Bewaren wordt gerealiseerd door negen DUTO-functies die hieronder nader worden toegelicht, in de context van dit DUTO-proces. De volgorde die hierbij wordt aangehouden, is niet dwingend.
Door metagegevens kan een informatieobject in het DUTO-proces bewaren worden beheerd. De metagegevens over de checksum maken bijvoorbeeld duidelijk of de informatie betrouwbaar is. En de metagegevens over de representatievorm, zoals het bestandsformaat, kun je gebruiken om te bepalen of conversie nodig is omdat deze dreigt te verouderen.
Door toegangsbeheer kunnen belanghebbenden toegang krijgen tot informatieobjecten en de juiste permissies krijgen voor het gebruik of beheer van informatieobjecten. Het voorkomt bijvoorbeeld onbedoelde wijzigingen door geen schrijfrechten toe te kennen aan gebruikers die buiten het raadplegen van informatieobjecten geen belang hebben.
Met het opnemen van een informatieobject (dat kan via de DUTO-processen registreren of migreren) wordt deze toegevoegd aan een beheerde omgeving.
Door informatieobjecten op volledigheid en juistheid te controleren, kun je vaststellen of deze informatie betrouwbaar zijn. Je kunt bijvoorbeeld de integriteit van een bestand controleren via checksums. Of logbestanden checken op ongewenste mutaties.
Door informatieobjecten op tijd om te zetten naar een andere vorm wanneer een formaat technisch dreigt te verouderen, blijven deze leesbaar en toekomstbestendig. Ook het scannen van fysieke documenten is een vorm van conversie. Bij conversie kan er ook sprake zijn van vervanging. De handreiking vervanging archiefbescheiden geeft daarbij houvast.
Bij bevriezen neem je maatregelen die de vorm en inhoud van (aggregaties van) informatieobjecten onveranderbaar maken. Bijvoorbeeld door de schrijfrechten van behandelaars na afhandeling van een dossier in te trekken. Hiermee voorkom je onbevoegde of onbedoelde wijzigingen. Je kunt ook converteren van bestanden converteren naar een vorm die minder gevoelig is voor onbedoelde wijzigingen. Door bevriezing blijft informatie betrouwbaar.
Opslag is een functie voor het toewijzen van een locatie aan informatieobjecten. Zodat deze daar gevonden kunnen worden. De opslaglocatie richt je zo in dat passend beheer van informatieobjecten kan plaatsvinden en de toegankelijkheid is gewaarborgd voor belanghebbenden gedurende de bewaartermijn.
Functie voor het zoeken en vinden van informatieobjecten, met een index, thesaurus. Of een ander hulpmiddel dat informatieobjecten vindbaar maakt. De informatie die bewaard wordt, kan alleen van waarde zijn als deze vindbaar is voor gebruikers. En als een zoekactie leidt tot een betrouwbaar resultaat.
De functie verantwoording maakt het mogelijk om verantwoording af te leggen over het beheer en gebruik van informatieobjecten. Bijvoorbeeld door te rapporteren over controles op activiteiten die van invloed zijn op de betrouwbaarheid van informatieobjecten (zie ook: Validatie). Verantwoording stelt een overheidsorganisatie in staat om aan te tonen dat er geen ongeoorloofde of ongewenste handelingen hebben plaatsgevonden.