Bewustwording van het belang van duurzame toegankelijkheid is een vitaal onderdeel om draagvlak te creëren voor archiveren by design. De informatieprofessional staat voor de opgave om managers, medewerkers en andere belanghebbenden hiervan bewust te maken van het belang van duurzame toegankelijkheid.
Er zijn verschillende strategieën om de doelgroepen te informeren over het belang van duurzame toegankelijkheid. Het is belangrijk dat je de doelgroep eerst goed doorgrondt voordat je de gepaste strategie kiest.
Een van de makkelijkste manieren om snel de aandacht geven aan de voordelen van archiveren by design is het gebruik van sensationele voorbeelden. Dit zijn casussen die groot in het nieuws kwamen, vaak gelinkt aan een politiek schandaal. Voorbeelden zijn de toeslagenaffaire en het bonnetje van Teeven. Deze casussen vestigen de aandacht op de risico’s van slecht informatiebeheer. Je wil erger voorkomen. Wees ervan bewust dat het een negatieve strategie is. De nadruk ligt op een probleem en minder op de oplossing van dat probleem. Het gebruik van een sensationeel voorbeeld werkt goed als een binnenkomer. Je grijpt de aandacht van de toehoorder. Vervolgens kun je het verhaal verder opbouwen met andere strategieën, waarmee je een brug slaat om op positieve en constructieve manier over de gewenste situatie na te denken.
Het is belangrijk dat je de aandacht legt op de voordelen van digitale duurzaamheid en archiveren by design. Niemand kan tegen zaken zijn zoals vindbaarheid, betrouwbaarheid en herbruikbaarheid. Maar soms is wat inspanning nodig om er ook daadwerkelijk prioriteit aan te geven. Noem voordelen die aansluiten bij de beleving van de doelgroep, zodat mensen het resultaat echt voor zich kunnen zien. Schets een toekomstbeeld van hoe een systeem zou moeten werken en hoe archiveren by design hieraan bij kan dragen.
Onderbouw deze voordelen onderbouwen vervolgens met positieve voorbeelden. Praktijkvoorbeelden van waar archiveren by design goed is toegepast. Deze handreiking beschrijft een aantal van deze voorbeelden. Een andere strategie is het wijzen op natuurlijke momenten voor verandering: we gaan nu toch net deze projecten starten, daarvoor hebben we budget gekregen dus kunnen we met z’n allen makkelijk aansluiten.
Grijp de kansen die er zijn om verhalen te vertellen over duurzame toegankelijkheid. Presentaties kunnen gegeven worden in allerlei soorten en maten. Denk hierbij aan introductiedagen voor nieuwe medewerkers, kennismakingssessies of een MT-overleg. De presentatie hoeft niet uitsluitend over archiveren by design te gaan. Het kan ook genoemd worden in het voorbijgaan, als behaald resultaat of persoonlijk interessegebied.
Informele ontmoetingsplekken zoals de koffieautomaat bieden een goede gelegenheid om in gesprek te komen. Ook met collega’s waar je normaliter wellicht minder snel mee in contact komt. Of om wat dieper door te praten over een onderwerp waar tijdens de formele overleggen weinig tijd voor is. Het gaat bij informele ontmoetingen niet alleen om vakinhoud, maar ook om het investeren in onderlinge verhoudingen. Samenwerken is nu eenmaal makkelijker als mensen elkaar kennen, vertrouwen en onderling een klik hebben.
Investeren in bewustwording is goed, maar hierbij is het zoeken naar de juiste balans. Het is belangrijk dat de informatieprofessional reële verwachtingen heeft over de betrokkenheid van collega’s die verder van de materie af staan. Voor de meeste collega’s is het voldoende dat ze iets van de hoofdlijnen begrijpen. En weten bij wie ze terecht kunnen voor expertise op dit vlak. Voor effectieve communicatie is goed luisteren en het verplaatsen in de ander essentieel. Hierdoor kan de informatieprofessional de boodschap aanpassen aan de kennisbehoefte en de belevingswereld van de gesprekspartner.