Op 6 juni komen leden van het platform DIV van de Rijksbrede Benchmark Groep (RBB) in Utrecht bijeen voor een kennissessie over informatiehuishouding en kwaliteitsmanagement. En hoe je deze zaken in de eigen organisatie kunt verbeteren. Voorzitter van het platform DIV Ilona Dorrestijn, Sociale Verzekeringsbank: 'Met dit netwerk willen we mensen bij elkaar brengen.' Om gezamenlijk de informatie-uitdagingen op te pakken.
Uitdagingen als: wanneer is informatie betrouwbaar en voldoet het aan de eisen? Wat is het bewaren waard? En wanneer is de informatiehuishouding van rijksdiensten op orde? Ook aanverwante onderwerpen komen die dag aan bod, zoals de vernieuwing van de Archiefwet en de aankomende Wet open overheid. Stuk voor stuk issues waar ook rijksdiensten mee kampen, en elkaar bij helpen.
Informatiehuishouding op de bestuurlijke agenda
Annet van Veen, projectleider Actieve Openbaarheid bij het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) vertelt over de Uitvoering Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding: 'Als je in verbinding wilt staan met de maatschappij en burgers, moet je veel meer informatie delen.' Gelukkig komt informatiehuishouding steeds vaker op de bestuurlijke agenda te staan, maar het kan beter. Van Veen: 'Hoe zorgen we daarvoor? Hoe laten we mensen zien dat het echt veel oplevert? Daarvoor zijn deze bijeenkomsten ideaal.'
Veel voorkomende problematiek
Ook relatiemanagers Olga Raam en Esther van Hofwegen van het Nationaal Archief zijn bij de presentaties aanwezig. 'Zo’n 160 organisaties vallen onder de verantwoordelijkheid van de ministeries. Denk aan agentschappen en zelfstandige bestuursorganen”, vertelt Raam. 'Allemaal met hun eigen specifieke taken.' Privacy, openbaarmaking, veiligheid, dat zijn allerlei onderwerpen om rekening mee te houden bij een goede informatiehuishouding. 'Rijksdiensten kunnen bij ons terecht voor hulp bij of advies over het dagelijkse beheer en duurzame toegankelijkheid van informatie.' Van Hofwegen vult aan: 'Iedereen loopt binnen dit vakgebied tegen dezelfde problemen aan. Om deze het hoofd te bieden ontwikkelt het Nationaal Archief, vaak samen met andere partijen, kennisproducten. Denk aan de Richtlijn archiveren overheidswebsites of de DUTO-scan. Organisaties kunnen deze producten gebruiken om een oplossing te bedenken die bij hun specifieke vraagstukken past.'
Kwaliteitsbewaking in de praktijk
Tijdens de bijeenkomst komen ook praktijkvoorbeelden aan bod. Zo vertelt Wendy Brooshooft van de Dienst Wegverkeer: 'Binnen onze organisatie houden we regelmatig informatie- en archiefcontroles. We gaan in gesprek met mensen van diverse afdelingen. Gezamenlijk toetsen we onderwerpen als privacy en transparantie aan de bijbehorende wet- en regelgeving. Deze afstemming overbrugt de afstand tussen alle organisatieprocessen en de informatievoorziening. En draagt dus bij aan de verbetering van de informatiehuishouding.'
Verantwoordelijkheid bij besluitvormers
Ron Verhey, senior adviseur bedrijfsvoering bij de Belastingdienst, geeft daarna een kijkje achter de schermen. Om inzicht te krijgen in de kwaliteit en effectiviteit van onze informatiehuishouding, hanteert de Belastingdienst onder andere een procesmonitor en een normenmonitor. 'Niet vertellen hoe het moet, maar vragen hoe men het doet', legt Verhey uit.
Samen sterk
Na afloop van de bijeenkomst zijn de reacties positief. Aart van der Kooij, senior beleidsadviseur Duurzame Toegankelijkheid bij de Politie: 'Mijn idee dat DIV-organisaties proactief in gesprek moeten gaan over informatiehuishouding is vandaag bevestigd.' Spreker Hans Waalwijk vindt het platform DIV van de RBB Groep echt iets toevoegen: 'Er zijn maar weinig van dit soort samenwerkingsverbanden, zeker op bestuursniveau. Terwijl het ontzettend belangrijk is om ideeën en praktische zaken uit te wisselen.'
In Od magazine van september verschijnt een uitgebreid artikel over deze bijeenkomst.
