Om de DUTO-functies in te richten die het DUTO-proces vernietigen ondersteunen, is het nodig om onderstaande modeleisen te implementeren.
Houd daarbij rekening met de prioritering op basis van de MoSCoW-methodiek (Must have, Should have, Could have, Won’t have) die is toegekend in de kolom “MoSCoW”. Deze weging is bedoeld ter referentie. Zie de gebruiksaanwijzing bij het ontwerpstelsel over de MoSCoW-prioritering. De modeleisen kunnen gelden voor een specifieke vakapplicatie, of voor een generieke DUTO-applicatie die DUTO-functionaliteit levert. Of voor een voorziening waarmee een aanbieder DUTO-processen uitvoert. Dat is afhankelijk van het gekozen implementatiepatroon.
| ID | Eis | Functie | MoSCoW | Bronvermelding |
|---|---|---|---|---|
| V01 | Het moet mogelijk zijn om voldoende metagegevens toe te kennen om het moment van vernietiging te kunnen berekenen. | Metagegevens-beheer | M | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.1 |
| V02 | Het moet mogelijk zijn om de bewaartermijn op verschillende aggregatie-niveaus vast te leggen (bijv. dossier, document). | Metagegevens-beheer | M | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.1 |
| V03 | Het moet op elk aggregatieniveau mogelijk zijn om de bewaartermijn aan te passen. | Metagegevens-beheer | M | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.1 |
| V04 | Het moet mogelijk zijn om afwijkingen van een bewaartermijn te documenteren en toe te lichten. | Metagegevens-beheer | M | Handreiking Digitaal vernietigen |
| V05 | Het moet mogelijk zijn om vernietiging alleen door bevoegde personen uit te laten voeren. | Verantwoor-ding | M | NEN-ISO 16175-1:2020, R.4.2.2 |
| V06 | Het moet mogelijk zijn om vernietigingslijsten beschikbaar te maken in een open bestandsformaat, conform de Norm Voorkeursformaten of een organisatiespecifieke standaard. | Verantwoor-ding | M | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.2.1 |
| V07 | Het moet mogelijk zijn om een rapport te genereren waaruit blijkt dat de in de vernietigingslijst vermelde informatieobjecten daadwerkelijk zijn vernietigd. | Verantwoor-ding | M | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.5; Archiefbesluit art. 8 |
| V08 | Het moet mogelijk zijn om informatieobjecten en hieraan verbonden metagegevens te vernietigen. | Vernietiging | M | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.6; NEN-ISO 15489-1:2016, 9.9; BIO 8.3.2.3 |
| V09 | Het moet mogelijk zijn om informatieobjecten in één keer in alle aangesloten bronnen te vernietigen, voor zover hier bevoegdheid toe is. | Vernietiging | M | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.6 |
| V10 | Het moet mogelijk zijn om een overzicht te creëren van informatieobjecten die voor vernietiging in aanmerking komen. | Zoeken | M | Handreiking Digitaal vernietigen |
| V11 | Het behoort mogelijk te zijn om bewaartermijnen in bulk aan te passen. En in te stellen of dit met terugwerkende kracht moet of vanaf een bepaalde datum. Ook kan de reden van aanpassing worden vastgelegd. | Metagegevens-beheer | S | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.1 |
| V12 | Het behoort mogelijk te zijn om één of meerdere (gemandateerde) collega’s toegang te geven tot (delen van) de vernietigingslijst. Zodat ze die kunnen beoordelen. | Toegangs-beheer | S | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.8 |
| V13 | Het behoort mogelijk te zijn om één of meerdere (gemandateerde) collega’s toegang te geven tot (delen van) de vernietigingslijst. Zodat ze die kunnen beoordelen. | Verantwoor-ding | S | NEN-ISO 15489-1:2016, 9.9 |
| V14 | Het behoort mogelijk te zijn om vernietigingslijsten te genereren op basis van beschikbare metagegevensvelden. | Verantwoor-ding | S | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.2 |
| V15 | Het behoort mogelijk te zijn om van vernietigingslijsten een geanonimiseerde en een niet-geanonimiseerde versie te maken. | Verantwoor-ding | S | Handreiking Digitaal vernietigen |
| V16 | Het behoort mogelijk te zijn om de uitvoering van het vernietigingsproces te automatiseren (waar wenselijk en juridisch toegestaan). | Vernietiging | S | Handreiking Digitaal vernietigen NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.1 |
| V17 | Het behoort mogelijk te zijn om in bulk te vernietigen. | Vernietiging | S | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.6 |
| V18 | Het is mogelijk om in een overzicht van voor vernietiging in aanmerking komende informatieobjecten verwijzingen op te nemen naar de vermelde informatieobjecten. | Validatie | C | NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.5; NEN-ISO 16175-1:2020, R.4.1.5 |
| V19 | Het is mogelijk om een vernietigingsactie (tijdelijk) stop te zetten. | Vernietiging | C | Handreiking Digitaal vernietigen NEN-ISO 16175-1:2020, R.2.1.4; |