Wat is overbrenging zonder verplaatsing?
Overbrenging zonder fysieke verplaatsing naar een archiefdienst wordt binnen het Archiefbesluit 2026 (art. 5.1) benoemd als optie.. In dat geval is sprake van overbrenging, maar dan vooral in juridische zin. Het regime waar de documenten onder vallen gaat over van de Woo naar de Archiefwet. Deze constructie wordt alleen gebruikt door decentrale overheden en niet door de rijksoverheid. De reden hiervoor is dat bij decentrale overheden het betreffende verantwoordelijke overheidsorgaan blijft en bij de rijksoverheid het ministerie van OCW het verantwoordelijk overheidsorgaan wordt.
De documenten worden in het geval van een overbrenging zonder verplaatsing niet fysiek verplaatst van het verantwoordelijke overheidsorgaan naar de archiefdienst. De documenten blijven staan in het bronsysteem van het verantwoordelijke overheidsorgaan.
Formele overbrenging betekent in de zin van de wet ook dat de archiefdienst aan de lat staat voor de preservering en de toegankelijkheid van de documenten. Om die taken uit te voeren moet de archiefdienst wel toegang krijgen tot de documenten in een bronsysteem van het verantwoordelijk overheidsorgaan. Het is dus niet zo dat in deze constructie de overheidsorganisatie ook verantwoordelijk is voor het toegankelijk maken en preserveren van de documenten, zoals bij een ontheffing van overbrenging wel het geval is.
Wettelijke basis
Voor overbrenging zonder verplaatsing zijn de reguliere eisen voor overbrenging van toepassing zoals genoemd in Artikel 5.1 van het Archiefbesluit 2026. Dat betekent:
- Dat er tijdig overleg over de te overbrengen documenten plaatsvindt.
- Dat een verklaring van overbrenging opgesteld moet worden, met daarin
- een overzicht van de documenten die overgebracht moeten worden;
- indien van toepassing, de beperkingen op de openbaarheid en het daarbij behorende besluit.
Daarnaast zijn er ook aanvullende eisen wanneer er geen verplaatsing plaatsvindt bij overbrenging. Dat zijn de volgende:
- Er moet toestemming zijn van de desbetreffende archivaris. Deze toestemming wordt vastgelegd in de verklaring van overbrenging.
- Het verantwoordelijk overheidsorgaan moet in samenwerking met de archivaris maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de archivaris de wettelijke taken kan uitvoeren. Deze maatregelen worden vastgelegd in de verklaring van overbrenging.
Wanneer aan de reguliere en aanvullende eisen wordt voldaan is het mogelijk om overbrenging zonder verplaatsing toe te passen.
“Maatregelen om de archivaris in staat te stellen zijn of haar taken uit te voeren.”
Er moeten maatregelen worden getroffen zodat de archivaris zijn of haar taken kan uitvoeren. Hieronder staan een paar voorbeelden van een aantal soorten maatregelen. We kunnen daarbij geen specifieke invulling geven, aangezien een overbrenging zonder verplaatsing nog niet heeft plaatsgevonden.
- Maatregelen voor het verschaffen van toegang tot het bronsysteem waar de documenten worden bewaard.
- Maatregelen voor het laten uitvoeren van preserveringshandelingen op de documenten.
- Maatregelen voor het ontsluiten van de documenten. Denk bijvoorbeeld aan het ontsluiten van documenten op een website.
Het proces
Om overbrenging zonder verplaatsing in gang te zetten, is eerst een gesprek nodig met de archivaris. Voor de organisaties van de rijksoverheid is dit geen optie, zoals voorzien in de memorie van toelichting van de Archiefwet.