Hulp bij het bepalen of ontheffing, opschorting of overbrenging zonder verplaatsing in jouw situatie mogelijk is.
Toelichting
Met de nieuwe en al bestaande mogelijkheden rond overbrenging in de Archiefwet is het goed om de onderlinge samenhang daarvan duidelijk te maken. Het gaat dan om opschorting, ontheffing en overbrenging zonder verplaatsing. Hiervoor hebben we een beslisboom ontwikkeld. Wanneer je deze beslisboom van boven naar beneden doorloopt krijg je een duidelijke indicatie of het mogelijk is om opschorting, ontheffing of overbrenging zonder verplaatsing toe te passen.
De afbeelding bestaat uit een beslisboom die je kunt doorlopen van boven naar beneden.
Je begint de beslisboom bij een tekstvak gevuld met "De overbrengingstermijn verstrijkt". Daarna gaat er een lijn naar beneden naar een tekstvak met de vraag: "Zijn de documenten na de overbrengingstermijn nog nodig?"
Is het antwoord daarop "Nee", dan gaat een lijn direct naar "Overbrenging". Daarna is daaronder nog een blok waarin staat aangegeven dat als de organisatie een decentrale overheid is, "Optie: Overbrenging zonder verplaatsing (ga in gesprek met de archivaris)".
Is het antwoord ""Ja, tijdelijk". Daarna is de vraag "Worden ze nog veelvuldig gebruikt of geraadpleegd?". Is het antwoord "Ja", dan ga je verder naar "Opschorting aanvragen". Is het antwoord nee, dan ga je door naar overbrenging.
Is het antwoord "Ja, permanent", dan is de volgende vraag: "Zijn de documenten onderdeel van een omvangrijke en samenhangende gegevensverzameling?". Is het antwoord nee, dan ga je door naar overbrenging. Is het antwoord ja, volgt de vraag: "Schaadt overdracht van de documenten ernstig de integriteit van de verzameling OF de uitvoering van de wettelijke taak?". Is het antwoord nee, dan ga je door naar overbrenging. Is het antwoord ja, volgt "Ontheffing aanvragen"