Functies beheren, toekennen en uitvoeren bewaartermijnen
Het toekennen en uitvoeren van selectiebeslissingen zijn records management functies. Dit betekent niet dat deze functies alleen in een Records Management Applicatie (RMA) beschikbaar zijn. Het zijn functies die ook in andere systemen beschikbaar kunnen zijn. De volgende functies maken het mogelijk om selectiebeslissingen toe te passen in je applicatie(s):
| Functies | Beschrijving |
|---|---|
| Inrichten en beheer beslisregels | Beslisregels zijn een set van instructies op het informatieobject die beschrijft wat er met het object wanneer moet gebeuren. Soms staat in de beslisregel ook de informatie over het herkennen van een informatieobject dat aan deze regels voldoet, |
| Classificeren informatieobjecten | De beslisregel moet gerelateerd worden aan informatieobjecten. Dit kan direct of indirect door de beslisregel te relateren (koppelen) aan een categorie (klasse) in een classificatieschema. Zoals bijvoorbeeld een bedrijfsprocesoverzicht. Deze categorie wordt dan gerelateerd aan het informatieobject. Overerving is een methode die je vaak ziet. Het betekent dat een informatieobject de beslisregels overneemt (erft) van een ander (bovenliggend) informatieobject. Het bekendste voorbeeld is een document van een dossier. Dit heeft als voordeel dat niet aan elk informatieobject de beslisregel moet worden toegekend, maar dat voor een aggregatie (niveau) wordt gekozen, waarbinnen alles dan dezelfde beslisregel erft. Dit scheelt veel tijd en moeite. |
| Uitvoeren beslisregels | Na het toekennen moet het mogelijk zijn om beslisregels uit te voeren. Dit vraagt om een zoekfunctie die alle informatieobjecten verzamelt waarvan de termijn is afgelopen. Dit kan geautomatiseerd zijn, maar vaak start een medewerker dit proces. Uit de zoekopdracht komt een rapport voort. Dit rapport kan in een workflow voorgelegd worden voor goedkeuring, maar kan ook dienen om nog aanpassingen te doen zoals het verwijderen van informatieobjecten. De laatste stap is dan het daadwerkelijk uitvoeren zoals een export of vernietiging van de informatie (zie ook de Handreiking Digitaal vernietigen). |
| Registreren fysieke informatieobjecten | Fysieke informatie, bijv. papier of microfilm, moet ook geregistreerd worden. Dit is nodig om een beslisregel toe te voegen, een etiket te printen voor het informatieobject en het bijhouden van de locatie. Zodat, als deze informatieobjecten vernietigd of overgebracht moeten worden, deze ook gevonden worden. |
Tip: Gebruik de standaarden zoals MOREQ2010, ISO 15489 en ISO 16175 om bij aanbestedingen de gewenste functionele eisen goed te formuleren. Gebruik de standaarden daarbij zoals bedoeld, als een kader om de specifieke eisen te bepalen en formuleren.
Architectuur
Op welke wijze de nodige functies vorm geeft is afhankelijk van de keuzes in de Enterprise of ICT architectuur. Het vooraf maken van een keuze helpt bij het aanbesteden. Het maakt duidelijk welke functies noodzakelijk zijn voor het toekennen van bewaartermijnen in een applicatie.
Zorg er daarom voor dat in de Enterprise of ICT architectuur deze functies worden opgenomen.
Bijvoorbeeld zoals bij gemeenten (VNG): in Gemma.
Kies ervoor om in een applicatie ook de functionaliteit op te nemen om informatieobjecten in de applicatie van bewaartermijnen te voorzien. En een functie voor het uitvoeren van de bijbehorende beslisregels.
Dit principe gaat uit van de applicatie en de informatieobjecten in de applicatie. En bestaat uit de volgende stappen:
- Identificeren van informatieobjecten.
- Het relateren van de informatieobjecten aan de categorie(ën) in de selectielijst.
- Opstellen van beslisregels met alle metagegevens.
Voordelen van deze optie zijn:
- De functionaliteiten sluiten aan bij de applicatie.
- Alle data in de applicatie zijn beschikbaar voor beslisregels. Bijvoorbeeld bij een contractmanagementapplicatie houdt de applicatie de contractduur bij. Deze contractduur maakt meestal deel uit van de trigger voor het starten van de bewaartermijn bij contracten.
- Alle informatieobjecten in de applicatie worden beheerd, niet alleen de documentaire weerslag.
- De functionaliteit kan specifiek worden vormgegeven voor de applicatie
- De structuur van de applicatie komt duidelijk in beeld.
- De beslisregels passen perfect bij de applicatie.
De nadelen van deze optie zijn:
- Het vraagt meer beheer in de verschillende aanwezige applicaties, zeker na actualisatie van selectielijsten. Elke set aan beslisregels is uniek voor de applicatie en niet of eventueel beperkt herbruikbaar. De afstemming tussen veel verschillende beheerders is hierbij een uitdaging.
- Veel applicaties zijn eigenlijk nooit gebouwd met deze functies in gedachten. De kosten om dat mogelijk te maken zijn hoog.
Voorbeelden: zaaksystemen (bijvoorbeeld Gemma ZTC 2.2), HRM-applicatie, contractmanagement, DMS.
In deze optie worden informatieobjecten gelijk, of na een bepaalde tijd, verplaatst naar een DMS/RMA. Deze applicatie is gebouwd voor het uitvoeren van de specifieke records-managementfuncties. Het is, als de informatieobjecten eenmaal in het RMA zijn opgeslagen, eenvoudiger om beslisregels toe te passen.
De voordelen van deze optie zijn:
- Het beheer van alle informatieobjecten is gecentraliseerd vormgegeven. Er is maar één applicatie die voor alle vervolgacties, vernietigen of overbrengen verantwoordelijk is.
- Een RMA is vaak al in gebruik of kan gebruikt worden. De meeste DMS-systemen zijn in de praktijk al DMS/RMA-systemen.
De nadelen van deze optie zijn:
- Het is niet gebouwd om dataobjecten uit databases op te nemen. Hiervoor moet dan een andere oplossing komen.
- Het is veel moeilijker om gebruik te maken van data uit andere applicaties die de trigger zijn van de bewaartermijn. In het geval van contracten moet hier bijvoorbeeld al van tevoren over worden nagedacht. Als de datum van het beëindigen van het contract de trigger is, en als deze wijzigt in de contractmanagementapplicatie, hoe zorg je er dan voor dat deze datum ook wordt aangepast in de RMA?
- Het leggen van koppelingen tussen de vele applicaties, waar veel fout kan gaan.
Toch is het verplaatsen van informatie naar DMS/RMA op dit moment de meest gebruikelijke optie. Vooral omdat deze aansluit bij al bestaande afspraken, werkwijzen en applicaties. Vaak is de DIV al verantwoordelijk voor beheer in het DMS en werken de RMA-functies naar behoren.
Voorbeeld: zaak - en documentservices (voor de connectie).
Deze optie komt voort uit het verplaatsen van informatie naar DMS/RMA. Bij federated information governance worden de informatieobjecten echter niet verplaatst naar een RMA. In plaats daarvan is er sprake van een centrale applicatie die de informatieobjecten beheert (dus niet bewaart), onafhankelijk van de locatie.
Deze centrale applicatie kent de functies die nodig zijn voor het toepassen en uitvoeren van de beslisregels. En deze applicatie kan gebruikmaken van de data in de verschillende applicaties. Bij deze applicatie is een overzicht beschikbaar van de informatieobjecten en bestaat de mogelijkheid om opdrachten voor bijvoorbeeld vernietiging te verstrekken aan de verschillende applicaties.
De voordelen van deze optie zijn:
- Er is sprake van centraal beheer.
- De vorm van de informatieobjecten maakt (idealiter) niet uit.
- Alle data uit applicaties kan gebruikt worden om de selectiebeslissing te sturen.
De nadelen van deze optie zijn:
Deze optie is erg complex;
er moeten API verbindingen worden gelegd met verschillende applicaties;
er vindt een regelmatige uitwisseling plaats van gegevens;
en de applicatie moet in staat zijn om opdrachten te geven aan deze applicaties.
Toch wordt deze oplossing steeds vaker toegepast, vooral met de opkomst van de cloud.
Voorbeeld: Microsoft 365.
Bij een gedeelde datalaag zijn de informatieobjecten gecentraliseerd opgeslagen. Elke applicatie maakt gebruik van de gedeelde datalaag voor de eigen toepassing. Een van deze applicaties is een RMA. Deze kan zorgdragen voor het toekennen en uitvoeren van de selectiebeslissingen. Omdat alle data op één plek worden bewaard, zijn alle metadata van een informatieobject beschikbaar bij het object voor elke andere applicatie. Op deze manier kan een RMA gebruikmaken van de contractduur, zonder daarvoor de andere applicatie te raadplegen.
De voordelen van deze optie zijn:
- Het gebruik van een gedeelde datalaag zorgt ervoor dat informatieobjecten gelijk behandeld worden.
- Gecentraliseerd beheer in een daarvoor ontwikkelde oplossing.
De nadelen van deze optie zijn:
- Hoge mate van complexiteit.
- Geen werkende oplossing bekend.
Voorbeeld: Common Ground.
Bepalen van de keuze
Wanneer is welke optie geschikt? Dit hangt sterk af van de situatie. Elke oplossing heeft voor- en nadelen. Er is ook duidelijk een verschil in behoefte voor de korte- en de (middel)lange termijn. De complexiteit van de organisatie en het applicatielandschap spelen een rol. Bij een complex landschap is het niet realistisch om de oplossing te zoeken in een applicatie. Of om informatieobjecten te verplaatsen naar een DMS/RMA. Dit vraagt dan veel sneller om een oplossing in de richting van federated information governance of Common Ground.
Als er nog sprake is van een hybride situatie moet ook altijd een oplossing gevonden worden voor het beheer van fysieke informatieobjecten. Veel DMS/RMA-applicaties kunnen fysieke informatieobjecten beheren.
Het is uiteraard niet verplicht om maar voor een van de mogelijke oplossingen te kiezen. Een goed overzicht van het applicatielandschap ondersteunt bij het maken van een gerichte keuze voor een bepaalde oplossing. Dit is meestal een praktische keuze gebaseerd op de huidige situatie.
Voor de lange termijn is het verstandig om toekomstbestendige keuzes te maken. Stel daarbij de volgende vragen:
- Is de keuze ook in de toekomst nog te realiseren?
- Zorg de keuze ervoor dat we in de toekomst hogere kosten moeten maken, bijvoorbeeld voor beheer of ontwikkeling van een applicatie?
- Hoe ontwikkelt de markt zich? De opkomst van cloudoplossingen zoals Microsoft 365 betekent dat, in ieder geval voor documenten en e-mail, teamsites en chat, er één information governance-applicatie beschikbaar is. Deze oplossing kan organisaties dwingen om deze in de architectuur op te nemen.
Als er nog sprake is van een hybride situatie moet altijd een oplossing gevonden worden voor het beheer van fysieke informatieobjecten. Veel DMS/RMA-applicaties kunnen ook fysieke informatieobjecten beheren.