Hotspotlijsten geven gebeurtenissen en kwesties in de samenleving weer, die grote invloed hadden op de activiteiten van de organisatie.
Met een hotspotlijst bepaal je of te vernietigen informatie naar aanleiding van een bijzondere gebeurtenis, een incident of maatschappelijk debat in aanmerking komt voor eeuwige bewaring.
Wij adviseren u graag bij het bepalen wat een hotspot is en het opstellen van een hotspotlijst.
Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Het gaat om zaken die veel maatschappelijke onrust veroorzaken. Hotspots zijn iets anders dan trends. (Zie daarvoor de maatschappijbrede trendanalyse Een samenleving in beweging.)
Een hotspot voldoet aan een of meer van de volgende criteria:
- Er is sprake van een (schokkende) gebeurtenis of reeks van gebeurtenissen die voor veel maatschappelijke beroering zorgt en waarvoor uitzonderlijk veel aandacht bestaat in de media.
- Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die belangrijke principiële tegenstellingen tussen burgers aan het licht brengt, het debat over de kwestie maakt veel emoties los.
- Er is sprake van een gebeurtenis of kwestie die aanleiding is voor een intensief publiek debat over het functioneren van de Nederlandse overheid.
- Er is sprake van een politieke kwestie waardoor de positie van de minister of het Kabinet ernstig is bedreigd.
Deze criteria zijn beschreven in de handreiking waardering en selectie Belangen in balans.
Een hotspotlijst is een lijst met vastgestelde hotspots. Aan de hand van deze lijst worden informatieobjecten aangewezen die uitgezonderd worden van vernietiging. De grondslag hiervoor ligt in artikel 5.1.e van het Archiefbesluit. Het Nationaal Archief adviseert bij de totstandkoming van een hotspotlijst en houdt een overzicht van de vastgestelde hotspotlijsten bij.
Wanneer maak ik een hotspotlijst?
Een hotspotlijst is een aanvulling op de selectielijst. Het staat vrij wanneer hotspotlijsten opgesteld worden. Wij adviseren om de één tot drie jaar een hotspotlijst op te stellen. De bedoeling is in te spelen op de actualiteit.
Hoe maak ik een hotspotlijst?
In Belangen in Balans wordt het proces van de hotspotmonitor beschreven. Kortweg worden de volgende stappen doorlopen:
- Neem met ons contact op. Wij adviseren graag.
- De juiste mensen moeten bij elkaar gebracht worden.
- Er wordt een longlist opgesteld.
- De longlist wordt gereduceerd tot shortlist.
- Het strategisch informatieoverleg (SIO) stelt de hotspotlijst vast.
- De hotspotlijst wordt uiteindelijk op onze website gepubliceerd. Bekijk de vastgestelde hotspotlijsten.
Hoe ziet een hotspotlijst er uit?
Een hotspotlijst moet minimaal de volgende informatie bevatten:
- De naam van de organisatie;
- De titel en omschrijving van de hotspots;
- De datering van de hotspots;
- De toepassing van de criteria voor elke hotspot.
Wij hebben een voorbeeld beschikbaar.
Wat is de rol van het Nationaal Archief bij een hotspotlijst?
Het Nationaal Archief adviseert bij het opstellen van een hotspotlijst. Deze lijst wordt uiteindelijk vastgesteld in het SIO, waar ook de Algemene Rijksarchivaris zitting heeft. Ook als jouw organisatie geen SIO heeft, raden wij aan contact met ons op te nemen.
Uiteindelijk publiceren wij de vastgestelde hotspotlijsten op de website.
Hoe pas ik hotspotlijsten toe?
Zodra een hotspotlijst is vastgesteld, bepaal je welke informatieobjecten uitgezonderd worden van vernietiging.
Bijvoorbeeld de informatieadviseurs van de verschillende bedrijfsonderdelen identificeren welke archiefbescheiden, binnen welke werkprocessen en bij welke organisatieonderdelen in aanmerking komen voor blijvende bewaring en welke (technische) maatregelen daarvoor nodig zijn. Het is mogelijk dat sommige informatieobjecten al blijvend te bewaren zijn volgens de geldende selectielijst.
Moet ik alle informatieobjecten met betrekking tot een hotspot bewaren?
Het is niet per definitie de bedoeling dat alle informatieobjecten met verwijzing naar een hotspot blijvend bewaard worden.
Moet ik alle informatieobjecten met betrekking tot een hotspot openbaar maken?
Openbaarheid is bij overheidsinformatie het uitgangspunt. Er kunnen echter redenen zijn om de openbaarheid van informatie tijdelijk te beperken, ook bij de overbrenging van het archief naar het Nationaal Archief. Lees meer over openbaarheid bij overbrenging.
Moet ik alle informatieobjecten over een hotspot herordenen en groeperen?
Nee, het is niet de bedoeling dat je alle informatieobjecten samenvoegt en een thematisch hotspotarchief creëert. De oorspronkelijke ordening en context van de informatieobjecten moet je behouden.
Moet ik alle informatieobjecten over een hotspot onmiddellijk overbrengen?
Nee, dat is niet de bedoeling. Het principe is dat je de informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat bewaart, in oorspronkelijke ordening en context. En dat tot op het moment dat deze in het kader van het reguliere overbrengingsproces al of niet vervroegd worden overgebracht. De informatieobjecten kunnen immers nog bedrijfsvoeringsbelang hebben en/of niet openbaar zijn. Lees meer over (vervroegde) overbrenging van papieren overheidsinformatie en overbrenging van digitale overheidsinformatie.