Achtergrond bij praktijkvoorbeeld
Eind 2022 is een test uitgevoerd voor het overbrengen van digitaal archief van Gemeente Velsen naar het Noord-Hollands Archief (NHA). Het betreft de overdracht van informatieobjecten die betrekking heeft op bestemmingsplannen. Bij Velsen werden die onder meer opgeslagen op de #fileshares en in gecomprimeerde vorm binnen het DMS. Omdat de gemeente verplicht is om de brondocumenten te archiveren, de gebruikte archiveringsmethoden niet duurzaam zijn en de organisatie niet beschikt over een informatiesysteem waarbinnen dergelijke informatieobjecten kunnen worden vastgelegd, is gekozen voor het vervroegd overbrengen van deze serie.
Het Noord-Hollands Archief stimuleert organisaties om archief vervroegd over te brengen, omdat het gemotiveerd is om het e-Depot in gebruik te nemen.
De gemeente Velsen bewaart deze specifieke informatieobjecten op de fileshares en in gecomprimeerde vorm in het DMS. De organisatie heeft namelijk geen ander geschikt systeem waarbinnen de bestemmingsplannen duurzaam kunnen worden gearchiveerd. Ook had de gemeente niet veel praktijkervaring met metagegevens mapping zoals MDTO of TMLO. Om deze redenen vroeg de gemeente eerst advies aan het Noord-Hollands Archief over het overbrengingstraject.
In de overdracht heeft Gemeente Velsen het stappenplan gevolgd dat is uitgestippeld door het Noord-Hollands Archief. In het stappenplan worden de volgende stappen doorlopen:
- Inventariseren welke archiefblokken in aanmerking komen voor overbrenging en welke blokken het meest geschikt zijn met betrekking tot de aansluiting op reeds overgebrachte blokken, publicatiemogelijkheden enzovoort.
- Intakegesprek tussen Gemeente Velsen en NHA.
- Bewerking in het bronsysteem van Gemeente Velsen.
- Ontwerpen van toegang en export.
- Maken van de export.
- Proefopname en controle.
- Inrichten van toegang.
- Formele overbrenging.
- Beschikbaarstelling aan publiek.
- Verwijderen van kopieën in het bronsysteem.
- Communicatie en projectafsluiting.
- Gemeente Velsen en het NHA adviseren beide om het overbrengen van digitaal archief als een project te benaderen, waarin alle stakeholders vanaf het begin benoemd en betrokken moeten zijn. Een overheidsorganisatie is, bij het bewaren en overbrengen van digitaal archief, afhankelijk van zijn softwareleverancier(s). Houd het contact met de leverancier dus goed en warm.
De gemeente Velsen heeft in het overbrengingsproces soms lang moeten wachten op acties van de leverancier, waardoor behoorlijk wat tijd verloren is gegaan die gebruikt had kunnen worden voor vervolgacties.
- Daarnaast moeten betrokkenen voldoende tijd besteden om ‘elkaars wereld’ te ontdekken en begrijpen. De betrokkenen vanuit de archiefbewaarplaats moeten bijvoorbeeld bepaalde technische termen en algemene kennis over het e-depot uitleggen aan de betrokkenen vanuit de gemeente. Vice versa, zal bepaald gemeentelijk jargon toegelicht moeten worden. Zorg dat je elkaars taal spreekt, dat voorkomt misverstanden.
- Gemeente Velsen had voor de overdracht niet veel praktijkervaring met metadata mapping; wat betekent dat de bestemmingsplannen deels waren voorzien van de juiste metadata. In het overbrengingstraject heeft de gemeente hulp gekregen van het NHA bij het aanvullen van de verplichte metadata voor overbrenging. In het vervolg moet het toevoegen van metadata zoveel mogelijk aan de voorkant van het proces gebeuren. Hierbij kan gedacht worden aan “archiveren by design”.