Het boekjaar loopt van 1864 tot 1945 van april tot maart, later van januari tot december. Vanaf 1864 tot en met maart 1914 verschijnen er alleen jaarverslagen. Vanaf april 1915 tot en met 1987 verschijnen er kwartaalverslagen, waarbij het vierde kwartaal is meegenoemen in het jaarverslag. In de periode 1 april 1944 tot en met 31 december 1945 hoeft er geen jaarverslag te worden uitgebracht in verband met de oorlogssituatie.
Deze bestaan soms wel, soms niet. Vanaf 1960 verschijnen de kwartaalverslagen nog wel, maar de jaarverslagen niet meer regelmatig, en beide in uiteenlopende vorm en omvang.
Correspondentschappen rapporteerden aan het Agentschap waaronder zij ressorteerden, en deze gegevens zijn in de verslaglegging van Bijbank en Agentschappen verwerkt.
De verslagen tot en met 1987 bestaan globaal uit een drietal onderdelen: 1.
cijfermateriaal met betrekking tot het bedrijf van het kantoor (vervalt vanaf 1969), 2. personalia, gebouwen enz., 3. een beknopte beschouwing van de economische situatie in het ressort.
Met ingang van het jaar 1988 verandert de verslaglegging in een halfjaarlijks op te stellen verslag waarin een tweetal thema's worden uitgewerkt, die door de agent zelf worden gekozen.
Van 15 mei 1889 tot 1 april 1897 was het kantoor te Leiden een Subagentschap, tot 1 juli 1955 agentschap
Opvolger is correspondentschap in eigen beheer Leiden
Van 1889 tot 1895 was het kantoor te Nijmegen een subagentschap, daarna een agentschap
Het kwartaalverslag over oktober-december 1945 is niet uitgebracht
De verslaglegging over 1984 tot aan de opheffing per 01-05-1984 ontbreekt
Van mei 1889 tot maart 1892 was het kantoor te Tilburg een subagentschap onder agentschap 's-Hertogenbosch
Het kwartaalverslag over oktober-december 1944 is niet uitgebracht. Omslag bevat ook een totaalverslag over de periode april 1939 tot en met mei 1945
Van 1889 tot december 1915 was het kantoor te Enschede een subagentschap, daarna agentschap
Opvolger is agentschap Almelo
Het verslag over 1949 is een gecombineerd jaarverslag van de agentschappen Almelo en Enschede. Eind 1949 volgt het agentschap Enschede het agentschap Almelo op
Voorganger is agentschap 's-Hertogenbosch
Voorganger is agentschap Maastricht
Kwartaalverslag over october-december ontbreekt
voorganger is agentschap Tilburg
Kwartaalverslagen over april-juni en juli-september 1987 ontbreken
Voorganger is agentschap Meppel
Het verslag van de Directie aan Commissarissen met bijlagen is de belangrijkste bron van gegevens over de Bank. Vanaf de tweede helft van de 19e eeuw wordt het geheel steeds omvangrijker en bevat een enorme hoeveelheid samengestelde gegevens, waarvan een groot gedeelte niet in het verslag aan de aandeelhouders is opgenomen.
De door de President en Commissarissen getekende balansen over 1814 –
1864 zijn in de bijlagen opgenomen. Na 1865 is een ongetekend exemplaar opgenomen.
Jaarverslag tot en met 1914
Het Verslag van de Directie aan Commissarissen met bijlagen betreft organisatie en taken van de Bank. De hoofdstukken in het jaarlijkse Verslag van de Directie aan de Commissarissen zijn min of meer taaksgewijs opgezet. De structuur van het Jaarverslag en de Bijlagen wordt (tot 1933) niet
opgelegd in de Bankwet of een intern reglement.
De wettelijk vastgestelde Banktaken tot 1914 zijn in grote lijnen:
Het disconteren van wisselbrieven (vanaf 1814) en ander handelspapier (vanaf 1838);
Belenen van effecten en goederen (vanaf 1814) en van munten en muntmateriaal (vanaf 1864);
Handel in goud en ander muntmateriaal en in munten, en het doen vermunten van het materiaal (vanaf 1814);
Ontvangen van gelden in Rekening Courant van publieke instellingen (vanaf 1814) en van particuliere instellingen en personen (vanaf 1864);
Uitgifte van assignatiën op de Bank (vanaf 1814);
Bewaarneming (vanaf 1864);
Uitgeven van bankbiljetten (1814);
Handel in waardepapieren (vanaf 1888)
Bij wijze van voorbeeld de Inhoudsopgave van het verslag van 1886-1887 (Inv.nr. 1131): Directie en
Commissarissen;
Personeel; Gebouwen/meubelen; Aandelen; Bankbiljetten; Discontering; Belening; Operend Kapitaal; Bewaarneming; Verliezen op Discontering; Rentestand; Kapitaalbelegging en Reservefonds; Interestrekening; Provisie; Onkosten; Muntmateriaal; Specie; Bankassignatiën; Rekening Courant; Operatiekracht; Operatiën van de Bijbank; Agentschappen en Correspondentschappen 1e en 2e Klasse; Balans Winst en
Verliesrekening; Dividend.
Bijlagen tot en met 1914
De Bijlagen bij de jaarverslagen beginnen in 1814, net als het Jaarverslag zelf. De Bijlagen worden min of meer gestructureerd naar de posten op de Balans: als de balans wijzigingen ondergaat zie je dat terug in de bijlagen.
In 1815 begint het Jaarverslag met de Bijlagen van één blad: “Balans der rekeningen van het Grootboek”, en de Staat van Repartitie
van het batig saldo, samen met de ondertekening van het examineren van de Balans.
In 1821 (nr. 1008) is de Repartitie (omslag van de kosten) er niet meer.
Vanaf1822 zijn er statistische overzichten. Deze zijn afzonderlijk geborgen.
In 1847 (nr. 1034) zijn er naast de Balans losbladige overzichten met Overgenomen effecten, Speciën en Bankbiljetten, Winst en Verlies, Disconto, Mouvementen.
In 1855 (nr. 1041)
worden de Balansgetallen in een extra bijlage gespecificeerd per maand.
In 1861 komen daar de Bijlagen met overzichten van Muntmateriaal en Onbetaald gebleven wissels bij.
Na 1864 worden de Bijlagen veel omvangrijker en meer gedetailleerd.
Er komt een Bijlage Rentestand Disconto gespecificeerd per maand en per Land. Toegevoegd zijn ook de Bijlage Algemene Verificatie van de Bankbiljetten en Kas door de
President, Directeur en Secretaris. En de Bijlage “Bijbank en Agentschappen” met overzichten per maand en per Agentschap van Bankbiljetten, Specie et cetera. Ook een aparte Bijlage met Beleningen van Effecten en van goederen bij Agentschappen; en Bijlage Gebouwen en Meubelen Onkosten (later ook personeel).
De Bijlagen worden in 1864 ook uitgebreid met de bijlagen Niet Overlegd aan Commissarissen en Niet Overlegd aan
Directie. Deze Bijlagen worden A en B genoemd.
Een voorbeeld uit 1897 (Inv.nr. 1093): De Bijlage A “Niet Overlegd aan Commissarissen” bevat Staten van onkosten (Tractementen aan bestuur en beambten, toelagen aan Agenten, toelagen en emolumenten aan beambten bij Agentschappen), Onafgehaalde Dividenten, Buitenlandse portefeuille, Rekening Courant, Goudmutatiën, Goudmakelaars (betaalde provisie), Goud en Zilver van en
naar Buitenland, Verwisseling bij de Hoofdbank, Saldo Disconto Hoofdbank en Agentschappen. Kopie Verslag Commissarissen. Bij latere Bijlagen A ook: Provisierekeningen, Staat van Metalen, Muntmateriaal, van Hoofdbank, Staat der Saldi van Crediteuren, Staat van Reservefonds, Staat van betaalde Provisie, Uitstaande Kapitalen, Overzichten van effecten, Correspondentschappen, Agentschappen en Bijbank.
De Bijlage B “Niet Overlegd
aan Directie” (1897) bevat: Aandelen, Middelcijfers, Gemiddeld opererend Kapitaal, Beleningen – Rekening Courant, Disconteringen, Bankbiljetten in circulatie, Aangekondigde wekelijkse balansen – Overzicht, Korte beleningen bij de Bijbank, Verwisseling Bankbiljetten-Specie. Andere Staten: Staten van Kasmutaties van de Hoofdbank, Geprolongeerde specie, Geprolongeerde effecten en Goederen, Gesloten en afgeboekte Beleningen, Opererend
Kapitaal van Agentschappen, Staat van gecreëerde bankbiljetten.
Vanaf 1871 (Inventaris nr. 1057) beginnen de Bijlagen met een Inhoudsopgave. Daarin worden de Bijlagen opgesomd en genummerd van 1 t/m 14. De twee Bijlagen “Niet Overlegd” worden niet genummerd en zitten op de plaats van nummer 15 en 16.
Vanaf de tijd dat er een Inhoudsopgave is, is ook te zien dat de Bijlagen 1en 2 (Statistiek Boeken) en 3 (Boek der
Disconteringen) niet bij de Bijlagen van het verslag zitten.
In 1892 is één structuur van de (handgeschreven) Inhoudsopgave van de Bijlagen gangbaar tot 1900. In 1900 wordt dezelfde Hoofdstukindeling gedrukt en wordt alleen het jaartal handgeschreven ingevoegd.
In 1893 verschijnt de extra Bijlage nr. 15, Reservefonds, Kapitaalsbelegging (twee Staten Reservefonds en pensioenfonds).
In 1896 begint de Bijlage nr. 16,
Bewaarneming. Deze twee nummers blijven gehandhaafd.
In 1900 verschijnt een ongenummerde Bijlage Staat van Goudmateriaal op de Hoofdbank en een ongenummerde Bijlage Gedisconteerde Schatkist promessen.
Bij wijze van voorbeeld de inhoudsopgave van een van de Bijlagen halverwege de eerste helft van de 20e eeuw:
1. De Statistiek Boeken (met een Balans van iedere werkdag en middencijfers van
iedere maand)
2. Het Boek der Disconteringen
3. Rentestand (ook internationaal) en Opererend Kapitaal (van ieder Bankkantoor)
4. Verliezen op Disconteringen, dat wil zeggen onbetaald gebleven Wisselbrieven
5. Beleningen, betreft zowel effecten, goederen als specie
6. Bankbiljetten (het aantal op 31 maart in omloop en in het depot zijnde bankbiljetten) en Bankassignatiën
7. Verwisseling, van
bankbiljetten tegen specie (munten) en bankbiljetten, en specie tegen bankbiljetten (voor alle Bankkantoren)
8. Muntmateriaal (inventaris van de voorraad per maand)
9. Procesverbaal der Kasverificatie (op 31 maart)
10. Bijbank en Agentschappen (Overzichten van Operatiën en Staten)
11. Correspondentschappen 1e klasse
12. Correspondentschappen 2e klasse
13. Onkostenvergoeding aan Rijks
Schatkist / Gebouwen en Meubelen (Specificatie van de onkosten van Hoofdbank, Bijbank, Agentschappen en Correspondentschappen. Vergoeding aan ´s Rijks-Schatkist)
.