Rollen

Een toezichthouder heeft een signalerende en adviserende functie. De toezichthouder kan de organisatie er op wijzen dat bepaalde kaders onvoldoende geïmplementeerd worden of dat bepaalde randvoorwaarden voor duurzame toegankelijkheid ontbreken. Vanuit diens rol kan een Ook kan een toezichthouder aanbevelingen doen die archiveren by design stimuleren. Er zijn verschillende toezichthoudende rollen die belang hebben bij duurzame toegankelijkheid. We behandelen de voornaamste.

• Archivaris/archiefinspecteur: deze rol houdt toezicht op het naleven van de Archiefwet.
• Functionaris gegevensbescherming (FG): deze rol vertegenwoordigt het belang van privacybescherming en houdt toezicht op het naleven van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De relatie met archiveren by design is de implementatie van bewaartermijnen in systemen en procedures, waarmee tijdige vernietiging van persoonsgegevens wordt geregeld. Deze implementatie is een verplichting uit de AVG.
• Chief information security officer (CISO): de CISO vertegenwoordigt het belang van informatiebeveiliging en houdt toezicht op naleving van de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO). De relatie met archiveren by design is het nemen van maatregelen voor de integriteit en betrouwbaarheid van informatie.
• Informatiecommissaris: deze rol vertegenwoordigt het belang van openbaarheid en houdt toezicht op naleving van de Wet openbaarheid van bestuur/Wet open overheid (Wob/Woo). De relatie met archiveren by design is het nemen van maatregelen om informatie eenvoudig openbaar te maken.

De beleidsverantwoordelijke voor het informatiebeheer zorgt voor inbedding in de organisatie. Een voorbeeld van deze rol is de Chief Information Officer (CIO). Een beleidsmaker wil weten wat de impact is van het beleid op de organisatie. Wat zijn de voordelen, de nadelen en hoe draagt het bij aan de doelstellingen van de organisatie? Een voorbeeld van zo’n uitgangspunt is vaststellen dat een organisatie ‘by design’ een aantal zaken toepast, zoals duurzame toegankelijkheid. Beleidsmakers kunnen de effectiviteit van hun beleid vergroten door in te zetten op een designaanpak.

Een specifieke kaderstellende rol, is die van de enterprise-architect. Deze stelt organisatiebrede principes op voor het inrichten van het informatielandschap. Voor een enterprise-architect is het belangrijk dat architectuur leidt tot een goede informatiehuishouding waarin informatie duurzaam toegankelijk is en blijft. Bij de enterprise architectuur horen daarom ook richtinggevende principes op het gebied van duurzame toegankelijkheid. Deze principes helpen bij het bepalen van passende maatregelen.

De controller heeft inzicht in risico’s, bijvoorbeeld financiële risico’s of businessrisico’s. De informatieprofessional ziet vanuit eigen perspectief ook risico’s. Daar kun je het gesprek over voeren: waar zie je gezamenlijk grote risico’s voor de organisatie en hoe kan de informatieprofessional helpen die tegen te gaan. De controller kan ook een risicoafweging maken en zo helpen met prioritering. Dit speelt in de beginfase van een project of programma, als het project- of programmaplan en/of de businesscase worden opgesteld.

Soms beheren organisaties nog oude applicaties met inkijkfunctie. Dat brengt beheerlast met zich mee. Met archiveren by design kun je regelen dat informatie makkelijker uit een systeem gehaald kan worden, waardoor dat na einde lifecycle makkelijker uitgefaseerd kan worden. Daarmee verminderen de kosten van datamigratie bij overgang van het ene naar het andere systeem. Ook vermindert de beheerlast doordat applicaties worden uitgezet en daardoor niet meer beheerd hoeven te worden. Om die reden is een medestander te vinden in degene die verantwoordelijk is voor het beheer van applicaties.

De archivaris is toekomstig beheerder van te bewaren informatie. In die rol heeft de archivaris er belang bij dat een systeem zo wordt ingericht dat informatie uiteindelijk eenvoudig door hem of haar in beheer kan worden genomen. Dit kan bijvoorbeeld door een exportfunctie en het op elkaar aansluiten van metadataschema’s. En/of het inrichten van preserveringsfunctionaliteit bij de bron.

De information security officer heeft er belang bij dat informatie wordt beveiligd tegen ongeautoriseerde wijzigingen en dat vertrouwelijke informatie goed wordt afgeschermd.

De verantwoordelijke voor inkoopvoorwaarden wil dat de voorwaarden kwalitatief goed en compleet zijn. Dit voorkomt extra kosten voor aanvullende eisen die pas na ondertekenen van het contract in beeld zijn gekomen. De informatieprofessional heeft er belang bij dat duurzame toegankelijkheid is opgenomen in die inkoopvoorwaarden.

Deze rollen hebben (voor behandelen bezwaar/beroep of Wob/Woo-verzoek) belang bij vindbare en betrouwbare informatie uit het primaire proces. Deze informatie is niet altijd goed toegankelijk. Archiveren by design helpt om die toegankelijkheid te verbeteren. Dit is in het belang van deze rollen. Zij kunnen helpen hier bewustwording over te creëren.

De Wob/Woo-functionaris heeft daarnaast belang bij tijdige vernietiging. Als er niet tijdig vernietigd wordt, betekent dat meer werk voor het doorzoeken en anonimiseren van gevraagde informatie.

De communicatie-expert wil dat informatie die gepubliceerd wordt toegankelijk is en bijvoorbeeld voldoet aan WCAG (Web Content Accessibility Guidelines). Dergelijke kwaliteitseisen aan de voorkant inbedden kan door middel van archiveren by design. Dus de communicatiedeskundige kan via interne communicatie bewustwording in eigen organisatie vergroten.

De proceseigenaar wil dat medewerkers hun werk eenvoudig kunnen uitvoeren. En dat de inrichting van systemen zorgt dat de informatie die ze daarvoor nodig hebben goed beschikbaar is. De proceseigenaar heeft er ook belang bij dat informatie uit een applicatie die vervangen wordt beschikbaar blijft en wil bovendien dat archivering zoveel mogelijk geautomatiseerd gebeurt, zodat medewerkers er geen extra taken bij krijgen.

#De informatiebeveiliger gaat over de toegang tot en integriteit van informatie. Het is in het belang van de informatiebeveiliger dat informatiebeheer wordt ingericht volgens de geldende kaders en normen. Hieronder vallen integriteit, betrouwbaarheid, tijdige vernietiging en gecontroleerde, geauthentificeerde toegang. Alleen geautoriseerde gebruikers kunnen toegang krijgen tot informatie.

#Persoonsgegevens mogen op grond van de AVG niet langer verwerkt worden dan noodzakelijk. De informatieprofessional met kennis van duurzame toegankelijkheid, weet hoe tijdige vernietiging en gecontroleerde toegang te implementeren. Daar heeft de functionaris die verantwoordelijk is voor privacybescherming direct belang bij.

#De architect op projectniveau heeft er belang bij dat de organisatiebrede kaders en principes worden toegepast op projectniveau. Daar horen ook principes bij op het gebied van duurzame toegankelijkheid.

De product owner wil dat het product waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, voldoet aan gebruikerswensen en de kwaliteitseisen die de organisatie stelt. Bovendien bepaalt de product owner de prioriteiten op de backlog. In een agile-omgeving is de product owner bij uitstek een rol om mee in gesprek te gaan, om te zorgen dat onderwerpen over duurzame toegankelijkheid in de backlog zijn opgenomen.

Een ontwikkelaar ontwikkelt niet uit zichzelf een systeem, maar laat zich altijd voeden door de (beoogde) gebruikers van het systeem. Dat betekent dat eisen voor duurzame toegankelijkheid zo worden geformuleerd dat een ontwikkelaar daarmee uit de voeten kan.

Een projectleider wil liever niet gaandeweg het project geconfronteerd worden met onverwachte gebeurtenissen die impact hebben op planning, budget en kwaliteit. Een gesprek met de projectleider aan de start van het project is waardevol om wederzijdse verwachtingen uit te spreken. Vervolgens kunnen afspraken worden gemaakt over de projectuitvoering en welke ondersteuning de informatieprofessional daarbij kan bieden.

Bij het hergebruik van gegevens bestaan vaak grote verschillen tussen datamodellen. Het kost gegevensbeheerders tijd en moeite om gegevenssets te normaliseren en samen te voegen. Archiveren by design kan helpen om aan de voorkant gegevensmodellen meer te standaardiseren. Dit vergroot de duurzame toegankelijkheid van gegevenssets.

De communicatie-expert wil dat informatie die gepubliceerd wordt toegankelijk is, bijvoorbeeld voldoet aan de webrichtlijnen (WCAG) en de AVG. Het aan de voorkant inbedden van zulke kwaliteitseisen die bijdragen aan duurzame toegankelijkheid, kan door middel van archiveren by design.

De functioneel beheerder heeft als belang dat de gevraagde functies voor duurzame toegankelijkheid (zoals vernietiging of het beheer van metadataschema’s) gemakkelijk te beheren en in te richten zijn.

De proceseigenaar is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatie in zijn of haar proces en geeft verantwoording over zijn of haar proces. Archiveren by design is een middel om daar invulling aan te geven.