“Niet goed archiveren kan grote gevolgen hebben. Dat moet je als overheid niet willen. Door goede archivering direct bij het ontstaan van informatie, voorkom je problemen op dat gebied.” Erik Saaman, strategisch adviseur bij het Nationaal Archief, vertelt in iBestuur online waarom archiveren juist voor de dagelijkse uitvoering van taken belangrijk is.
Miljoenenstroom
Het proces van goed archiveren geldt voor een dagelijkse informatiestroom van miljoenen informatieobjecten voor en door de overheid. Van brieven tot websites tot apps. Al die overheidsinformatie kan nadat het is afgehandeld nog belangrijk zijn. Bijvoorbeeld om je te verantwoorden over genomen beslissingen. Of om je dagelijkse taken goed uit te voeren.
Al aan de tekentafel
Volgens Saaman zien bestuurders archivering vaak als sluitpost en komt het later wel. Je kunt archivering echter niet meer achteraf regelen. Dat moet je doen als je aan de tekentafel zit. Saaman: “Zonder een goed werkende archieffunctie zijn overheden niet in staat hun werk naar behoren te doen. Het belang van goed archiveren zit ‘em dus juist in de korte termijn.”
Harde bewijzen
Dit belang speelt niet alleen op het niveau van ministers en de Tweede Kamer. Bij een geschil met de gemeente of de provincie kan een bestemmingsplan belangrijk bewijsmateriaal zijn. Saaman: "Een paar jaar geleden stortte een parkeergarage in Eindhoven in. Als gevolg daarvan moesten alle gebouwen met dezelfde constructie worden gecontroleerd op bouwfouten. Het terughalen van de bouwtekeningen van die panden lukte amper en kostte daarom veel tijd en geld. Een goede archieffunctie voorkomt dit soort vervelende situaties.”
Oplossing: archiveren by design
Goed archiveren is kostbaar. Maar er is een manier om die kosten te beperken en er tegelijkertijd meer profijt van te hebben: archivering by design. Saaman legt uit: “Koop of bouw je een nieuw informatiesysteem of pas je een bestaand syteem aan? Dan is dat hét moment om ook aan archiveren te denken. Gedurende het ontwerpproces van (nieuwe) systemen, programma’s en applicaties zijn de mensen en middelen beschikbaar om besluiten te nemen over archiveren. En die uit te voeren. Ook kun je de archivering dan meteen afstemmen op andere belangen zoals privacy en beveiliging.” Archivering by design vereist wel een nauwe samenwerking tussen onder meer de ontwerpers van systemen, gebruikers van informatie en betrokken archiefexperts. “Als je met elkaar focust op de toegankelijkheid van informatie op korte termijn, is de duurzame toegankelijkheid op de lange termijn een stuk beter op orde."
Lees het volledige artikel in iBestuur.
