Module Digitale overbrenging in de praktijk

Bij het proces van overbrengen van digitale overheidsinformatie zijn diverse partijen betrokken. De verantwoordelijkheid voor een succesvolle overbrenging kan daarom niet worden belegd bij één partij. Digitale overbrenging vereist ook een goede samenwerking tussen partijen. Vanuit de overheidsorganisatie zijn personen nodig met inhoudelijke kennis van het over te brengen archief, kennis van documentaire informatievoorziening (DIV), functioneel beheer, privacy en informatiebeveiliging. Hierin is de regie meestal belegd bij één of meerdere personen van de afdeling DIV of informatiebeheer van een overheidsorganisatie. De betrokkenen vanuit de archiefbewaarplaats hebben een voornamelijk adviserende en toetsende rol. De leverancier (dit kan een interne beheerafdeling of externe partij zijn) levert, in opdracht van de overheidsorganisatie, de export. Er mag worden verwacht dat deze de gewenste gegevens kan leveren. In het geval dat metagegevens mapping is vereist, moet een team met (technische) deskundigen aansluiten om een vertaalslag te maken.

Informatiebeleid is het beleid dat een overheidsorganisatie voert ten aanzien van de informatievoorziening. De informatievoorziening van een organisatie is het geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van die organisatie. Een overheidsorganisatie moet bij het overbrengen van digitale overheidsinformatie minimaal beschikken over de volgende drie onderdelen: een selectielijst, een metagegevensmodel en een openbaarheidsregime. 

Selectielijst

Een overheidsorganisatie moet een actuele en toegepaste selectielijst hebben met daarin een systematische opsomming van categorieën voor digitale overheidsinformatie die in aanmerking komt voor blijvende bewaring of voor vernietiging na het aflopen van een (gespecificeerde) bewaartermijn. Op basis van de selectielijst kan waardering worden toegekend aan de digitale overheidsinformatie, waarna blijvend te bewaren informatie wordt overgebracht naar een archiefbewaarplaats. 

In de handreiking Waardering en Selectie staat een uitgebreide toelichting over hoe een selectielijst wordt opgesteld. 

Metagegevensmodel

Goed beleid over welke metagegevens minimaal nodig zijn en over de manier waarop deze binnen een organisatie worden vastgelegd, is essentieel om overbrenging van digitale overheidsinformatie soepel te laten verlopen. Elke applicatie dient voorzien te zijn van een metagegevensschema. Dat is nodig voor de opname, beheer en ontsluiting van digitale informatie wanneer het wordt overgebracht naar het e-Depot van een archiefbewaarplaats.

De metagegevens van deze informatie moeten gestructureerd worden aangeleverd. Deze structuur is vastgelegd in een metagegevensmodel, zoals MDTO (opvolger van TMLO en TMR). Applicaties zoals een DMS of CMS zijn over het algemeen niet gebouwd zijn rondom TMLO, ToPX of TMR. Hierdoor sluit het metagegevensschema van een overheidsorganisatie meestal niet aan op het metagegevensschema van de archiefbewaarplaats.  Een team van inhoudelijk en (technische) deskundigen moet dan een vertaalslag maken via metagegevens mapping.

Verplichte, niet-verplichte en aanvullende metagegevens

Bij digitale overbrenging kan onderscheid worden gemaakt tussen verplichte, niet-verplichte en aanvullende metagegevens. Het hanteren van een metagegevensschema geeft invulling aan verplichte en niet-verplichte metagegevensvelden. Waarbij een archiefbewaarplaats voor digitale overbrenging minimaal de verplichte velden randvoorwaardelijk stelt. 

Niet-verplichte metagegevensvelden die zijn ingevuld, kunnen naast de verplichte velden door de overheidsorganisatie worden meegegeven. Voor het beschikbaar stellen van de overgebrachte overheidsinformatie aan archiefonderzoekers, is het wenselijk dat een overheidsorganisatie contextuele metagegevens aanlevert. Denk daarbij aan metagegevens over de organisatie, afdeling en het werkproces waar digitale informatie is ontstaan, bewerkt en opgeslagen. Deze dragen bij aan de vindbaarheid en daarmee de duurzame toegankelijkheid van digitaal archief. 

Aanvullende metagegevens zijn metagegevens die niet zijn opgenomen in een metagegevensmodel. De overheidsorganisatie en archiefbewaarplaats bepalen in overleg welke metagegevens worden toegevoegd om de duurzame toegankelijkheid te vergroten. Bijvoorbeeld, in het geval van videotulen waarbij aanvullende metagegevens over sprekers nodig is. 

Vaststellen van openbaarheidsbeperkingen en andere beperkingen

Een onderdeel van overbrengen van digitale overheidsinformatie is het vaststellen van de openbaarheidsbeperkingen van de over te brengen digitale overheidsinformatie. Het is aan te raden om vroeg in het overbrengingsproces na te denken over eventuele openbaarheidsbeperkingen, omdat dit voor de daadwerkelijke overbrenging moet zijn vastgesteld. Een overheidsorganisatie moet hiervoor een aantal stappen doorlopen, die soms veel tijd in beslag kunnen nemen. Daarnaast kan er op bijvoorbeeld beeldmateriaal of bouwplannen auteursrecht van toepassing zijn. En is conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens door de archiefbewaarplaats naast een doelbinding een grondslag vereist. 

Om digitale overheidsinformatie over te brengen naar een archiefbewaarplaats, dient allereerst helder te zijn waar de desbetreffende informatie zich bevindt. Werken onder architectuur helpt een overheidsorganisatie om haar informatiehuishouding in kaart te brengen en houden. Daarnaast dient het applicatielandschap van de overheidsorganisatie in staat te zijn om gegevensuitwisseling tussen systemen te laten plaatsvinden. Deze interoperabiliteit wordt bevorderd door het werken onder architectuur. De Nederlandse Overheid Referentie Architectuur of NORA geeft algemene architectuurprincipes voor overheidsorganisaties. Daarvan afgeleid zijn richtlijnen voor de architectuur van verschillende overheidslagen:

• EAR (Rijksoverheid)
• MARA (rijksarchiefinstellingen)
• GEMMA (voor gemeenten)
• PETRA (voor provincies)
• WILMA (voor waterschappen)

Om toekomstige overbrengingen van digitale overheidsinformatie zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het vereist dat informatiesystemen zo nodig ook daarop worden ingericht. Archiveren by design kan het beste worden uitgevoerd op het moment dat systemen worden aangeschaft, gebouwd of aangepast. De handreiking Archiveren by design biedt inzicht in deze methodiek en geeft praktische handvatten om ermee aan de slag te gaan.

Met het oog op digitale duurzaamheid heeft het Nationaal Archief daarnaast een aantal voorkeuren voor formaten waarin overheidsorganisaties informatie aanleveren. Dit staat beschreven in de norm Voorkeursformaten.

Bij het overbrengen van digitale overheidsinformatie maken veel overheidsorganisaties en archiefbewaarplaatsen gebruik van ondersteunende applicaties. Zoals recordmanagement tools, die mappenstructuren ontwerpen, beheren en opschonen.  Indien een leverancier of interne ontwikkelaars beperkte mogelijkheden bieden, kunnen ondersteunende applicaties een overheidsorganisatie of archiefbewaarplaats onder andere de mogelijkheid geven tot:

• Het identificeren van bestandsformaten;
• Het uitvoeren van kwaliteits- en beveiligingscontroles;
• Het achterhalen en verwijderen van dubbele mappen en documenten;
• Naamgevingsconventies controleren en aanpassen;
• Het toekennen van (aanvullende) metagegevens en;
• Het aanmaken van een export op basis van een sidecarstructuur.

Ter illustratie zijn twee voorbeelden van het gebruik van ondersteunende applicaties opgenomen uit het project Bevordering Overbrenging Digitale Overheidsinformatie (BODO) van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI).  In twee pilots hebben overheidsorganisaties, samen met Doc-Direkt, een applicatie ingezet om een betere uitgangssituatie te creëren voor het overbrengingsproces.

1. De pilot bij het Ministerie van Financiën ging over het zoeken en opruimen van dubbele documenten: Eindrapport Zoeken en Opruimen
2. De pilot bij het Ministerie Sociale Zaken en Werkgelegenheid ging over het creëren van overzicht en inzicht over bestaande informatie- en archiefbronnen: Eindrapport Overzicht en Inzicht

Start met een intakegesprek tussen de archiefbewaarplaats en de overheidsorganisatie. Bij de eerste keer overbrengen is het raadzaam om tijdens een intake een aantal zaken door te lopen. In de intake kan onder andere getoetst worden of door de overheidsorganisatie aan de randvoorwaarden is voldaan. Zoals waardering en selectie en vaststelling van de openbaarheid. Daarnaast kunnen overbrengingseisen van een archiefbewaarplaats aan de hand van een checklist of een protocol worden doorgenomen. Zie bijvoorbeeld de aanlevervoorwaarden van het Noord-Hollands Archief op basis van MDTO.

Identificeer en betrek alle partijen bij de start van het overbrengingsproces. Bij een gezamenlijke aftrap van het project kunnen de verschillende taken en verantwoordelijkheden worden belegd. Alsmede de verwachtingen en verplichtingen naar elkaar toe worden uitgesproken.

Afhankelijk van de uitkomst van de intake en de aftrap kan een impactanalyse onderdeel zijn van de voorbereiding om inzicht te krijgen in wat er bijvoorbeeld nog moet gebeuren om het archief in goede, geordende en toegankelijke staat aan te leveren. En welke maatregelen genomen moeten worden om een overbrenging te realiseren. Zie als voorbeeld de Impactanalyse die het Nationaal Archief hiervoor gebruikt.  

De uitkomsten van de aftrap en eventueel uitgevoerde impactanalyse zijn input voor (en worden vastgelegd in) een plan van aanpak inclusief planning.

In deze opstartfase kan men vertrouwd raken met elkaars jargon en elkaars belang inzien. Daarmee kan de betrokkenheid worden vergroot voor het realiseren van het gezamenlijk doel: een succesvolle overbrenging.

Voer de metagegevens mapping uit. Voor opname, beheer en ontsluiting, zijn metagegevens nodig. Om deze informatie in het e-Depot te krijgen moeten de metagegevens in een bepaalde structuur worden aangeleverd. Als het metagegevensschema van uw informatiesysteem niet overeenkomt met het model van het e-Depot, moet er een vertaalslag worden gemaakt; een mapping.

Maak een export. Om de bestanden en metagegevens uit het informatiesysteem van de overheidsorganisatie te halen en in de vereiste structuur om te zetten voor aanlevering aan de archiefbewaarplaats, is een export nodig. Een export moet aan bepaalde voorwaarden voldoen. Om hieraan te voldoen, is samenwerking vereist met de functioneel beheerder van het informatiesysteem. Dat kan een (externe) leverancier zijn, maar ook een interne beheerafdeling. Vaak gaat een export na de eerste controle(s) weer terug naar de leverancier om aanpassingen aan de export door te voeren.   

Voer een testopname uit. Een archiefbewaarplaats voert een testopname uit om te kijken of de overheidsinformatie goed in het e-Depot kan worden opgenomen. En controleert of de digitale informatie goed toegankelijk en raadpleegbaar is behoudens informatie waarop beperkingen m.b.t. de openbaarheid berusten. Controleer ook of deze informatie via de zoekfunctie in het e-Depot goed vindbaar is. 

Het kan fouten of afwijkingen voorkomen. Mocht dit wel het geval zijn, dan moeten de overheidsorganisatie en/of de leverancier herstelacties uitvoeren.  

Voer de definitieve opname uit. Als alles in orde is neemt de archiefbewaarplaats de digitale overheidsinformatie definitief op in het e-Depot.

Stel een verklaring van overbrenging op. Na succesvolle opname in het e-Depot stelt de overheidsorganisatie (samen met de archiefbewaarplaats) een verklaring van overbrenging op met, indien van toepassing, daaraan bijgevoegd een besluit beperking openbaarheid (BBO). Ook is vastgelegd wanneer de originele overheidsinformatie wordt vernietigd bij de overheidsorganisatie. De verklaring wordt zowel door de overheidsorganisatie als de archiefbewaarplaats ondertekend om de overbrenging te formaliseren. Zie ook dit voorbeeld: sjablonen verklaring van overbrenging. 

Verwijder kopieën. De overheidsorganisatie moet de oorspronkelijke bronbestanden in het archiefsysteem vernietigen. Zie ook de handreiking Digitale vernietiging.

Stel de overgebrachte informatie beschikbaar. De archiefbewaarplaats realiseert de toegang om het online raadplegen van (beperkt) openbare stukken mogelijk te maken. Een inleiding op het archief, met daarin de geschiedenis van de archiefvormer, geschiedenis van het archief, verantwoording van de inventarisatie en aanwijzingen voor de gebruiker, helpen de toegankelijkheid van het overgebrachte archief te vergroten. 

Maak de overbrenging bekend aan het publiek zoals archiefonderzoekers en (online) bezoekers aan de archiefbewaarplaats. De laatste stap in het overbrengingsproces is het communiceren over de overbrenging digitale overheidsinformatie naar de archiefbewaarplaats. De timing en de kanalen van de communicatie zijn idealiter afgestemd binnen de organisatie.