De overheid verzamelt, creëert en (her)gebruikt informatie primair om effectief en efficiënt de producten en diensten te kunnen leveren die nodig zijn. Denk hierbij niet alleen aan het laag houden van kosten, maar ook aan maatschappelijke waarde door betere producten en snellere diensten te leveren. Levering is effectief doordat het gebruik van de juiste informatie leidt tot een hogere kwaliteit van deze producten en diensten. Levering is efficiënt doordat de informatie waarmee wordt gewerkt, eenvoudig beschikbaar en bruikbaar is.
De overheid verzamelt bijvoorbeeld informatie door:
- Via een webformulier een aanvrager gegevens te laten invullen die de overheid nodig heeft om de aanvraag te behandelen;
- Sensoren in de openbare ruimte metingen te laten verrichten;
- Advies in te winnen bij ketenpartners om tot een weloverwogen besluit te komen.
De overheid (her)gebruikt bijvoorbeeld informatie door:
- Het delen van informatie met ketenpartners ten behoeve van besluitvorming, bijvoorbeeld bij het inwinnen van externe adviezen tijdens het verlenen van een omgevingsvergunning;
- Informatie uit een bestaand dossier te hergebruiken voor een nieuw dossier, bijvoorbeeld wanneer een oude bouwtekening wordt geraadpleegd ten behoeve van een nieuwe verbouwing;
- Een algoritme naar patronen in bestaande gegevens laten zoeken, waardoor problemen eerder worden gedetecteerd en preventie kan worden toegepast. Denk bijvoorbeeld aan het gebruiken van sensordata om de instelling van stoplichten te optimaliseren.
Een organisatie wil inzicht hebben in de risico’s die ze loopt ten aanzien van het informatiebeheer. En welke kansen er zijn om informatie optimaal te benutten. Zodat hiervoor maatregelen kunnen worden opgesteld en de organisatie ‘in control’ is. Risico’s die een organisatie op dit vlak kan lopen, zijn bijvoorbeeld gerelateerd aan datalekken of persoonsverwisselingen. Of het nemen van verkeerde besluiten op basis van onvolledige of onjuiste informatie. Andersom biedt goed informatiebeheer kansen om op basis van data-analyse sneller en doelgerichter te reageren op ontwikkelingen. En om daarop in te spelen door nieuwe producten en diensten aan te bieden.
Hiervoor is inzicht nodig in de risico’s die zich op organisatieniveau voordoen wanneer de duurzame toegankelijkheid niet op orde is. Zodat risicobeperkende maatregelen kunnen worden getroffen. Dit kan alleen als bekend is over welke informatie een organisatie beschikt, waar deze zich bevindt en op welke processen deze betrekking heeft.
Overheden werken met elkaar samen in ketens om op die manier de burger beter van dienst te kunnen zijn. Een belangrijke basis voor de samenwerking in deze ketens is duurzaam toegankelijke overheidsinformatie. Het komt de dienstverlening ten goede als organisaties dezelfde (bron)informatie gebruiken en hergebruiken. Hierdoor kan een overheidsorganisatie samen met haar ketenpartners betere en eenduidige producten en diensten leveren. Overheidsorganisaties kunnen ook informatie samenbrengen en toegankelijk maken op één plek, zodat afnemers niet langs meerdere loketten moeten. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld het Omgevingsloket.
De doelstellingen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie geven richting aan het bewust en efficiënt bewaren van overheidsinformatie. Het is belangrijk dat dit ook op een klimaatvriendelijke manier gebeurt. Dat leidt tot minder opslag, minder energieverbruik en minder fossiele grondstoffen. Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie draagt bij aan internationale klimaat- en milieudoelstellingen waaronder GreenIT en de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Verantwoord gebruik van grondstoffen leidt tot kostenbesparingen en bevordert daarnaast ook de circulaire economie.
Concreet valt daarbij te denken aan maatregelen voor het ontdubbelen van gegevens. Een ander voorbeeld is de keuze voor een opslagvorm waarbij het energieverbruik aansluit op de frequentie van raadpleging en voor apparatuur die voldoet aan duurzaamheidscriteria. Ook tijdige vernietiging draagt bij aan het verminderen van klimaatlast.