Vernietigen wordt gerealiseerd door zes DUTO-functies die hieronder nader worden toegelicht, in de context van dit DUTO-proces. De volgorde die hierbij wordt aangehouden, is niet dwingend.
Metagegevens die relevant zijn voor het vernietigingsproces, zijn bijvoorbeeld de einddatum van een contract, de bewaartermijn en de bijbehorende informatiecategorie uit de selectielijst. Met deze gegevens kun je het moment van vernietigen berekenen en een vernietigingslijst opstellen. Denk bij metagegevens ook aan inhoudelijke feiten die invloed hebben op de bewaartermijn. Zoals het resultaat van een vergunningsaanvraag. De vernietiging zelf is, als onderdeel van de verantwoording, ook met metagegevens vast te leggen.
De gebruikers die binnen de organisatie verantwoordelijk zijn voor het vernietigen van informatieobjecten, moeten de daarvoor benodigde rechten hebben. Andersom moeten diegenen die binnen het vernietigingsproces geen verantwoordelijkheden hebben, ook geen toegang hebben tot dat proces. Bevoegdheden moeten op organisatorisch niveau (in een autorisatiematrix) en binnen applicaties (op basis van permissies) goed geregeld zijn.
Het is nodig om de informatieobjecten die vernietigd gaan worden, goed te controleren. Zo kun je bepalen of er uitzonderingscriteria gelden en (waar nodig) vernietiging opschorten of uitstellen. Zo voorkom je dat informatieobjecten die bijvoorbeeld onder een hotspot vallen, ten onrechte vernietigd worden.
Je kunt het vernietigingsproces achteraf reconstrueren. Dit kan door vast te leggen op welke manier vernietiging uitgevoerd is. En welke informatieobjecten door wie en wanneer zijn vernietigd. Dit gebeurt op basis van geaccordeerde vernietigingslijsten en een verklaring van vernietiging. Zo kan verantwoording afgelegd worden over het vernietigingsproces.
De juiste informatieobjecten worden onherstelbaar vernietigd – een onomkeerbaar proces. Dit kan bijvoorbeeld door informatiedragers eenmalig of meervoudig te overschrijven, of door fysieke dragers te vernietigen. Hierbij houd je ook rekening met eventueel bestaande back-ups van deze informatieobjecten. Of kopieën van die informatieobjecten die geen zelfstandig bestaansrecht hebben. Het kan nodig zijn om enkele metagegevens te behouden, bijvoorbeeld de metagegevens die het moment van vernietiging vastleggen.
Het proces van vernietiging hangt samen met de vindbaarheid van informatieobjecten die voor vernietiging in aanmerking komen. De resultaten van een zoekslag kun je plaatsen in een overzicht (concept-vernietigingslijst). Deze lijst kun je op andere plekken in het proces inzetten. Bijvoorbeeld bij validatie.