Het Nederlandse buitenklimaat is instabiel, wat zich uit in plotselinge en grote schommelingen in zowel temperatuur (T) als relatieve luchtvochtigheid (RV). Dat is ongewenst voor archiefmateriaal. Het stabiliseren van het binnenklimaat bestaat dan ook zowel uit het vertragen als het inperken van deze schommelingen.
Om invloeden van buitenaf te vertragen wordt gebruik gemaakt van een of meerdere lagen.
In de eerste plaats is er een gebouw dat alles wat zich daarin bevindt beschermt tegen het buitenklimaat. Het klimaat in een gebouw zal altijd al stabieler zijn dan het klimaat daarbuiten, maar de soort bouwschil kan daar nog aan bijdragen. Hoe goed is deze bijvoorbeeld thermisch geïsoleerd? En is deze luchtdicht of juist open? Wordt waterdamp tegengehouden of doorgelaten? Worden temperatuur en vocht gebufferd door de gebouwschil? De eisen aan de gebouwschil worden in het Bouwbesluit 2012 nader toegelicht. Daarnaast stelt de Archiefregeling 2024 [ter informatie: link wordt toegevoegd na publicatie in Staatscourant] nog extra eisen aan de constructie en brandveiligheid.
Vervolgens is binnenin het gebouw een archiefdepot geplaatst. Afhankelijk van de locatie van dit depot kan gebruik gemaakt worden van de dempende werking van nog meer muren. Dat is vooral het geval als het archiefdepot geheel inpandig ligt, met rondom kantoren en/of gangen (een doos-in-doos constructie). Voor nieuw te bouwen gebouwen zijn diverse commerciële simulatietools beschikbaar, waarmee een bouwkundige kan voorspellen wat het beoogde gebouw voor effect heeft op het binnenklimaat en welke installatietechnische ingrepen dan nog nodig zijn. Daarbij moet rekening gehouden worden met het feit dat veel archiefmaterialen, zoals papier en perkament, reageren op het vocht in de omgeving. Het effect daarvan is zo groot, dat dit ook in het model moet worden ingevoerd. Een leeg depot zal zich namelijk totaal anders gedragen.
De verpakking van de archieven, in de vorm van een archiefdoos of een ladekast, draagt ook bij aan bescherming tegen het klimaat door demping en vertraging.
Tenslotte zijn de fysieke documenten zelf dus ook van invloed op het klimaat in het archiefdepot. Veelal gaat het om hygroscopische materialen: materiaal dat vocht opneemt en weer afstaat om in evenwicht te komen met het vocht in de lucht. Dat betekent ook dat papier een goede buffer is tegen plotselinge veranderingen in de RV.
Als een stabiele bewaaromgeving gecreëerd is, is het vervolgens belangrijk om verstoringen daarvan te voorkomen. Binnenin een gebouw kunnen warmtebronnen en vochtbronnen die veroorzaken.
Warmtebronnen zijn bijvoorbeeld servers en bepaalde soorten verlichting. Vermijd de aanwezigheid van warmtebronnen in een archiefdepot.
Vochtbronnen zijn een ander risico. Hemelwater en grondwater kunnen de vochtigheid van een archiefdepot beïnvloeden door lekkages maar ook door dampdoordringing. Denk daarom goed na over mogelijke wegen die het water kan volgen. Watervoerende leidingen, zoals een hemelwaterafvoer, zijn niet toegestaan in een archiefdepot omdat daarop condens kan ontstaan als het water dat er doorheen gaat erg koud is.
Het toelaten van buitenlucht in een archiefdepot (ventileren) zorgt ervoor dat een verbinding wordt gelegd tussen binnen en buiten, dwars door de gebouwschil en eventuele binnenwanden heen. Het openen van deuren kan tot verstoring leiden omdat daarmee lucht binnenkomt die niet, of op een andere T en RV geconditioneerd is. Deuren dichthouden en bezoeken aan het archiefdepot zo kort en efficiënt mogelijk houden(denk hierbij bijvoorbeeld ook aan rondleidingen) helpt om het klimaat stabiel te houden.
Ook mensen produceren warmte en waterdamp, waarmee zij het binnenklimaat beïnvloeden. Naast Arbowetgeving is dit reden waarom een archiefdepot géén werkruimte is.
Wanneer bouwkundige en procedurele maatregelen niet genoeg zijn om aan de gestelde klimaateisen te voldoen, kan met een klimaatinstallatie worden bijgestuurd. Ook daarbij kan gewerkt worden met lagen: de ruimte rondom het archiefdepot, het archiefdepot zelf en de directe ruimte om het archiefstuk heen. Door de gangen of ruimtes rondom het archiefdepot te klimatiseren, hoeft het archiefdepot zelf mogelijk minder geklimatiseerd te worden. Een verpakking zorgt voor een buffer tussen de lucht in het archiefdepot en de fysieke documenten in die verpakking.
Veel archiefdepots hebben een klimaatinstallatie die aangestuurd wordt door een gebouwbeheersysteem. Dit gebouwbeheersysteem omvat hardware en vooral software die op basis van enkele instelwaarden en metingen in de ruimte (en soms in luchtkanalen) bepaalt wat de klimaatinstallatie moet gaan doen. Vaak zijn de instelwaarden eenvoudig, met één enkele vaste waarde voor T en één vaste waarde voor RV. Deze waarden zijn bijvoorbeeld 18 oC en 50 %RV.
Het toepassen van één enkele waarde heeft als nadeel dat vrijwel altijd gecorrigeerd moet worden; bij een afwijking vanaf deze waarde wordt actief teruggestuurd door de betreffende klimaatinstallatie. Waardoor veelvuldig afgewisseld wordt tussen verwarmen en koelen of tussen bevochtigen en ontvochtigen. Dat kost energie en is vaak onnodig voor het behoud van de archieven. Bovendien wordt dan géén gebruik worden gemaakt van de bufferende eigenschappen van gebouw, inrichting, verpakking en/of archiefmaterialen. Maak gebruik van de ruimte binnen de Wettelijke eisen voor binnenklimaat en luchtcondities door de instellingen van het klimaatsysteem beter in te regelen.
Een goed werkende klimaatinstallatie staat of valt bij goed beheer ervan. Vaak gaat de aandacht vooral naar het signaleren van afwijkingen of storingen in het functioneren van (onderdelen van) de klimaatinstallatie, maar niet zozeer naar controle van het klimaat in het archiefdepot zelf. Het niet optimaal functioneren van een klimaatinstallatie kan zich uiten in een minder goed gecontroleerde T en RV, maar ook in een hoger energiegebruik dan noodzakelijk. Het is belangrijk iemand binnen de instelling verantwoordelijk te maken voor de controle van het klimaat.
De technisch of functioneel beheerder kan met diegene meekijken om te zien of alles nog functioneert zoals het bedoeld is.