Bij de dienstverlening door de overheid kunnen besluiten worden genomen die rechtstreeks raken aan de rechtspositie van burgers, bedrijven en de overheid zelf. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toekennen van een vergunning of het opleggen van een boete. Door het beschikbaar stellen van informatie over de manier waarop de overheid besluiten neemt, inclusief de onderliggende wet- en regelgeving, wordt rechtszekerheid geboden aan burgers en bedrijven. Voor burgers geldt rechtszekerheid ook als het gaat om de controleerbaarheid van het juist handelen door bedrijven. Verder draagt toegang tot betrouwbare overheidsinformatie bij aan een correcte rechtsgang, ook bij onderlinge geschillen tussen burgers waarbij de overheid zelf geen partij is. Denk bijvoorbeeld aan het vaststellen van een erfafscheiding op basis van informatie van het Kadaster. Tot slot is de rechtszekerheid van burgers erbij gebaat als informatie over hen tijdig wordt vernietigd óf zelfs überhaupt nooit wordt gecreëerd en vastgelegd.
De overheid heeft een bepaald mandaat en binnen dat mandaat is publiek geld beschikbaar om haar taken mee uit te voeren. Om te kunnen bepalen of de overheid binnen haar mandaat heeft gehandeld en het publieke geld doelmatig heeft besteed, moeten belanghebbenden als burgers, bedrijven, journalisten en volksvertegenwoordigers kunnen beschikken over relevante en duurzaam toegankelijke informatie. Zodat ze het handelen van de overheid kunnen reconstrueren en tegen het licht kunnen houden.
De overheid legt ook zelf verantwoording af met behulp van intern onderzoek, toezicht, audits en inspectie. Ook hierbij is duurzame toegankelijkheid cruciaal. Het stelt de overheid in staat om transparant te zijn over haar eigen handelen. Denk hierbij aan het actief openbaar maken van overheidsformatie in het kader van de Wet open overheid (Woo). Het vertrouwen in de overheid is uiteindelijk gebaat bij de wisselwerking tussen de overheid die verantwoording aflegt en belanghebbenden die de overheid controleren.
Een actueel vraagstuk betreft de verantwoordelijkheid van overheidsorganisaties in de omgang met kunstmatige intelligentie en algoritmes. De kenmerken van duurzaam toegankelijke overheidsinformatie geven een normenkader voor het beheren van algoritmes en de inzet van kunstmatige intelligentie. Zodat je als overheidsorganisatie aan belanghebbenden kunt uitleggen waarom en hoe kunstmatige intelligentie en algoritmes gebruikt zijn in de uitvoering van overheidstaken.
Andere voorbeelden van vragen die door belanghebbenden kunnen worden gesteld aan overheidsorganisaties:
- Heeft de overheid binnen haar bevoegdheid gehandeld?
- Welke procedure is bij het maken van dit beleid of het nemen van dit besluit gevolgd?
- Welke ethische afwegingen zijn er gemaakt?
- Is er een probleemanalyse uitgevoerd?
- Op welke informatie zijn getrokken conclusies gebaseerd?
- Zijn er experts geraadpleegd? Wat was hun advies? Wat is daarmee gedaan?
- Zijn er zienswijzen op een plan ingediend? Wat is daarmee gedaan, of niet? En waarom?
- Waren er alternatieve scenario’s? Zo ja, waarom is dan voor een bepaald scenario gekozen?
- Hoe wordt de privacy van betrokken burgers beschermd?
- Mocht de overheid een dergelijk besluit wel nemen?
- Hoeveel geld gaat het nieuwe beleid kosten, of opleveren?
Duurzaam toegankelijke informatie is nodig om dit soort vragen te beantwoorden. Het draagt bij aan oordeelsvorming over het zorgvuldig handelen van de overheid. En als dat laatste volgens belanghebbenden niet of onvoldoende het geval is, kan het een basis vormen om in bezwaar of beroep te gaan, (Kamer)vragen te stellen of om een klacht in de dienen.
Duurzame toegankelijkheid van informatie is een verplichting vanuit de Wet open overheid (Woo) en in de nieuwe Archiefwet zal ‘duurzame toegankelijkheid’ het concept van ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ vervangen. Daarnaast helpt het duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie bij het voldoen aan de eisen omtrent informatiebeheer die in andere wet- en regelgeving gesteld worden. Dit betreft zowel bepalingen in wet- en regelgeving die specifiek gericht is op het beheren van informatie (zoals de Archiefwet, de AVG en de Woo) als bepalingen in sectorale wet- en regelgeving (zoals de Omgevingswet of de Wet politiegegevens).
Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie betekent dat overheidsinformatie toegankelijk is voor iedereen die daar op basis van vastgesteld beleid of op grond van wet- en regelgeving recht op heeft. Daardoor is duurzame toegankelijkheid een belangrijke basis om uitvoering te geven aan de Woo, de Europese Data Act en de Data Governance Act.
Tegelijkertijd zijn er vanuit privacywet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) restricties voor het verwerken van persoonsgegevens. Daarmee wordt bedoeld dat informatie niet te kort, maar ook niet te lang bewaard blijft. Met andere woorden: bewaartermijnen uit het selectiebesluit worden toegepast en waar nodig wordt er tijdig vernietigd. Privacybescherming is er ook bij gebaat als bij de inrichting van de informatiehuishouding maatregelen genomen worden waardoor informatie eenvoudig in geanonimiseerde vorm kan worden gedeeld en gepubliceerd.
Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie leidt er onder andere toe dat de betrouwbaarheid van informatie gecontroleerd kan worden. Dat er bijvoorbeeld niets onbedoeld of onrechtmatig in is gewijzigd of verwijderd. Duurzame toegankelijkheid draagt daarmee bij aan de doelstellingen van informatiebeveiliging en biedt deels invulling van de eisen uit bijvoorbeeld de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).