Een archiveringsstrategie voor chatberichten moet uitvoerbaar zijn voor zowel de organisatie (denk aan kosten/baten en administratieve lasten) als voor de individuele medewerker.
Uitvoerbaarheid op organisatieniveau hangt samen met de kosten:
- voor implementatie van de aanpak;
- voor beheer en ontwikkeling;
- voor administratieve lasten per medewerker om compliant te zijn.
Bij uitvoerbaarheid op het niveau van de individuele medewerker is de gebruiksvriendelijkheid van de gekozen aanpak een belangrijke overweging:
- welke handelingen zijn er nodig om aan het gevraagde te kunnen voldoen;
- hoe logisch passen die handelingen in het werkpakket van de medewerker;
- hoeveel tijd kosten die handelingen vervolgens.
Over het algemeen geldt dat de gebruikersvriendelijkheid wordt vergroot naarmate er meer stappen in het proces geautomatiseerd worden.
Ook wordt de persoonlijke kwetsbaarheid van betrokken ambtenaren verkleind, omdat de verantwoordelijkheid voor de archivering grotendeels bij de organisatie gelegd wordt in plaats van bij de individuele ambtenaar.
Voorwaarde is wel dat de hard-/software-oplossing voldoende gebruiksvriendelijk en efficiënt is. Een in 2021 uitgevoerde praktijktoets met de KIOSK leert bijvoorbeeld dat deze software duidelijk een forensische achtergrond heeft, met een aantal daarop afgestemde schermen en routines. Deze maken het gebruik complex en vragen voorkennis van de gebruiker. Bovendien heeft KIOSK 20 tot 30 minuten nodig om een export te maken, waarbij de telefoon van de gebruiker aangekoppeld moet blijven. Dit alles maakt dat inzet van de KIOSK met de huidige inrichting onvoldoende voordeel oplevert ten opzichte van handmatige selectie en export in algemene zin.