Vanuit de governance van een organisatie kunnen de randvoorwaarden worden gecreëerd om archiveren by design toe te passen. Hierbij kun je denken aan een aantal onderwerpen:
In de governance worden zaken als eigenaarschap en verantwoordelijkheid geregeld. Hierdoor is bijvoorbeeld duidelijk wie proceseigenaar is, wie applicatie-eigenaar is en wie als bronhouder verantwoordelijk is voor de kwaliteit van informatie die binnen een proces wordt gecreëerd. Deze verantwoordelijken hebben een doorslaggevende stem bij het al dan niet doorvoeren van maatregelen voor duurzame toegankelijkheid. Daarom is het belangrijk dat verantwoordelijkheden belegd en bekend zijn.
Een belangrijk onderdeel van archiveren by design is de samenwerking tussen verschillende rollen en functies. De organisatiestructuur heeft invloed op de manier waarop mensen met elkaar samenwerken. Wanneer expertises dichtbij elkaar zitten, bijvoorbeeld doordat ze op één afdeling werken, verlaagt dat de drempel om elkaar op te zoeken.
In een kleine organisatie is het wellicht eenvoudiger om verschillende rollen in één team of afdeling te verenigen dan bij een grote organisatie. Een alternatief is de samenwerking over afdelingen heen te organiseren in tijdelijke teams, zoals project- en programmateams. Of meer structurele samenwerkingsvormen zoals een scrumteam of accountteam (zie: praktijkvoorbeeld gemeente Amsterdam).
Hoe de organisatie ook wordt ingericht, in alle gevallen is het van belang dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om uitvoering te geven aan archiveren by design, zoals capaciteit, kennis en kunde.
Sturen vanuit een top-downaanpak kan archiveren by design een impuls geven. Hiermee wordt een impuls gegeven aan de aandacht die het onderwerp duurzame toegankelijkheid op de werkvloer krijgt. En komen specialisten op dit gebied als vanzelfsprekend in positie om hun expertise effectief in te zetten voor de organisatie.
Het management kan op meerdere manieren sturen op het toepassen van archiveren by design. Door sturing op proces (zien we dat de juiste specialisten op het juiste moment worden geraadpleegd?). En door sturing op inhoud (zien we bijvoorbeeld dat kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) of doelen worden behaald?). Het monitoren en vastleggen van de bevindingen, door middel van sturingsinformatie en rapportagelijnen, stelt de top in staat om te sturen op de uitvoering. Immers, als iemand aan het (hoger) management moet rapporteren (bijvoorbeeld over de voortgang van een project) aan de hand van een sjabloon of formulier waarin vragen over duurzame toegankelijkheid moeten worden ingevuld, dan zal diegene zich daarin moeten verdiepen.
De beleidsmaker kan richting geven aan het uitvoeren van archiveren by design. Enerzijds kan dat op procesniveau: integraal beleid maakt het eenvoudiger om op de werkvloer uitvoering aan ontwerpvraagstukken te geven. Anderzijds kan beleid invloed hebben op de inhoud: heldere uitgangspunten helpen bij het maken van ontwerpkeuzes. Dit leidt weer tot passende maatregelen.
Wanneer de beleid niet integraal wordt opgesteld, maar er apart beleid is over verschillende onderwerpen, bestaat het risico dat er tegenstrijdigheden optreden. Zo had een overheidsorganisatie in het informatiebeheerbeleid vastgelegd dat informatie ‘open was, tenzij…’ Tegelijkertijd bepaalde het informatiebeveiligingsbeleid van diezelfde organisatie dat de toegang tot informatie werd ingericht op basis van het ‘need to know principe.’ Het effect op de werkvloer was dat men zocht naar passende maatregelen die recht deden aan tegenstrijdige doelstellingen. Hierdoor ontstond het risico dat vakspecialisten met elkaar concurreren in plaats van samenwerken. Dit voorbeeld laat zien hoe integraal beleid een succesfactor is voor archiveren by design.
De ‘spelregels’ voor het ontwerpen en inrichten van de informatiehuishouding leggen organisaties vast in architectuur en beleid. Ook dit valt onder archiveren by design. Door in architectuur en beleid bepaalde zaken vast te leggen, is voor de hele organisatie duidelijk waar, naast wetgeving, zoal rekening mee moet worden gehouden. Dit verstevigt enerzijds de positie van de informatieprofessional en zorgt er anderzijds voor dat ook architecten duurzame toegankelijkheid onder de aandacht hebben.
De informatievoorziening binnen een overheidsorganisatie staat meestal niet op zichzelf. Een overheidsorganisatie werkt vaak in ketens samen met andere instanties. Voor sommige taakgebieden bestaan samenwerkingsverbanden met een eigen bestuur en mandaat. Leg bij het aangaan van zulke samenwerkingsverbanden de afspraken over de toepassing van archiveren by design vast. Dit maakt duidelijk waar de verantwoordelijkheden zijn belegd en welke partij de uitvoering op zich neemt.