Er is een (schijnbare) spraakverwarring ontstaan over wat verstaan wordt onder gegevens en informatie. Dit kan gevolgen hebben voor het beheer en de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Het overheidsinformatiemodel beschrijft wat overheidsinformatie is en wat de verhouding is tussen gegevens en informatie. Het Overheidsinformatiemodel brengt de werelden van archiveren en gegevensmanagement samen. Dit helpt de samenwerking tussen informatie- en dataprofessionals om elkaar te begrijpen en de gegevens en informatie duurzaam toegankelijk te maken en behouden.
Het model is bedoeld voor data- en informatieprofessionals bij de gehele overheid die zich bezighoudt met duurzame toegankelijkheid van gegevens. Dit gaat om rollen die gaan over gegevens én informatie op verschillende plekken en niveaus binnen de organisatie. Denk aan gegevens- en informatiebeheerders, data- en informatiearchitecten, Chief Data Officers (CDO’s) en Chief Information Officers (CIO’s) en hun adviseurs.
Het model is een gespreksstuk. Het heeft niet de pretentie een precieze invulling te geven aan overheidsinformatie. Het geeft een conceptuele en algemene weergave van overheidsinformatie. Het is de bedoeling dat organisaties zich geprikkeld voelen een gesprek te voeren over hoe ze het model naar eigen context kunnen verfijnen.
Gegevens, in welke vorm dan ook, zijn overheidsinformatie. En dus zijn de vereisten van duurzame toegankelijkheid van toepassing. Bepalend is het feit dat ze zijn gecreëerd of ontvangen als onderdeel van de taakuitoefening van een overheidsorgaan. Dit is wettelijk verankerd in de Archiefwet. De vraag of het om informatie of gegevens gaat, is in het kader van duurzame toegankelijkheid en de Archiefwet eigenlijk niet relevant. Gegevens verschijnen namelijk niet zomaar. Ze worden verzameld of gecreëerd voor de uitvoering van een wettelijke taak van een overheidsorgaan. En als je wel gegevens hebt die vallen buiten de wettelijke taak, waarom heb je die gegevens dan als overheid?
Het model is een gemeenschappelijk vertrekpunt voor informatie- en dataprofessionals. Dat ze elkaar begrijpen en één gemeenschappelijke taal kunnen spreken. De volgende objecten en hun onderlinge relaties worden in het overheidsinformatiemodel beschreven: