Vanaf deze maand staat de tweede module van de handreiking Behoud en beheer fysiek archief online. In deze module staat depothygiëne in archiefdepots centraal. De module is opgesteld met input en hulp uit het veld. En is bedoeld voor beheerders en schoonmakers van archiefdepots van archief- en overheidsorganisaties.
Het woord ‘archief’ roept vaak het beeld op van stoffig en aangetast papier. Maar dat is juist een situatie die we willen vermijden. Conserveringsspecialist bij het Nationaal Archief Femke Prinsen: ‘Goede depothygiëne is de eerste stap naar behoud van archiefmateriaal. Het helpt voorkomen dat er schade ontstaat die moeilijk of zelfs helemaal niet meer behandeld kan worden.’
Door archiefdepots goed schoon te maken krijgen schimmel en plaagdieren minder kans om schade aan te richten. Ook in de nieuwe Archiefregeling, die naar verwachting in 2026 in werking treedt, wordt meer nadruk op depothygiëne gelegd. De module Depothygiëne geeft aan hoe organisaties die nieuwe regels kunnen uitvoeren. En in sommige gevallen zelfs moeten uitvoeren.
Ga naar de module Depothygiëne
Schade beperken
Fysieke documenten van bijvoorbeeld papier of perkament kunnen door stof of vuil slechter leesbaar worden of ze kunnen erdoor beschadigen. Ook schimmel en plaagdieren kunnen documenten aantasten. Een goede depothygiëne helpt die risico’s te vermijden en schade te voorkomen. Goede, juiste schoonmaak van een archiefdepot is dan ook erg belangrijk. Net als controle op plaagdieren en schimmel, ook bij de verwerving van archief.
Zo werkt de module
Deze module beschrijft hoe en hoe vaak een archiefdepot schoongemaakt moet worden. Welke schoonmaakmiddelen gebruikt mogen worden. En hoe op de aanwezigheid van plaagdieren en schimmel gecontroleerd moet worden. Voor schoonmakers van archiefdepots zijn ook een video en handige instructiekaarten ontwikkeld. Zo willen we de hele doelgroep concrete handvatten bieden. Om te zorgen dat een archiefdepot voor fysieke documenten schoon en het risico op schimmel en plaagdieren minimaal is. Zodat blijvend te bewaren archief ook echt blijvend bewaard wordt.
Daarom is de module deels normerend
Goede depothygiëne biedt geen ruimte voor variabele invulling en vraagt om bindende afspraken. Wel is de normering bewust beperkt tot die onderdelen waar deze echt nodig is. Zoals de toegelaten schoonmaakmiddelen, de minimale schoonmaakfrequentie en de schoonmaakmethode. En de eisen aan verschillend protocollen waarin afspraken, middelen en methoden worden vastgelegd. Vanwege de normering is in april 2024 een openbare review op het Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA) georganiseerd. Dit resulteerde in consensus over en draagvlak voor deze norm.
Volgende modules
Depothygiëne is slechts een van de onderwerpen voor beheer en behoud van fysiek archief. De module over klimaatbeheer is eerder al gepubliceerd. De twee volgende modules gaan over collectiebehoud en collectiehulpverlening. Publicatie is in 2025.
Expertisecentrum
Als expertisecentrum ondersteunt het Nationaal Archief overheidsorganisaties bij het goed beheren van hun informatie. Zodat deze duurzaam toegankelijk is en iedereen gebruik kan maken van het recht op overheidsinformatie. Het aanbod bestaat uit kennisproducten, kennisdeling, advies en onderzoek. Het expertisecentrum faciliteert, stimuleert en organiseert activiteiten, samen met een actieve community. Voor actuele informatie: www.nationaalarchief.nl/expertisecentrum.
