Vorig jaar november heeft de Standaardisatieraad de norm Voorkeursformaten goedgekeurd. Een belangrijk onderdeel van deze norm is de lijst met voorkeurs- en acceptabele formaten. Met deze lijst kunnen overheidsinstellingen al bij de inrichting van hun werkprocessen en informatiesystemen kiezen voor duurzame bestandsformaten, zoals JPEG, MP3 en PDF. De lijst is nu voor het eerst geëvalueerd en geactualiseerd. De geactualiseerde lijst en de norm Voorkeursformaten zijn beschikbaar op de website van het Nationaal Archief.
Waarom voorkeursformaten?
Digitale informatiesystemen en e-depots kunnen meestal een grote verscheidenheid aan bestandsformaten opnemen en bewaren. Voor een zo goed mogelijke toegankelijkheid van informatieobjecten, bevelen we duurzame bestandsformaten aan. Duurzame bestandsformaten vragen de minste inspanning om informatie te beheren. En vergroten de kans op langdurige toegankelijkheid ervan. Er zijn namelijk meer tools en software die deze bestandsformaten voor een lange tijd kunnen beheren, bewaren en beschikbaar kunnen stellen.
Nieuwe aanvullingen en aanpassingen
De lijst van voorkeurs- en acceptabele formaten is op een aantal punten aangevuld of aangepast.
- Toevoeging van nieuwe informatiesoorten en bestandsformaten:
- informatiesoort platte tekst met het bestandsformaat Plain text file.
- informatiesoort data-uitwisseling met de bestandsformaten Extensible Markup Language (XML) en JSON Data Interchange Format.
- Toevoeging van nieuwe bestandsformaten:
- voor de informatiesoort website het bestandsformaat Hypertext Markup Language (HTML).
- Wijziging van de status van al opgenomen bestandsformaten:
- voor de informatiesoort video en het bestandsformaat MKV: status gewijzigd van acceptabel naar voorkeur.
- voor de informatiesoort video en het bestandsformaat Codec FFV1: status gewijzigd van acceptabel naar voorkeur.
Jaarlijkse evaluatie
Om de lijst van voorkeurs- en acceptabele formaten actueel te houden, wordt deze jaarlijks geëvalueerd. Iedereen in het werkveld kan suggesties indienen voor toevoegingen of verwijderingen van bestandsformaten. Een beheergroep, bestaande uit informatieprofessionals van diverse overheidsorganisaties, beoordeelt deze opmerkingen. Daarna volgt een openbare review, waarbij opnieuw iedereen in het werkveld kan reageren. Het eindresultaat leggen we voor aan de beheergroep en de Standaardisatieraad.
Gewogen beslissingen
Tijdens deze eerste openbare review hebben we feedback ontvangen van verschillende organisaties binnen de rijksoverheid en decentraal. De input is vervolgens besproken met de beheergroep. En is o.a. besloten de Rich Text Format (RTF) voor platte tekst toch niet in de lijst op te nemen. In de openbare review kwam namelijk naar voren dat dit een verouderd formaat is. Ook is aangegeven dat een openbare review van twee weken niet voor iedereen haalbaar is. We breiden de reactietijd dan ook uit. Meer informatie over de feedback is te vinden op KIA: Herziening Norm Voorkeursformaten 2024 is voltooid! - KIA community
