De overheid maakt en ontvangt elke dag miljoenen informatieobjecten. Nadat deze voor hun oorspronkelijke doel zijn gebruikt, kunnen ze na verloop van tijd onbruikbaar worden. Bijvoorbeeld omdat ze onvindbaar of onleesbaar zijn. Dat is zonde, want veel van deze informatie kan nog van waarde zijn voor toekomstig gebruik. Daarom wordt de afgehandelde informatie zodanig beheerd dat deze ook in de toekomst nog bruikbaar is voor verschillende doelen. Dit noemen we archiveren.
Voor overheidsorganisaties zijn de belangrijkste redenen om hun informatie te archiveren:
- Overheidstaken uitvoeren
Informatie die voor een bepaald doel is vastgelegd, wordt vaak nog een keer gebruikt bij het uitvoeren van andere overheidstaken. Zo worden bouwtekeningen gebruikt bij het onderhoud van bouwwerken, gegevens over woningbezit bij het opsporen van uitkeringsfraude, en afgesloten strafdossiers bij het herzien van gerechtelijke dwalingen. - Verantwoording afleggen
De informatie laat zien wat de overheid heeft gedaan en wat de redenen daarvoor waren. Dit is onmisbaar om verantwoording af te kunnen leggen. Zo worden documenten door volksvertegenwoordigers en journalisten opgevraagd om het functioneren van de overheid te controleren. En gebruiken rekenkamers informatie om te onderzoeken of de overheid publiekgeld goed besteedt. - Rechtszekerheid voor burgers en bedrijven
Burgers en bedrijven die een beroep doen op hun rechten hebben soms overheidsinformatie nodig. Om vast te stellen welke rechten ze op een bepaald moment hadden. Of om te bewijzen wat er in het verleden is gebeurd. Zo bewijst die oude webpagina van de gemeente dat je wél recht had op een subsidie toen je die aanvroeg, en dat de voorwaarden pas daarna aangepast zijn. Toont jouw dossier aan dat je onrechtmatig bent behandeld door de overheid, zoals bij de Toeslagen Kinderopvang. En laten kadastrale gegevens zien dat de schutting van de buren toch echt op jouw grond staat. - Onderzoek mogelijk maken
Overheidsinformatie is een rijke bron voor het doen van wetenschappelijk onderzoek. Zo maken militaire archieven onderzoek naar de dekolonisatie van Nederlands-Indië mogelijk, helpen logboeken van de VOC en meetgegevens van het KNMI het onderzoek naar klimaatverandering. En ondersteunen beleidsstukken van departementen onderzoek naar de effectiviteit van het overheidsbeleid. Zoals beleid rond COVID-19. - Cultureel erfgoed behouden
Overheidsinformatie kan voor sommige mensen een waardevolle getuigenis zijn van hun geschiedenis en identiteit. Zij maken daar gebruik van om hun verleden te (leren) kennen en het heden te begrijpen. En het kan recht doen aan wat mensen en/of hun familie is aangedaan. Zo zeggen documenten over de slavernij veel over de rol van Nederland daarin. En laten de archieven over de MH17-ramp zien dat de Nederlandse overheid een diepgaand internationaal onderzoek is gestart. Al dit soort informatie is belangrijk voor het doen van onderzoek, ook voor en door toekomstige generaties.
Op #daaromarchiveren staan heel veel voorbeelden die het belang van goed archiefbeheer onderschrijven. Kijk op de campagnepagina op KIA.