Als u voor de eerste keer digitale informatieobjecten naar het Nationaal Archief wilt overbrengen, moet het bedrijfs- of procesondersteunende systeem waaruit u dit archief aanlevert aansluiten op ons e-Depot. Ook moet uw overheidsarchief volgens de wet gewaardeerd zijn volgens een selectielijst waarin staat hoe lang informatieobjecten bewaard worden. Heeft uw organisatie nog geen selectielijst? Kijk dan eerst op de pagina Waardering en selectie.
Om uw informatiesysteem aan te sluiten op het e-Depot volgt u onderstaande stappen:
Stappenplan eerste keer overbrengen
Alles uitklappenWanneer u wilt aansluiten en informatie wilt overbrengen, maakt u een afspraak voor een intakegesprek via het contactformulier of met uw vaste contactpersoon. In het intakegesprek lopen onze medewerkers een aantal vragen met u door. Is het archief al gewaardeerd? Welke periode beslaat het archief? Wat is de omvang? Hoe ziet het institutionele verleden er uit? Uit welk bronsysteem gaat u overbrengen? Wat is er nog nodig om een succesvolle aansluiting en overbrenging te realiseren? Kan er hergebruik gemaakt worden van eerder ontwikkelde tooling?
Belangrijk is dat over te brengen archief aan de volgende eisen voldoet:
- Het archief bevat uitsluitend permanent te bewaren informatieobjecten.
- Alle over te brengen dossiers zijn afgesloten.
De uitvoering van de aansluiting start altijd met een impactanalyse. De impactanalyse stelt vast in welke mate het te ontvangen digitale archief voldoet aan de gestelde normen, regelingen of voorwaarden zoals het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (dit toepassingsprofiel wordt op termijn vervangen door een norm voor alle overheden: MDTO), de Exportvoorwaarden en de Voorkeursformaten. De uitkomst van de impactanalyse geeft inzicht in wat er bijvoorbeeld nog moet gebeuren om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat aan te leveren. De analyse brengt ook in kaart welke maatregelen we samen moeten nemen om een aansluiting op het e-Depot te realiseren.
In de impactanalyse wordt vastgesteld:/node/43574
- In welke mate de informatieobjecten voldoen aan de normen van het Nationaal Archief en wat u moet doen om dit te bereiken
- Wat het Nationaal Archief moet doen om de digitale informatieobjecten in het e-Depot op te nemen, te preserveren en te ontsluiten
- Wat u en het Nationaal Archief moeten doen om een koppeling te realiseren tussen uw bedrijfs- en procesondersteunende systeem en het e-Depot
- Welke organisatorische en projectmatige maatregelen u en het Nationaal Archief moeten nemen voor een aansluiting op het e-Depot.
Een multidisciplinair team voert de impactanalyse uit. In dit team is alle organisatorische, inhoudelijke en technische expertise van zowel uw overheidsorganisatie als van het Nationaal Archief vertegenwoordigd. Aan de hand van de resultaten uit de impactanalyse maakt het team een plan van aanpak en een planning. Dit projectplan vormt de basis voor een aansluiting.
Uit de impactanalyse kan naar voren komen dat het archief nog moet worden bewerkt voordat het kan worden opgenomen in het e-Depot. Afspraken hierover legt het team vast in een beslisdocument. U als zorgdrager en wij als archiefbewaarplaats, en eventueel ook nog een bewerkende partij, ondertekenen dit document.
Voor opname, beheer en ontsluiting, zijn metadata nodig. Om deze informatie van de bronapplicatie in het e-depot te krijgen, moet de metadata in een bepaalde structuur worden aangeleverd. Het kan zijn dat het metadataschema van uw informatiesysteem nog niet overeen komt met het model van de metadata van het e-Depot. Er moet dan een vertaalslag worden gemaakt; een mapping.
Dat mappen doet een team van inhoudelijk en technisch deskundigen, zoals de archivaris van de archiefvormer, een recordmanager van het Nationaal Archief en de leverancier die de exporttool ontwikkelt. Het resultaat is een mappingsheet (Exceldocument). Deze mappingsheet is herbruikbaar voor vervolgaanleveringen.
Meer informatie over het metadatamodel van het e-Depot: Metadata en het e-Depot.
De archieven die in het Nationaal Archief worden bewaard zijn grotendeels volledig openbaar. En in te zien in de studiezaal. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel. Dan is er sprake van beperkingen op de openbaarheid. De zorgdrager is verantwoordelijk voor de vaststelling van eventuele beperkingen op de openbaarheid. De Archiefwet kent 3 gronden om de openbaarheid te beperken:
- de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen
- het belang van de Staat
- onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of instanties.
In een adviesaanvraag legt u de voorgestelde beperkingen voor aan de algemene rijksarchivaris. Vóór de overbrenging geven wij een formeel advies over de openbaarheid van het archief ná de overdracht. U als zorgdrager publiceert vervolgens de beperkingen aan de openbaarheid in de Staatscourant via een Besluit beperking openbaarheid.
Bekijk de stappen voor het openbaarheidsadvies van de algemene rijksarchivaris.
Voor uitgebreide informatie over de openbaarheidsprocedure en de wettelijke kaders, zie de brochure Open tenzij...
Om de bestanden en metadata uit uw informatiesysteem te halen en in de vereiste structuur om te zetten voor aanlevering aan het Nationaal Archief, is een exportfunctionaliteit nodig. Als uw informatiesysteem hier nog niet over beschikt, moet een exporttool worden ontwikkeld. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de zorgdrager. Voor het bouwen van een correcte exportl is de mappingsheet een belangrijk document. Ook heeft het Nationaal Archief voorwaarden opgesteld waar de export aan moet voldoen. De exporttool is, net als de mappingsheet, herbruikbaar voor vervolgaanleveringen.
Het ontwikkelen van nieuwe software is arbeidsintensief. In de praktijk zien we dat een aansluiting op het e-Depot sneller gaat als tooling kan worden hergebruikt. Bij overeenkomstige bronsystemen tussen ministeries is het daarom slim om de samenwerking op te zoeken en een integrale exporttool te ontwikkelen.
Het geëxporteerde archief moet op een veilige manier aangeleverd worden. Dat kan met de ICT-voorziening SFTP. Dit is een door het Forum Standaardisatie goedgekeurde voorziening voor veilige bestandsuitwisseling. In uitzonderingsgevallen kunnen soms ook andere informatiedragers (USB, harde schijf) worden gebruikt voor de overdracht.
Om te kijken of het digitale archief van uw organisatie goed in ons e-Depot kan worden opgenomen, voeren we een proefopname uit. U levert hiervoor een export aan. We plaatsen het archief in de testomgeving van het e-Depot via een ingestprocedure. Bij dit proces doorlopen we een aantal geautomatiseerde controlestappen, zoals verificatie van integriteit en volledigheid van de gegevens. En controleren we op virussen. Als de opname is gelukt, importeert het collectiebeheersysteem de metadata en verwerkt de metadata tot een archieftoegang. Het team controleert via een steekproef of het archief goed toegankelijk en raadpleegbaar is. Zijn de metadata correct verwerkt? Is het archief conform de gemaakte afspraken opgebouwd? Zijn de bestanden goed te openen en worden ze correct weergegeven? Bij gevonden afwijkingen onderzoeken we wat de oorzaak is en welke herstelacties nodig zijn. Vervolgens moet u het digitaal archief opnieuw exporteren en aanleveren. We herhalen deze stappen, tot er geen fouten meer worden gevonden.
Als alles in orde is, nemen we het archief definitief op in de productieomgeving van het e-Depot. En publiceren we de toegang op onze website om online raadplegen van de openbare archiefstukken mogelijk te maken. Naast online raadplegen biedt het Nationaal Archief archiefvormers andere vormen van toegang tot overgebracht digitaal archief aan.
Na succesvolle opname in het e-Depot stellen we een verklaring van overbrenging op. U als voormalig zorgdrager en wij als archiefbewaarplaats ondertekenen dit document om de overbrenging te formaliseren. Als laatste stap moet u de oorspronkelijke bronbestanden in uw archiveringssysteem vernietigen.