Achtergrond bij praktijkvoorbeeld
Erfgoed Leiden en Omstreken heeft in de afgelopen jaren een tweetal testopnames met #videotulen uitgevoerd. In 2021 heeft Erfgoed Leiden en Omstreken zijn eerste videotulen testopname uitgevoerd in samenwerking met Gemeente Katwijk. Voor deze testopname is een TMLO-metagegevensschema gebruikt. Een jaar later volgde de volgende testopname in samenwerking met Gemeente Leiden, waarbij gebruik is gemaakt van een MDTO-metagegevensschema. Voor beide testopnames zijn audiovisuele opnamen van raadsvergaderingen overgebracht naar het e-Depot.
Bij het overbrengen van videotulen was het ingewikkeld om metagegevens over sprekers, onderwerpen en spreektijden in de opnames te verwerken. Deze metagegevens zijn namelijk geen onderdeel van een metagegevensmodel zoals TMLO of MDTO. Er moest een apart metagegevensschema worden opgesteld, omdat het zonder deze aanvullende metagegevens moeilijk te bepalen was waarover gesproken werd, door wie en op welk moment er gesproken werd.
Voor de leveranciers is het lastig om een juiste export te maken die voldoet aan de sidecarstructuur, MDTO-metagegevens en aanvullende sprekers metagegevens. De applicaties zijn hier niet standaard voor ingericht.
Voor aanvang van de testoverbrenging waren de aanlevervoorwaarden en het te volgen overbrengingsproces al beschikbaar. Voor de aanvullende metagegevens is een additioneel metagegevensschema opgesteld. De leverancier is gevraagd om een export te leveren waarin de MDTO-metagegevens en dit aanvullende schema samenkomen.
De volgende stappen zijn doorlopen in de overbrenging van videotulen naar het e-Depot:
- Voorbereiding/Intake
- Metagegevens mapping
- Controle van een testset
- Opname als geheel
- Beschikbaar stellen van informatie
- Formele afronding
- Beheer en duurzame preservering
Het additionele metagegevensschema fungeert als een tijdelijke oplossing in afwachting van de landelijke standaard. Waar onder andere Regionaal Archief Tilburg, Regionaal Archief Rivierenland en Regionaal Archief Zutphen aan werken. Het doel van deze standaard is het creëren van uniformiteit om context gegevens van raadsinformatie uit videotulen op een gestandaardiseerde wijze over te kunnen brengen naar een e-Depot.
- Veel leveranciers hebben moeite om voor overbrenging bruikbare exports te leveren. De systemen zijn niet aangepast op standaard metagegevensschema’s op basis van TMLO of MDTO. Het is raadzaam om leveranciers vroeg te betrekken en te informeren over de eisen van het overbrengen van digitale informatie.
- Bij de aanschaf van archiefsystemen dient er expliciet contractueel vastgelegd te worden wat de eisen met betrekking tot een export uit het systeem zijn. Het is aan te bevelen om deze waar mogelijk te toetsen tijdens de aanbesteding.
- De sprekersgerelateerde metagegevens, zoals persoon, onderwerp en tijd, passen niet in het MDTO. Voor deze metagegevens is een extra metagegevensschema nodig. Om een landelijke standaard te ontwikkelen is een werkgroep samengesteld. De ontwikkelingen hiervan zijn te vinden op Kennisnetwerk Informatie en Archief (KIA).