Ter beschikking stellen wordt gerealiseerd door negen DUTO-functies die hieronder nader worden toegelicht in de context van dit DUTO-proces. De volgorde die hierbij wordt aangehouden, is niet dwingend.
Het kan nodig zijn om informatieobjecten te converteren naar een formaat dat beter aansluit bij het beoogde gebruik. Zo kun je afbeeldingen beschikbaar maken in een minder zwaar formaat dan je gebruikt voor preservering. Bijvoorbeeld om deze afbeeldingen sneller te kunnen weergeven of downloaden. Bij conversie kan er ook sprake zijn van vervanging. De handreiking vervanging archiefbescheiden geeft daarbij houvast.
Het kan nodig zijn om (delen van) informatieobjecten niet beschikbaar te stellen. Bijvoorbeeld op grond van de Woo. Deze informatie wordt dan onzichtbaar gemaakt (gelakt). De overige informatie moet wel beschikbaar worden gesteld. Waar (delen van) informatieobjecten gemaskeerd worden, is het nodig om hierover transparant te zijn. En duidelijk te maken aan de ontvanger welke informatie je wel en niet ter beschikking stelt, en waarom.
Metagegevens die relevant zijn voor het proces van ter beschikking stellen, kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op het onderwerp, datering, trefwoorden, de archiefvormer en mogelijke andere betrokkenen. Of op mogelijke gebruiksbeperkingen. Met behulp van deze gegevens kunnen gebruikers informatieobjecten vinden en interpreteren.
Informatieobjecten die gepubliceerd worden, moeten benaderbaar worden gemaakt voor gebruikers die daar recht op hebben. Dat kan bijvoorbeeld door de informatieobjecten op een locatie neer te zetten die kan worden bereikt door die gebruikers, en crawlers van zoekmachines die de informatieobjecten opnemen in zoekindexen. Het kan gaan om openbaarmaken maar ook om het intern delen van informatieobjecten. Informatieobjecten zijn daarbij volledig en juist en voorzien van de nodige metagegevens.
Beschikbaar gestelde informatieobjecten moeten op een passende manier worden weergegeven. Bijvoorbeeld door middel van een viewer. In andere gevallen, zoals bij het beschikbaar stellen van grote gegevensverzamelingen, liggen andere oplossingen weer meer voor de hand. Zoals downloads of API’s. Het kan ook voorkomen dat een organisatie informatie visueel aanbiedt (rendering en viewing).
Gebruikers die binnen de organisatie verantwoordelijk zijn voor het ter beschikking stellen van informatieobjecten, hebben daar bepaalde rechten voor nodig. Andersom moeten gebruikers die binnen dit proces geen verantwoordelijkheden hebben, daar ook geen toegang toe hebben. Gebruikers krijgen toegang tot de informatieobjecten overeenkomstig hun rechten en de van toepassing zijnde beperkingen. Het is noodzakelijk de bevoegdheden zowel op organisatorisch niveau (in een autorisatiematrix) als binnen applicaties (op basis van permissies) goed te regelen.
Organisaties kunnen informatieobjecten delen op een publicatieplatform (zoals een website of een portal). Of tussen informatiesystemen onderling (binnen of buiten de eigen organisatie). Zodat beoogde gebruikers hierover kunnen beschikken.
Het is nodig om de informatieobjecten die je ter beschikking gaat stellen, goed te controleren. Bijvoorbeeld op leesbaarheid of volledigheid.
Gebruikers moeten kunnen zoeken naar en in beschikbaar gestelde informatie. Voorzie daarom in een zoekfunctie waarmee gebruikers op basis van metagegevens of (indien mogelijk) full text, kunnen zoeken naar de informatie die zij nodig hebben. En waar zij recht op hebben. Voorbeelden van mogelijke hulpmiddelen voor het vindbaar maken van informatieobjecten zijn een index of thesaurus.