Achtergrond bij praktijkvoorbeeld
Het West-Brabants Archief beheert collecties en archieven van de negen aangesloten gemeenten. Een aantal fysieke collecties #(bouwvergunningen) wordt overgebracht naar het West-Brabants Archief. Om de dienstverlening te verbeteren is ervoor gekozen om de bouwdossiers eerst te digitaliseren en meteen over te brengen naar het e-Depot.
Bouwtekeningen worden vaak en veel opgevraagd. Door deze digitaal aan te bieden bespaart dit tijd en geld voor de gebruikers en archiefbewaarplaats. De gebruiker kan zo vanuit huis de bouwdossiers via de website raadplegen.
Bij het opvragen van bouwtekeningen wordt meestal gezocht op adres in plaats van op het vergunningsnummer. Een bouwtekening van bijvoorbeeld een appartementencomplex omvat meerdere adressen. Aanvankelijk konden meerdere adressen niet meteen worden toegevoegd aan de metagegevens. Zonder die metagegevens is de juiste woning niet te vinden. Daar is een oplossing voor gevonden.
De grootste uitdaging bij het digitaliseren van de bouwdossiers was dat nog geen rekening werd gehouden met het gewenste metadataschema voor de overbrenging door de leverancier. In dit geval betrof het TMLO en moest dit achteraf opgelost worden.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Auteurswet verhinderen het om de gedigitaliseerde dossiers in zijn geheel online te publiceren. Voor de dossiers die hierdoor niet online raadpleegbaar waren, moesten andere faciliteiten komen.
Tijdens het proces van digitaliseren tot en met overbrenging heeft het West-Brabants Archief op hoofdlijnen de volgende stappen doorlopen:
- Digitaliseringsproces fysiek archief.
- Metagegevens mapping met gemeente, digitaliseringsbedrijf en archiefdienst.
- Maken export door de digitaliseringsbedrijf
- Pre-ingestproces door e-Depot-team Archiefdienst:
- Gebruik RM-tool voor de controle van de export (bestanden en de metadata) op onder andere aantallen en volume, bestandsformaten, corrupte bestanden en versleutelde bestanden.
- Verbeteren metagegevens ten behoeve van de adressen.
- Gebruik RM-tool voor het bouwen van een Submission Information Package (SIP) in een ToPX side-carstructuur. Dit is het geheel van archiefbestanden en bijhorende metagegevens dat door een overheidsorganisatie wordt aangeleverd om te worden opgenomen in een e-Depot.
- Ingestproces in het e-Depot.
- Beschikbaarstelling via de website – aanvraagproces bij Bouwdossiers (AVG).
- Communicatie – studiezaal – gebruik/beheersaccounts inrichten Gemeenten.
- Ga zo snel mogelijk met alle betrokken partijen om de tafel. De digitalisering van de bouwdossiers werd in eerste instantie separaat uitgevoerd en hierbij werd nog geen rekening gehouden met de digitale overbrenging die daarop zou volgen. Hierdoor moest er in de voorbereiding van de overbrenging veel gecommuniceerd en opgelost worden om tot een goede en bruikbare export te komen.
- Zorg voor voldoende kennis bij alle betrokken partijen. Digitaal overbrengen vraagt sturing en kennis over de benodigde activiteiten van zowel de archiefbewaarplaats als de overheidsinstelling. Als de projectleiding aan de kant van de overheidsorganisatie over te weinig inhoudelijke kennis beschikt, bemoeilijkt dit onder andere de aansturing van de leverancier. Ook vertraagt het proces van overbrengen, omdat de archiefbewaarplaats in dit geval meer moet adviseren en sturen.
- Overleg tijdens het proces regelmatig met alle betrokken partijen om kennis te delen en sneller te schakelen.