Wat is ontheffing van overbrenging?
In sommige gevallen is het nagenoeg onmogelijk om informatie over te brengen naar een archiefdienst zonder afbreuk te doen aan de informatie zelf of aan het uitvoeren van een wettelijke taak. En is sprake van een ‘omvangrijke en samenhangende gegevensverzameling’ die een overheidsorganisatie permanent nodig heeft om haar taken uit te kunnen oefenen. Voor dit soort situaties introduceert de Archiefwet 2026 in artikel 5.6 de mogelijkheid tot ontheffing van overbrenging. Kern van deze ontheffing is dat blijvend te bewaren informatie niet overgebracht wordt naar een archiefdienst. Deze informatie wordt in de oorspronkelijke organisatie en ICT-omgeving duurzaam toegankelijk gehouden en beschikbaar gesteld aan de samenleving.
De maatschappelijke functie van de overheidsorganisatie wordt daarmee enigszins vergelijkbaar met die van een archiefdienst. Dit betekent dat de overheidsorganisatie aan eisen moet voldoen op het gebied van duurzame toegankelijkheid en beschikbaarstelling, vergelijkbaar met de eisen die gesteld worden aan een archiefdienst. De overheidsorganisatie en het Nationaal Archief toetsen middels een procedure of er aan de eisen wordt voldaan. De rijksarchivaris besluit vervolgens of een machtiging tot ontheffing verleend wordt. De ontheffing wordt daarna periodiek geëvalueerd.
Wettelijke basis
Volgens Artikel 5.6 van de Archiefwet 2026 kan een verantwoordelijk overheidsorgaan worden ontheven van de verplichting om documenten naar een archiefdienst over te brengen. Dit is enkel mogelijk onder drie voorwaarden uit de wet:
- Het gaat om documenten die deel uitmaken van een omvangrijke en samenhangende verzameling.
- Overbrengen van de documenten zou ernstig afbreuk doen aan de integriteit van de verzameling, dan wel aan de uitvoering van de wettelijke taak van het betreffende overheidsorgaan.
- Het verantwoordelijke overheidsorgaan moet adequate voorzieningen getroffen hebben voor de blijvende bewaring. Ook moet beschikbaarstelling op een gelijkwaardig niveau geborgd zijn zoals het geval is bij overgebrachte documenten naar een archiefdienst.
Deze drie voorwaarden worden getoetst door de rijksarchivaris, nadat hierover afspraken zijn gemaakt met de verantwoordelijke overheidsorganisatie. De rijksarchivaris is gemachtigd om de ontheffing te verlenen of te weigeren. Een verleende ontheffing kan bij een periodieke controle worden ingetrokken.
Gegevensverzameling
Een ‘omvangrijke en samenhangende gegevensverzameling’ is een verzameling gegevens die niet los van elkaar begrepen kunnen worden. En (voor een deel) volgens de overbrengingstermijn van de Archiefwet 2026 al wel overgebracht moeten worden. Bijvoorbeeld grote of landelijke registers die bij overbrenging opgesplitst zouden worden. De gegevensverzameling waarvoor ontheffing wordt aangevraagd, moet duurzaam toegankelijk worden beheerd voor een onbepaalde tijd en moet toegankelijk zijn voor degenen die daar recht op hebben. Daarbij wordt uiteraard wel rekening gehouden met openbaarheidsbeperkingen om onder andere privacy van personen te waarborgen.
Voorbeeld
Het Kadaster registreert, beheert en levert gegevens over onder meer woningen, schepen, luchtvaartuigen en percelen. De Basisregistratie Kadaster bestaat uit gegevens die langdurig relevant zijn voor het uitvoeren voor deze taak. Overbrenging naar een archiefdienst zou een opsplitsing van het kadestraal register betekenen, waardoor het bedrijfsproces van het Kadaster onuitvoerbaar wordt. Dit is een goed voorbeeld van een omvangrijke en samenhangende gegevensverzameling, die in aanmerking kan komen voor een ontheffing. Het Kadaster moet voldoende maatregelen nemen om de gegevensverzameling op een duurzaam toegankelijke manier te beheren en beschikbaar te stellen aan degenen die hier recht op hebben. Onder die voorwaarden kan een ontheffing worden verleend voor de Basisregistratie Kadaster.
Juridische regime na ontheffing
Bij ontheffing van overbrenging blijft het al geldende openbaarheidsregime van de Wet open overheid (Woo) van kracht. Dat is anders dan bij een overbrenging: dan geldt het openbaarheidsregime van de Archiefwet 2026. Dat betekent niet dat de gegevensverzameling die een ontheffing heeft gekregen per definitie minder openbaar is. Het Nationaal Archief neemt op de eigen website een verwijzing op naar de gegevensverzameling waarvoor een ontheffing geldt. Wanneer sprake is van ontheffing voor decentrale overheden kunnen andere archiefdiensten dit ook doen. De organisatie die de ontheffing heeft aangevraagd moet zelf een besluit nemen over wat actief openbaar gemaakt wordt en wat niet. Deze keuze moet onderbouwd zijn in beleid en inzichtelijk zijn voor de burger.
Het proces
Een overheidsorganisatie kan een ontheffing van overbrenging aanvragen bij de rijksarchivaris. Na een intakegesprek wordt beoordeeld of een organisatie inderdaad ontvankelijk is. Daarna volgt nog een procedure, waarin het Nationaal Archief toetst of de overheidsorganisatie in kwestie voldoet aan de wettelijke eisen. Na de toets kan een formele aanvraag tot ontheffing worden ingediend. Ga naar Ontheffing overbrengingsverplichting voor meer informatie.