Het DUTO-proces migreren hangt samen met andere DUTO-processen. Het komt na registratie. Informatie moet namelijk geregistreerd zijn om gemigreerd te kunnen worden. En wanneer migratie plaatsvindt, wijzigt de registratie bijvoorbeeld door verrijking van metagegevens over de migratie. Ook is er samenhang met het DUTO-proces vernietigen: na een succesvolle migratie kan achtergebleven informatie vernietigd worden. En met het DUTO-proces bewaren: het behouden van overheidsinformatie. Migratie kan onderdeel zijn van de preserveringstrategie (een generieke randvoorwaarde).
Een goede inrichting (zowel organisatorisch als functioneel) van het proces migreren is noodzakelijk voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Door tijdig te migreren zorg je ervoor dat informatie in de toekomst gereproduceerd en gedeeld kan worden. Migreren houdt relevante overheidsinformatie beschikbaar voor medewerkers die daarmee hun taken efficiënt en effectief kunnen uitvoeren.
Wanneer je informatieobjecten en bijbehorende metagegevens tijdig migreert en daardoor beschikbaar houdt, blijft het voor de overheidsorganisatie mogelijk om besluiten te reconstrueren. En daarmee verantwoording over het handelen af te leggen. Daarnaast kun je na een succesvolle migratie achtergebleven informatieobjecten vernietigen. Migratie kan een middel zijn om overbrenging naar een archiefbewaarplaats te organiseren.
Er kan onderscheid gemaakt worden tussen twee vormen van migratie:
- Technische migratie. Hierbij bestaat de migratie uit het wijzigen van de locatie waar de documenten zijn opgeslagen. Bijvoorbeeld als een overheidsorganisatie wisselt van server (housing) of van hostingpartij. Dit betekent dat informatieobjecten één op één worden gemigreerd naar een andere technische voorziening.
- Functionele migratie. Bijvoorbeeld als een applicatie wordt vervangen, waarbij een ‘mapping’ wordt gemaakt op een ander datamodel.
Het DUTO-proces migreren is bedoeld om functionele migratie te ondersteunen. Immers: wanneer een overheidsorganisatie bij functionele migratie geen rekening houdt met duurzame toegankelijkheid, zijn er risico’s op onherstelbaar informatieverlies. De module kan ook voor technische migratie nuttig zijn, hoewel in de praktijk niet alle eisen daarvoor relevant zullen zijn.
De inrichting van het DUTO-proces migreren en de samenhang met andere DUTO-processen geven we weer in onderstaande plaat.
Deze afbeelding is een visualisatie van de onderlinge relaties tussen de verschillende DUTO-processen en het DUTO-proces migreren.
- De rechterkant van de plaat toont dat één of meer applicaties voldoen aan de DUTO-modeleisen. Deze applicatie(s) hebben toegang tot overheidsinformatie om deze te kunnen migreren. Deze informatie bestaat uit informatieobjecten en de daaraan verbonden metagegevens.
- Binnen de applicatie zijn functies (metagegevensbeheer, toegangsbeheer, zoeken, opname, validatie, conversie, uitwisseling en verantwoording) ingericht ter ondersteuning van het DUTO-proces migreren van overheidsinformatie. De invulling van de functies staat in het generieke deel.
- Om duurzaam toegankelijk te migreren voldoet de organisatie aan generieke randvoorwaarden en drie specifieke randvoorwaarden: “er is een migratieplan”, “Er is een verklaring van migratie” en “Er zijn afspraken in het kader van een exit-strategie”.
- Het DUTO-proces migreren houdt verband met de DUTO-processen registreren, bewaren, vernietigen en ter beschikkingstellen. In module 3 werkt de plaat ‘DUTO-processen in hun onderlinge samenhang’ deze relaties verder uit.
- De triggers voor het DUTO-proces migreren zijn vervanging, het uitfaseren van applicaties en overbrengen binnen het kader van de Archiefwet.
Voor de architectuurplaten is een legenda gemaakt. De platen zijn ook in .xml-formaat of als .png te downloaden.