Achtergrond bij praktijkvoorbeeld
In 2020 en 2021 hebben Provincie Fryslân en Tresoar een pilot uitgevoerd met het overdragen van een digitaal archief uit het #DMS van de provincie naar het e-Depot van Tresoar. Voor de pilot is een verzameling gebruikt van de vergaderdossiers van het College van Gedeputeerde Staten van de Provincie Fryslân uit de periode van 2006 tot 2017. De Provincie bewaart deze dossiers in een DMS (DocBase). De focus lag met name op houdbaarheid van het digitale archief. De bruikbaarheid en zichtbaarheid zijn niet meegenomen in de pilot.
In eerste instantie is de pilot in 2017 begonnen, maar vanwege onvoldoende overleg en onduidelijkheden is het destijds vastgelopen op de politieke en bestuurlijke laag. In 2019 is de pilot opnieuw opgestart; ditmaal met een goede opdrachtomschrijving, getekend door beide partijen. De eerste uitdaging was het omgaan met privacygevoelige informatie. Het was van belang dat de Chief Information Security Officer (CISO) vanaf het begin aangehaakt was om zijn oordeel hierover te vormen.
In 2020 was de pilot in volle gang. De grootste uitdaging lag in het maken van een export. Het kostte veel tijd om het op technisch vlak goed in te richten; met name omdat er specifieke expertise voor nodig was. Er moest worden samengewerkt met de leverancier van de provincie. Tijdens de pilot is het de leverancier niet altijd gelukt om informatie in de gevraagde structuur te leveren, zoals een export van de metadata in ToPX-XML formaat. Dit heeft invloed gehad op de doorlooptijd en beheersing van het project.
De pilot was projectmatig ingericht en opgedeeld in drie fases. In de voorbereidingsfase is de planning opgesteld en is het projectteam samengesteld. De kick-off stond in het teken van kennismaken en kennisdeling tussen de teamleden. Vervolgens is de opname uitgevoerd aan de hand van een beproefde methodiek die al meerdere malen tot succes heeft geleid. Eind 2020 zijn in de afrondingsfase van het project de bevindingen en de behaalde resultaten besproken in een evaluatiebijeenkomst; waaruit een evaluatierapport is opgesteld.
Voor een succesvolle opname in het e-Depot zijn de volgende stappen uitgevoerd:
- Intake
- TMLO-mapping
- Raadpleegsessie met interne gebruikers van vergaderdossiers
- Voorbereiden export
- Export en controle
- Opname (ingest) en controle
- Akte van overbrenging*
- Verwijderen kopieën in (bron-)systemen*
- Publiceren en controle*
- Communiceren en afsluiten*
* Deze activiteiten zijn onderdeel van het overbrengingsproces, maar zijn tijdens de pilotopname niet uitgevoerd.
- Begin met een duidelijke opdrachtformulering, met daarbij een akkoord van degene die het mandaat hebben. Zo kan er worden voorkomen dat het project vastloopt op de politieke en bestuurlijke laag. Ook zorgt het ervoor dat mensen zich betrokken voelen en enthousiast van start gaan.
- Spreek eerst de verwachtingen naar elkaar uit, voordat het inhoudelijke gedeelte wordt besproken. Er moet bijvoorbeeld duidelijk zijn wat er van de verschillende rollen verwacht wordt en waar ieders verantwoordelijkheid begint en eindigt.
- Vraag bij het maken van een export goed door bij de leverancier. En bepaal of de leverancier begrijpt wat er wordt gevraagd en geleverd moet worden. Hiermee wordt voorkomen dat de export niet voldoet aan de vereisten voor de overdracht.
- Het is belangrijk dat de overheidsorganisatie het archief en de systemen waarin informatie is opgeslagen goed heeft ingericht, zodat deze later gereed is om over te brengen. De archiefbewaarplaats heeft hierin voornamelijk een adviserende verantwoordelijkheid.
- Betrek alle partijen zo vroeg mogelijk bij overbrengen van digitaal archief. Neem de tijd om elkaars doel en motivatie te begrijpen. Kijk gezamenlijk naar onderwerpen als metagegevens en openbaarheid om voor alle partijen tot een werkbare en acceptabele oplossing te komen.