dat ze zich er niet meer herkennen.

Om dat te vermijden en te zorgen dat het raamwerk breed toepasbaar is, is gekozen voor een generieke aanpak die organisaties naar hun eigen context doorvertalen. Hoe toepassing er concreet uitziet, wisselt van organisatie tot organisatie, en organisaties die met het DUTO-raamwerk aan de slag gaan bepalen voor zichzelf hoe ze dat precies doen. 

Die vertaalslag maakt het ook onmogelijk om het DUTO-raamwerk als een vinklijstje aan te bieden. Dat zou geen recht doen aan de complexe werkelijkheid binnen organisaties. Het zou er toe kunnen leiden dat je zaken over het hoofd ziet, of tegenovergesteld: juist te hoge eisen stelt, die moeilijk te rechtvaardigen zijn. Er zal altijd een medewerker met vakkennis nodig zijn om afwegingen te maken bij de toepassing. Het raamwerk biedt daartoe een methodiek. 

• Ondersteuning bij implementatie DUTO-raamwerk
• Hoe te komen tot passende maatregelen

Het DUTO-raamwerk is een doorontwikkeling en concretisering van de DUTO-eisen uit 2016. De DUTO-eisen zijn herzien omdat bij gebruikers de behoefte bestond aan concretere eisen die makkelijker toepasbaar waren. En aan een meer systematische benadering. Met de publicatie van het DUTO-raamwerk in april 2024 zijn de DUTO-eisen vervallen.

Heb je in het verleden gebruikgemaakt van de DUTO-eisen en ben je benieuwd waar die in het DUTO-raamwerk terugkomen? Om de overstap naar het DUTO-raamwerk te vergemakkelijken, is een mapping beschikbaar.

• De mapping is samengevat in een verwijstabel
• Voor iedere DUTO-eis is de mapping nader toegelicht 
   

Duurzame toegankelijkheid is opgenomen in de Wet open overheid en dadelijk ook in de nieuwe Archiefwet. Daar vervangt het de verplichting uit de huidige Archiefwet om informatie ‘in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren’. Overheidsorganisaties worden dus nu al geacht om duurzame toegankelijkheid binnen hun informatiesystemen in te richten.

Het DUTO-raamwerk is hierbij een praktisch hulpmiddel, maar organisaties mogen ook hun eigen methodiek ontwikkelen als ze dat liever willen. En als ze het DUTO-raamwerk gebruiken, dan is er flexibiliteit om het DUTO-raamwerk voor iedere organisatie toepasbaar te maken. Organisaties die gebruik maken van het DUTO-raamwerk worden namelijk geacht de modeleisen en randvoorwaarden door te vertalen naar hun eigen specifieke context. Voor deze vertaalslag biedt het DUTO-raamwerk wel de handvatten, maar het betreft geen checklist die zonder meer overgenomen kan worden. Er is dus speelruimte ingebouwd om te zorgen dat het DUTO-raamwerk leidt tot maatregelen die passend zijn voor organisaties die er gebruik van maken.

Het DUTO-raamwerk is een norm door de Standaardisatieraad Nationaal Archief in februari 2024 is geaccordeerd. Dat het een norm is, wil zeggen dat het gaat om een gedeelde werkwijze die berust op consensus binnen het werkveld. Daarom is in oktober 2023 een openbaar reviewproces georganiseerd. Aan de openbare review hebben dertig overheidsorganisaties (zowel Rijk als decentraal) deelgenomen en inhoudelijke feedback geleverd op het DUTO-raamwerk (in totaal bijna 900 opmerkingen).

Het toepassen van deze kennisproducten is niet verplicht. De Standaardisatieraad Nationaal Archief heeft namelijk geen bevoegdheid tot verplichtstelling. Andere gremia kunnen dat wel, en de leden van de Standaardisatieraad spelen hierin een rol door geaccordeerde kennisproducten aan te dragen bij de gremia die binnen hun bestuurslaag bevoegd zijn om normen op zichzelf van toepassing te verklaren. Dit kan de opmaat vormen voor verplichtingstelling in de vorm van een standaard met pas-toe-of-leg-uit status. Ook voor het DUTO-raamwerk is de ambitie om toe te werken naar een minder vrijblijvende vorm. 

Het DUTO-raamwerk maakt gebruik van een breed scala aan normen en kaders op het gebied van informatiebeheer. Ook is bij het ontwikkelen van het raamwerk goed gekeken naar relevante wetgeving en internationale afspraken op dit gebied. 

• Overzicht van geraadpleegde bronnen

Voor het opstellen van de modeleisen is gebruik gemaakt van NEN-ISO 16175-1:2020. Dit is een internationale norm die in het DUTO-raamwerk wordt doorvertaald naar de praktijk van de Nederlandse overheid. Concreet houdt die doorvertaling in dat de eisen soms iets ander verwoord worden. Soms knippen wij bijvoorbeeld één eis op in meerdere, omdat dit praktischer is bij een bestek. Een inschrijver kan bij een aanbesteding bijvoorbeeld moeilijk een eenduidig ja/nee antwoord geven op een eis waarin meerdere vragen worden gesteld.  In andere gevallen willen we wat minder sturen op een oplossingsrichting waardoor er ruimte wordt geboden aan innovatie alternatieven vanuit de markt.

Het DUTO-raamwerk maakt gebruik van normen zoals NEN-ISO 16175 op een manier die vergelijkbaar is met hoe de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) zich verhoudt tot de NEN-EN-ISO/IEC 27001:2017 en de NEN-EN-ISO/IEC 27002:2017. Dat wil zeggen: het DUTO-raamwerk bouwt voort op normen door er een nadere invulling aan te geven. Het DUTO-raamwerk sluit dus goed aan op deze andere normen. En in tegenstelling tot deze normen is het kosteloos beschikbaar. 

Daarnaast is het raamwerk breder van opzet.

Het bevat modules die het wat en waarom van duurzame toegankelijkheid uitleggen. Het raamwerk kan dus ook gebruikt worden om binnen een organisatie het gesprek over dit thema aan te gaan en van duurzame toegankelijkheid een prioriteit te maken.

• De waarde van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie
• DUTO-kenmerken

Het raamwerk richt zich niet alleen op het inrichten van duurzame toegankelijkheid binnen applicaties. Het heeft ook oog voor wat er binnen organisaties goed geregeld moet zijn om duurzame toegankelijkheid te borgen. Daarvoor zijn randvoorwaarden opgesteld. 

• Bekijk de randvoorwaarden

Het biedt handvatten om maatregelen te treffen die goed aansluiten bij de concrete behoeften van een organisatie. Iedere toepassing van het DUTO-raamwerk vereist namelijk een vertaalslag naar de bestaande situatie binnen organisaties. Dit deel van het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie wordt in het DUTO-raamwerk expliciet benoemd.

• Lees meer over het bepalen van een niveau van maatregelen
• Lees meer over de implementatiepatronen aan de hand waarvan je een applicatielandschap in kunt richten

Er is praktische ondersteuning beschikbaar bij de toepassing van het DUTO-raamwerk. 

• Hoe kan ik praktisch ondersteund worden?

De functies die we binnen het DUTO-raamwerk gebruiken, zijn ontleend aan de resultaatgebieden die in hoofdstuk 4.1 van de NEN-ISO 16175 worden beschreven. In dit hoofdstuk zijn de resultaatgebieden op thema geordend:

• Archiefstukken opnemen en classificeren;
• Archiefstukken bewaren en verwijderen;
• Integriteit en beheer van archiefstukken;
• Archiefstukken vinden, gebruiken en delen.

Elk van deze resultaatgebieden onderscheidt een aantal te behalen resultaten. Deze resultaten in de NEN-ISO 16175 hebben als uitgangspunt gediend voor de functies in het DUTO-raamwerk. Zo bestaat het resultaatgebied ‘Archiefstukken opnemen en classificeren’ bijvoorbeeld uit de volgende resultaten:

• Aanmaken, opnemen en importeren;
• Metagegevens opnemen;
• Archiefstukken classificeren;
• Classificatieschema’s voor bedrijfsfuncties beheren.

De onderstaande afbeelding laat zien hoe we deze onder het thema 'Vastleggen van informatieobjecten’ hebben vertaald naar functies. Wij maken daarbij soms ook andere keuzes omdat wij een praktische vertaling hebben willen maken. Om een voorbeeld te geven: in de plaat hieronder zie je ‘Classificatieschema’s voor bedrijfsfuncties beheren’ niet terug als functie. Dat wil niet zeggen dat het geen plaats heeft in het DUTO-raamwerk. In het raamwerk hebben we ervoor gekozen om daar een randvoorwaarde van te maken.

• DUTO-functies

De processen in het DUTO raamwerk zijn gebaseerd op de Data Management Lifecycle. De stappen binnen deze lifecycle en ook de DUTO-processen zijn te relateren aan de beheersprocessen die hoofdstuk 9 van NEN-ISO 15489-1:2016 worden benoemd. De relaties zijn ruwweg als volgt:

Wij zijn voor de implementatiepatronen in grote lijnen uitgegaan van hoofdstuk 4.3 van de NEN-ISO 16175. In dit hoofdstuk worden drie configuratieopties genoemd voor het beheren van archiefstukken. Hoewel wij ook de driedeling gebruiken, wijken wij op bepaalde aspecten af van de norm. Ten eerste waar de NEN-ISO 16175 het heeft over archiefstukken, gebruiken wij de term informatie-objecten. Hieronder lichten wij per patroon het verschil toe: