Aanbevelingen bij gebruik

• Maak een overzicht van alle accounts op sociale media, met vermelding van alle: 
  • huidige, niet meer gebruikte of opgeheven accounts;
  • beheerders van deze accounts.
• Maak afspraken over wie het overzicht bijwerkt als er wijzigingen zijn.
• Zorg dat binnen je organisatie bekend is dat alle wijzigingen onmiddellijk gemeld worden aan de beheerder van het overzicht. Zo kan diegene het overzicht bijwerken.

Gebruik enkel corporate accounts, dus accounts die je organisatie zelf heeft aangemaakt, gebruikt en beheert. Een corporate account kan gekoppeld zijn aan de naam van een organisatie(onderdeel); denk aan @minaz of @gemeenterotterdam. Aan de naam van een ambt of functie; bijvoorbeeld @ministerBZK of @burgemeestermontferland. Of aan een project of campagne; zoals @campagnevannix. Geef dit duidelijk aan in het profiel van het account. Dat kan met tekst of een link naar een webpagina met meer informatie. En door het gebruik van het logo van je organisatie.

Gebruik geen privé-accounts. Zo voorkom je de aanwezigheid van overheidsinformatie op accounts die niet door je organisatie beheerd worden. En het risico dat je organisatie zowel overheidsinformatie als privé-informatie in die privé-accounts moet archiveren.

Vermijd privé-of partijpolitieke informatie in corporate accounts. Zo voorkom je het risico dat je organisatie zowel overheidsinformatie als privé- of partijpolitieke informatie in die corporate accounts moet archiveren. Het is wel mogelijk om een link naar het privé-account van een bewindspersoon of bestuurder toe te voegen aan het profiel van hun corporate account.

Gebruik corporate accounts van je organisatie niet voor formeel berichtenverkeer met burgers en ondernemers. Dus niet voor berichten over een formele (wettelijk geregelde) procedure. Geef dit duidelijk aan in het profiel en/of in berichten op het corporate account. Dat kan met een tekst of een link naar een webpagina met meer informatie. Zo voldoet je organisatie aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Deze wet eisen stelt aan de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van formeel berichtenverkeer.

Overheidsinformatie op corporate accounts bevat mogelijk ook reacties van derden en dus de verzameling en verwerking van persoonsgegevens. Geef dit laatste duidelijk aan in het profiel en/of in berichten op het corporate account. Met link naar een webpagina met de privacyverklaring van je organisatie. Wijs individuen daarin op hun rechten bij de verwerking van persoonsgegevens. En op het gegeven dat het recht op gegevenswissing (‘vergetelheid’) niet geldt. Door deze en andere maatregelen voldoet je organisatie aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG stelt eisen aan de rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van persoonsgegevens.

Overheidsinformatie op corporate accounts bevat mogelijk ook teksten, foto’s, video’s, etc. Daarbij moet je organisatie voldoen aan de Auteurswet, die het auteurs- en portretrecht beschermt. Gebruik daarom alleen materialen:

• vrij van auteurs-of portretrecht;
• met (open) licenties voor auteurs- of portretrecht (of een overdracht van auteursrecht).

Creative Commons biedt hiervoor handige handvatten.

Overheidsinformatie op corporate accounts bevat mogelijk ook teksten, foto’s, video’s, etc. Gebruik daarvoor duurzame bestandsformaten die voldoen aan de Norm Voorkeursformaten.

Overheidsinformatie op corporate accounts moet gearchiveerd worden. Zo voldoet je organisatie aan de Archiefwet. Dit kan – afhankelijk van archiveringsmethode -  in strijd zijn met de contractuele voorwaarden van aanbieders van sociale media. Deze bepalen dat er geen gegevens mogen worden verzameld. Twee mogelijke oplossingen bieden uitkomst;

• een coördinerende partij neemt contact op met de aanbieders van sociale media om specifieke afspraken te maken en toestemming te krijgen voor het archiveren van de overheidsinformatie op dat platform; 
• een aanbieder van een archiveringsdienst heeft deze afspraken al gemaakt als onderdeel van de service die zij aan een overheidsorganisatie bieden. 

Kunnen dergelijke afspraken (nog) niet gemaakt worden, dan weegt het belang van de Archiefwet zwaarder. En moet een overheidsorganisatie de overheidsinformatie in strijd met de contractuele voorwaarden archiveren. Met als risico dat de aanbieder van een sociale-mediaplatform maatregelen neemt. Zoals het opschorten of beëindigen van het account.