Monitoring is het planmatig verzamelen van meetgegevens. Metingen over een langere termijn geven een beeld van hoe het binnenklimaat zich op diverse plaatsen gedraagt. Op basis hiervan kunnen verbeteringen worden doorgevoerd om enerzijds het binnenklimaat te stabiliseren en anderzijds om energie te besparen. Het meetplan (zie subpagina Meting van klimaat) bepaalt waarmee en waar de metingen verricht worden.
Voor een betrouwbare monitoring moet minimaal eens per uur gemeten worden, 24 uur per dag en 7 dagen per week. Daarom kan niet met handmeters gewerkt worden.
Twee mogelijkheden zijn:
- Automatisch uitlezen van de gegevens
Een volledig automatisch monitoringssysteem is het meest ideaal. De diverse meetapparaten in zo’n systeem versturen hun laatst gemeten gegevens direct naar een centrale ontvanger of naar een centrale database. De meeste ontvangers en databases ondersteunen slechts een zekere meetperiode, afhankelijk van de hoeveelheid geheugen of de gekochte licentie. Dat betekent dat in sommige gevallen toch regelmatig meetgegevens gedownload en opgeslagen moeten worden om het klimaat over een langere periode te kunnen controleren.
Een klimaatbeheerssysteem biedt vaak monitoringsmogelijkheden en heeft het voordeel dat het een alarm geeft als er een ongewenste verstoring is in de installatie en/of in het gerealiseerde klimaat, waardoor direct ingegrepen kan worden indien nodig. Nadeel is dat de posities van deze sensoren zich meestal niet nabij de collectie bevinden. En dus dat aanvullende monitoring nodig is.
- Handmatig uitlezen van de gegevens
Bij handmatige monitoring worden de individuele meetapparaten stelselmatig aan een computer verbonden en/of via wifi uitgelezen, opnieuw gestart en teruggeplaatst. De verzamelde gegevens worden samengebracht met de eerder verzamelde meetgegevens, zodat een totaal van alle verzamelde waarden ontstaat. Een belangrijk nadeel is dat eventuele verstoringen pas achteraf geconstateerd worden en het dus een langere periode kan duren voordat er ingegrepen wordt.
Om de gemeten gegevens juist te kunnen interpreteren, wordt aangeraden een logboek bij te houden waarin bijzondere gebeurtenissen worden opgenomen, evenals de bijbehorende datum en tijd. Denk hierbij aan een avondopenstelling, een rondleiding, een storing aan de klimaatinstallatie of een grote schoonmaak.
Daarnaast worden alle meetgegevens dagelijks en per meetlocatie, dus per sensor, vastgelegd in tabelvorm met vermelding van minimum, maximum en gemiddelde van temperatuur (T) en relatieve luchtvochtigheid (RV).
Voorbeeldrapportage
Logboek
| Datum | Gebeurtenis | Tijd | Opmerkingen |
|---|---|---|---|
| 22-12-2022 | Rondleidingen (Lichtjesfeest) | 17:00-23:00 | Veel mensen in depot |
| 13-1-2023 | Vervangen stoomketel | 8:00-12:00 | |
| 2-3-2023 | Gesprongen leiding | 6:42-8:15 | Om 8:00 uur ontdekt, hoofdkraan dichtgedraaid |
Klimaatgegevens
| Datum | Minimum T | Gemiddelde T | Maximum T | Minimum RV | Gemiddelde RV | Maximum RV |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 23-08-2022 | ||||||
| 24-08-2022 | ||||||
Zorg dat deze rapportages duurzaam toegankelijk zijn. Denk onder meer aan het gebruik van een voorkeursformaat en aan het vastleggen van hun bewaartermijn in een selectielijst. Voor het kunnen volgen van het verloop van het klimaat moet deze informatie langdurig bewaard worden. De selectielijst van het Nationaal Archief voorziet voor de rapportages bijvoorbeeld een bewaartermijn van 40 jaar.
Het kan voorkomen dat op een tijdstip geen meetwaarde geregistreerd wordt, terwijl dat wel de verwachting was. Het is belangrijk dat deze ontbrekende waarde in de meetgegevens niet als een 0 (nul) wordt opgeslagen (dat heeft een effect op het gemiddelde), maar dat deze waarde als zogenaamde NULL-waarde (lege waarde) wordt geregistreerd.
Per meetlocatie mag niet meer dan 10% van de meetwaarden ontbreken voor een betrouwbare analyse.
Het binnenklimaat wordt zowel dagelijks, maandelijks als jaarlijks en per meetlocatie, dus per sensor, bekeken en beoordeeld op:
- Of T en RV niet boven de maximale waarden komen;
- Of T en RV niet onder de minimale waarden komen;
- Of de jaargemiddelde waarde op of onder 18 °C en 50 %RV liggen;
- Of een eventuele seizoensaanpassing langzamer is geweest dan 5 °C / 5 %RV per maand, en
- Of de fluctuaties binnen de bandbreedte van 3 °C / 5 % RV blijven.
Zie voor een toelichting op deze situaties de Wettelijke eisen voor temperatuur en relatieve luchtvochtigheid.
#Voorbeeld van een evaluatieprotocol
De onderstaande tabel is een vereenvoudigde weergave, met alleen de maandgegevens. De grafieken zijn gebaseerd op de dagelijkse gegevens. Onderaan in de tabel is ook de jaargemiddelde waarde aangegeven.
De twee grafieken tonen voorbeelddata van gemeten temperatuur en relatieve luchtvochtigheid over een periode van een heel jaar van één meetlocatie (zwarte lijnen). De uiterste grenzen zijn aangegeven met de rode lijnen (13 en 22 °C en 35 en 60 %RV). Per maand is het gemiddelde berekend (het maandgemiddelde, zie tabel) met daar omheen de toegestane korte fluctuaties zoals weergegeven in de grafieken middels de groene bandbreedtes. Het vetgedrukt cijfer in de tabel illustreert een waarde die buiten de eisen valt.
Tabel voor archiefruimte X, meetlocatie Y
| 2022 | T - minimum | T - gemiddeld | T - maximum | RV - minimum | RV - gemiddeld | RV - maximum |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Januari | 16,1 | 16,7 | 17,9 | 38,0 | 42,5 | 48,0 |
| Februari | 16,1 | 16,8 | 18,2 | 38,0 | 40,7 | 44,0 |
| Maart | 16,2 | 17 | 18,9 | 32,0 | 40,6 | 49,0 |
| April | 16,1 | 17,2 | 18,5 | 36,0 | 40,7 | 43,0 |
| Mei | 16,9 | 18,0 | 19,0 | 39,0 | 42,6 | 52,0 |
| Juni | 17,3 | 18,6 | 19,2 | 40,0 | 46,6 | 54,0 |
| Juli | 17,1 | 18,5 | 19,1 | 42,0 | 48,0 | 54,0 |
| Augustus | 17,1 | 18,4 | 19,0 | 44,0 | 51,1 | 56,0 |
| September | 17,0 | 18,1 | 19,0 | 43,0 | 48,8 | 58,0 |
| Oktober | 16,5 | 18,2 | 20,1 | 38,0 | 47,2 | 55,0 |
| November | 16,3 | 17,7 | 19,0 | 39,0 | 42,6 | 51,0 |
| December | 16,1 | 17,0 | 18,4 | 36,0 | 40,9 | 48,0 |
| GEHEEL JAAR | 16,1 | 17,7 | 20,1 | 32,0 | 44,5 | 58,0 |
Grafieken voor archiefruimte X, meetlocatie Y
Als afwijkingen geconstateerd worden ten opzichte van de in de Archiefregeling geëiste waarden, dan kunnen op verschillende niveaus maatregelen getroffen worden. Een logische aanpak is om de verschillende factoren in deze volgorde te controleren.
Eventueel aanwezige klimaatinstallatie
- Controleren of alle onderdelen naar behoren functioneren en daar eventueel maatregelen op treffen
Monitoring
- Controleren / kalibreren van een meetapparaat
- De instellingen van het klimaatsysteem voor deze ruimte aanpassen
Gebruik en inrichting archiefdepot
- Verstorende invloeden minimaliseren door bijvoorbeeld deuren automatisch dicht te laten gaan, de aanwezigheid van mensen te minimaliseren en verlichting alleen aan te laten gaan als er daadwerkelijk iemand in het depot is
- Verplaatsen van een stelling, bijvoorbeeld verder van een buitenwand af
Collectie
- Verpakken van de collectie om een extra buffering te realiseren voor veranderingen in het klimaat
- De gevoeligste documenten in de meest stabiele ruimte plaatsen
Gebouw
- Onderzoeken of op gebouwniveau maatregelen te nemen zijn ter verbetering, zoals toename van capaciteit in de installaties, aanbrengen van zonwering, etc.
Wanneer maatregelen genomen worden, of gepland worden om te gaan nemen, dan moeten de overwegingen en uitvoering daarvan meegenomen worden in de rapportage. Bij de volgende rapportage kan hiernaar verwezen worden en kan worden beoordeeld of de resultaten verbeterd zijn.