Als je voor de eerste keer digitale informatieobjecten naar het Nationaal Archief wilt overbrengen, moet het bedrijfs- of procesondersteunende systeem waaruit je dit archief aanlevert aansluiten op ons e-Depot. Ook moet jouw overheidsarchief volgens de wet gewaardeerd zijn volgens een selectielijst waarin staat hoe lang documenten of informatieobjecten bewaard worden. Heeft jouw organisatie nog geen selectielijst? Kijk dan eerst op de pagina Waardering en selectie.
Om jouw informatiesysteem aan te sluiten op het e-Depot volg je onderstaande stappen:
Stappenplan eerste keer overbrengen
Alles uitklappenWanneer je wil aansluiten en informatie wil overbrengen, maakt je een afspraak voor een intakegesprek via het contactformulier of met je vaste contactpersoon. In het intakegesprek lopen onze medewerkers een aantal vragen met je door. Is het archief al gewaardeerd? Welke periode beslaat het archief? Wat is de omvang? Hoe ziet het institutionele verleden er uit? Uit welk bronsysteem ga je overbrengen? Wat is er nog nodig om een succesvolle aansluiting en overbrenging te realiseren? Kan er hergebruik gemaakt worden van eerder ontwikkelde tooling?
Belangrijk is dat over te brengen archief aan de volgende eisen voldoet:
- Het archief bevat uitsluitend permanent te bewaren documenten en informatieobjecten.
- Alle over te brengen dossiers zijn afgesloten.
De uitvoering van de aansluiting start altijd met een impactanalyse. De impactanalyse stelt vast in welke mate het te ontvangen digitale archief voldoet aan de gestelde normen, regelingen of voorwaarden zoals het Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid (dit toepassingsprofiel wordt op termijn vervangen door een norm voor alle overheden: MDTO), de Exportvoorwaarden en de Voorkeursformaten. De uitkomst van de impactanalyse geeft inzicht in wat er bijvoorbeeld nog moet gebeuren om het archief in duurzaam toegankelijke staat aan te leveren. De analyse brengt ook in kaart welke maatregelen we samen moeten nemen om een aansluiting op het e-Depot te realiseren.
In de impactanalyse wordt vastgesteld:
- In welke mate de documenten en informatieobjecten voldoen aan de normen van het Nationaal Archief en wat je moet doen om dit te bereiken
- Wat het Nationaal Archief moet doen om de documenten en informatieobjecten in het e-Depot op te nemen, te preserveren en te ontsluiten
- Wat jij en het Nationaal Archief moeten doen om een koppeling te realiseren tussen jouw bedrijfs- en procesondersteunende systeem en het e-Depot
- Welke organisatorische en projectmatige maatregelen jij en het Nationaal Archief moeten nemen voor een aansluiting op het e-Depot.
Een multidisciplinair team voert de impactanalyse uit. In dit team is alle organisatorische, inhoudelijke en technische expertise van zowel jouw overheidsorganisatie als van het Nationaal Archief vertegenwoordigd. Aan de hand van de resultaten uit de impactanalyse maakt het team een plan van aanpak en een planning. Dit projectplan vormt de basis voor een aansluiting.
Uit de impactanalyse kan naar voren komen dat het archief nog moet worden bewerkt voordat het kan worden opgenomen in het e-Depot. Afspraken hierover legt het team vast in een beslisdocument. Jij als verantwoordelijk overheidsorgaan en wij als archiefdienst, en eventueel ook nog een bewerkende partij, ondertekenen dit document.
Voor opname, beheer en ontsluiting, zijn metadata nodig. Om deze informatie van de bronapplicatie in het e-depot te krijgen, moet de metadata in een bepaalde structuur worden aangeleverd. Het kan zijn dat het metadataschema van jouw informatiesysteem nog niet overeen komt met het model van de metadata van het e-Depot. Er moet dan een vertaalslag worden gemaakt; een mapping.
Dat mappen doet een team van inhoudelijk en technisch deskundigen, zoals de archivaris van de archiefvormer, een recordmanager van het Nationaal Archief en de leverancier die de exporttool ontwikkelt. Het resultaat is een mappingsheet (Exceldocument). Deze mappingsheet is herbruikbaar voor vervolgaanleveringen.
Meer informatie over het metadatamodel van het e-Depot: Metadata en het e-Depot.
De archieven die in het Nationaal Archief worden bewaard zijn grotendeels volledig openbaar en in te zien in de studiezaal. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel. Dan is er sprake van beperkingen op de openbaarheid. Het verantwoordelijk overheidsorgaan is verantwoordelijk voor de vaststelling van eventuele beperkingen op de openbaarheid.
In een adviesaanvraag leg je de voorgestelde beperkingen voor aan de rijksarchivaris. Vóór de overbrenging geven wij een formeel advies over de openbaarheid van het archief ná de overbrenging. Jij als verantwoordelijk overheidsorgaan publiceert vervolgens de beperkingen aan de openbaarheid in de Staatscourant via een Besluit beperking openbaarheid.
Bekijk de stappen voor het openbaarheidsadvies van de rijksarchivaris. Meer algemene informatie over openbaarheid vind je in de handreiking Openbaarheid bij en na overbrenging.
Om de bestanden en metadata uit jouw informatiesysteem te halen en in de vereiste structuur om te zetten voor aanlevering aan het Nationaal Archief, is een exportfunctionaliteit nodig. Als jouw informatiesysteem hier nog niet over beschikt, moet een exporttool worden ontwikkeld. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij jouw overheidsorganisatie. Voor het bouwen van een correcte exporttool is de mappingsheet een belangrijk document. Ook heeft het Nationaal Archief voorwaarden opgesteld waar de export aan moet voldoen. De exporttool is, net als de mappingsheet, herbruikbaar voor vervolgaanleveringen.
Het ontwikkelen van nieuwe software is arbeidsintensief. In de praktijk zien we dat een aansluiting op het e-Depot sneller gaat als tooling kan worden hergebruikt. Bij overeenkomstige bronsystemen tussen ministeries is het daarom slim om de samenwerking op te zoeken en een integrale exporttool te ontwikkelen.
Het geëxporteerde archief moet op een veilige manier aangeleverd worden. Dat kan met de ICT-voorziening SFTP. Dit is een door het Forum Standaardisatie goedgekeurde voorziening voor veilige bestandsuitwisseling. In uitzonderingsgevallen kunnen soms ook andere informatiedragers (USB, harde schijf) worden gebruikt voor de overdracht.
Om te kijken of het digitale archief van jouw organisatie goed in ons e-Depot kan worden opgenomen, voeren we een proefopname uit. Je levert hiervoor een export aan. We plaatsen het archief in de testomgeving van het e-Depot via een ingestprocedure. Bij dit proces doorlopen we een aantal geautomatiseerde controlestappen, zoals verificatie van integriteit en volledigheid van de gegevens. En controleren we op virussen. Als de opname is gelukt, importeert het collectiebeheersysteem de metadata en verwerkt de metadata tot een archieftoegang. Het team controleert via een steekproef of het archief goed toegankelijk en raadpleegbaar is. Zijn de metadata correct verwerkt? Is het archief conform de gemaakte afspraken opgebouwd? Zijn de bestanden goed te openen en worden ze correct weergegeven? Bij gevonden afwijkingen onderzoeken we wat de oorzaak is en welke herstelacties nodig zijn. Vervolgens moet je het digitaal archief opnieuw exporteren en aanleveren. We herhalen deze stappen, tot er geen fouten meer worden gevonden.
Als alles in orde is, nemen we het archief definitief op in de productieomgeving van het e-Depot. Na een laatste viruscontrole publiceren we de toegang op onze website om raadplegen van de openbare archiefstukken mogelijk te maken. Indien nodig biedt het Nationaal Archief archiefvormers andere vormen van toegang tot overgebracht digitaal archief aan.
Na succesvolle opname in het e-Depot stellen we een verklaring van overbrenging op. Jij als voormalig verantwoordelijk overheidsorgaan en wij als archiefdienst ondertekenen dit document om de overbrenging te formaliseren. Als laatste stap moet je de oorspronkelijke bronbestanden in jouw archiveringssysteem vernietigen.