Juridisch kader

Handreiking sociale media archivering

Je moet met verschillende wet- en regelgeving rekening houden bij het archiveren van overheidsinformatie op sociale media. Deze module licht toe wat de relevante wet- en regelgeving is en hoe je hieraan kunt voldoen. De module geeft een overzicht van relevante wet- en regelgeving, en hoe je bepalingen ervan binnen deze of andere handreikingen kunt toepassen. Daarnaast levert het een uitgebreide toelichting van wet- en regelgeving (in alfabetische volgorde) en contractuele voorwaarden van aanbieders. 

Neem voor meer informatie of vragen contact op met een collega-jurist.

Overzicht

Alles uitklappen
 Bij deze wet- en regelgevingGeldt voor je organisatie deze bepalingVind ik hier informatie hoe deze toe te passen
Archiefwet 1995, artikel 1
Wet open overheid, artikel 2.1 
Whitepaper Sociale media archivering Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, RDDI
Het gebruik van sociale media door overheidsorganisaties voor het uitvoeren van hun taken leidt tot het ontstaan van overheidsinformatie op die sociale media.Module Overheidsinformatie op sociale media
Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, artikel 2:9 en 2:13De wet raadt het gebruik van sociale media door overheidsorganisaties voor formeel berichtenverkeer met burgers en ondernemers af omdat sociale media onvoldoende betrouwbaar en vertrouwelijk zijn.Module Aanbevelingen bij gebruik van sociale media  
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), artikel 5 en artikel 89Overheidsinformatie op sociale media kan teksten, foto’s, video’s en andere onderdelen met persoonsgegevens bevatten. Hiervan moet de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant zijn, aan doelbinding voldoen en op minimale gegevensverwerking gericht zijn.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), artikel 15De betrokkene waarop de persoonsgegevens van toepassing zijn, heeft recht op inzage.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), artikel 16De betrokkene waarop de persoonsgegevens van toepassing zijn, heeft recht op rectificatie.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), artikel 17 en artikel 89De betrokkene waarop de persoonsgegevens van toepassing zijn, heeft geen recht op vergetelheid
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), artikel 20De betrokkene waarop de persoonsgegevens van toepassing zijn, heeft recht om die te ontvangen en zo ook de mogelijkheid die door te (laten) geven.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), artikel 21De betrokkene waarop de persoonsgegevens van toepassing zijn, heeft recht om bezwaar te maken tegen de verwerking 
Auteurswet, artikel 1Overheidsinformatie op sociale media kan teksten, foto’s, video’s en andere onderdelen bevatten waarop auteursrechten gelden.
Auteurswet, artikel 2De overheidsorganisatie kan de auteursrechten van de maker verkrijgen via een overdracht of licentieverlening en zo een inbreuk op het auteursrecht voorkomen.
Auteurswet, artikel 37Het auteursrecht vervalt 70 jaar na het overlijden van de maker.
Auteurswet, artikel 20Overheidsinformatie op sociale media kan foto’s, video’s en andere onderdelen bevatten waarop portretrechten van de afgebeelde persoon gelden. De overheidsorganisatie kan de portretrechten van de afgebeelde persoon verkrijgen via een licentieverlening en zo een inbreuk op het portretrecht voorkomen. Het portretrecht vervalt 10 jaar na het overlijden van de afgebeelde persoon.
Archiefwet 1995, artikel 3
Wet open overheid, artikel 2.4
Overheidsinformatie op sociale media moet duurzaam toegankelijk zijn. Dat wil zeggen dat deze informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is.Module Archiveringsmethodes voor overheidsinformatie op sociale media  
(in ontwikkeling)
Contractuele voorwaarden aanbieders sociale media 
Bouwblokken duurzame toegankelijkheid overheidsinformatie op sociale media, RDDI
Contractuele voorwaarden van aanbieders van sociale media kunnen een beletsel vormen voor de duurzame toegankelijkheid van informatie. Dit kun je oplossen door afspraken met de aanbieder of zo nodig door de contractuele voorwaarden te overtreden.Module Aanbevelingen bij gebruik van sociale media
Wet open overheid (Woo), artikel 3.1 en 4.1Overheidsinformatie op sociale media is openbaar en/of moet op verzoek openbaar gemaakt worden.
Wet open overheid (Woo), artikel 5.1Bij openbaarmaking van overheidsinformatie op sociale media op verzoek is het soms nodig beperkingen aan de openbaarheid stellen, bijvoorbeeld met het oog op de bescherming van de privacy.
Wet hergebruik overheidsinformatie (Who), artikel 5Overheidsinformatie op sociale media die openbaar is, moet maximaal herbruikbaar zijn.
Gemeentewet, artikel 169
Grondwet, artikel 68 
Provinciewet, artikel 167
Waterschapswet, artikel 89
.Overheidsinformatie op sociale media valt onder de inlichtingenplicht van de uitvoerende macht ten aanzien van individuele leden van de wetgevende macht. Tenzij het openbaar belang in het geding is.
Archiefwet 1995, artikel 5
Archiefbesluit 1995, artikel 5
Overheidsinformatie op sociale media moet gewaardeerd worden via een selectielijst. Deze bepaalt welke informatie blijvend bewaard wordt en welke na een vastgestelde termijn voor vernietiging in aanmerking komt.Module Waardering en selectie van overheidsinformatie op sociale media  
(in ontwikkeling)
Archiefwet 1995, artikel 3Overheidsinformatie op sociale media die volgens de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komt, moet vernietigd worden. Dat geldt ook voor eventuele kopieën. Handreiking digitaal vernietigen   
(na aanvulling)
Archiefwet 1995, artikel 12Overheidsinformatie op sociale media die volgens de selectielijst blijvend bewaard wordt, moet na 20 jaar naar een archiefbewaarplaats overgebracht worden.Handreiking digitaal overbrengen in de praktijk (na aanvulling)
Archiefwet 1995, artikel 14Overheidsinformatie op sociale media die naar een archiefbewaarplaats is overgebracht, is openbaar.Handreiking openbaarheid bij en na overbrenging (in ontwikkeling)  
Archiefwet 1995, artikel 15Bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats kunnen tijdelijke beperkingen aan de openbaarheid gesteld worden. Bijvoorbeeld vanwege de bescherming van de privacy.

Uitgebreide toelichting

Alles uitklappen

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening die de regels voor het verwerken van persoonsgegevens door overheidsinstanties en bedrijven in de hele Europese Unie standaardiseert. Verwerken van persoonsgegevens houdt dus in: alles wat een organisatie kan doen met die gegevens. Van verzamelen t/m vernietigen. De AVG hanteert in artikel 4 de volgende definitie van persoonsgegevens: ‘Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’. En stelt in artikel 9 dat er naast ‘gewone’ ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens zijn. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die zó privacygevoelig zijn dat het grote(re) impact op iemand kan hebben als deze gegevens worden verwerkt. Het gaat om persoonsgegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon en gegevens over gezondheid of seksuele geaardheid. Daarom is de verwerking van bijzondere persoonsgegevens verboden, tenzij een in de AVG genoemde uitzondering van toepassing is. Overheidsinformatie op sociale media valt onder de toepassing van de AVG wanneer deze (bijzondere of strafrechtelijke) persoonsgegevens bevat van individuen. Dit zijn bijvoorbeeld namen of gebruikersnamen, beeldmateriaal waar een individu herkenbaar op staat of andere informatie die iets zegt over een individu, in berichten of reacties op berichten.

Artikel 4 van de AVG geeft ook aan dat ‘verwerking’ betrekking heeft op een breed scala aan verwerkingen van persoonsgegevens. Die zowel handmatig als geautomatiseerd kunnen zijn. Doorgaans zijn dat voor overheidsorganisaties verwerkingen die:

  • voldoen aan een wettelijke verplichting die op de gegevensverwerkende overheidsorganisatie rust (artikel 6 lid 1 onder c van de AVG) en/of
  • een taak van algemeen belang vervullen. Of een taak vervullen voor de het openbaar gezag dat de verwerkende organisatie uitoefent (artikel 6 lid 1 onder e van de AVG).

Artikel 5 van de AVG kent een aantal ‘beginselen inzake de verwerking van persoonsgegevens’. Het stelt onder andere dat persoonsgegevens verwerkt moeten worden op een ‘wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is’. Overheidsorganisaties hebben een gegronde reden mandaat nodig om persoonsgegevens rechtmatig te kunnen verzamelen en beheren. Een ander belangrijk beginsel is ‘doelbinding’. Organisaties mogen persoonsgegevens alleen verzamelen voor een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet specifiek zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Verder geldt ook het principe van ‘minimale gegevensverwerking’ (of ‘dataminimalisatie’). De verwerking van de gegevens moet passen bij het doel. En de organisatie mag niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk om het doel te bereiken. Deze beginselen gelden ook en nog strikter voor overheidsinformatie op sociale media met (bijzondere of strafrechtelijke) persoonsgegevens van individuen.

Doelbinding houdt ook in dat de organisatie de gegevens niet ineens voor een heel ander doel mag gebruiken. Artikel 89 van de AVG verduidelijkt dat ‘verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden’ een verdere gegevensverwerking is; het doel is verenigbaar met het oorspronkelijke verwerkingsdoel. Het archiveren van overheidsinformatie op sociale media volgens de Archiefwet is zo’n verdere verwerking. Wel moeten er volgens datzelfde artikel 89 ‘passende waarborgen’ zijn om het beginsel van minimale gegevensverwerking te garanderen. Denk aan pseudonimiseren (het omzetten van persoonsgegevens naar een niet-herleidbare code). En/of andere organisatorische en technische maatregelen, zoals de beperking van de toegang tot informatie. Anonimiseren is geen optie. Dit leidt tot onomkeerbaar verlies van historisch waardevolle informatie. 

Artikel 17 verduidelijkt ook dat dit recht in principe niet geldt bij het voldoen aan een wettelijke verplichting en/of bij het vervullen van een taak van algemeen belang of het uitoefenen van het openbaar gezag. En bij het daarop aansluitende archiveren in het algemeen belang. Dat laatste slaat op blijvend te bewaren overheidsinformatie die nog naar een archiefbewaarplaats overgebracht moeten worden. En op overheidsinformatie die al overgebracht is. 

Tot slot kent de AVG een aantal privacy-rechten toe aan individuen:

  • artikel 15, recht op inzage: individuen hebben recht op inzage in hun persoonsgegevens die organisaties verwerken; 
  • artikel 16, recht op rectificatie: individuen hebben recht om organisaties te vragen hun gegevens te rectificeren (wijzigen of aan te vullen) als die niet kloppen; 
  • artikel 17, recht op vergetelheid: individuen hebben recht om de organisatie te vragen hun gegevens te verwijderen als de organisatie geen goede reden (meer) heeft om iemands persoonsgegevens nog langer te verwerken. Bij archivering in het algemeen belang geldt dat ‘recht op vergetelheid’ niet; 
  • artikel 18, recht op beperking van de verwerking: individuen hebben recht om de organisatie te vragen minder persoonsgegevens van hen te verwerken;
  • artikel 20, recht op dataportabiliteit: individuen hebben recht om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen verwerkt. Zodat zij deze gegevens vervolgens zelf kunnen opslaan voor persoonlijk (her)gebruik of kunnen doorgeven aan een andere organisatie;
  • artikel 21, recht van bezwaar: individuen kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens. Dat ‘recht van bezwaar’ moet duidelijk onder de aandacht van het individu gebracht worden. Organisaties moeten hierover duidelijk en gescheiden van andere informatie communiceren.

Meer informatie over de Algemene verordening gegevensbescherming (en archivering) is te vinden op de websites van de Autoriteit Persoonsgegevens en van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

De Archiefwet 1995 wordt gemoderniseerd. De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2025 in werking.

De Archiefwet 1995 (Archiefwet) regelt het beheer van en de toegang tot overheidsarchieven.

De Archiefwet hanteert in artikel 1 de volgende definitie voor archiefbescheiden: ‘bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten’. Overheidsinformatie is alle vastgelegde informatie die de overheid ontvangt, verwerkt of maakt bij het uitvoeren van haar taken. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt in de (technische) vorm die de informatie heeft of de plaats waar de informatie bewaard wordt. Overheidsinformatie op sociale media valt ook onder deze definitie en dus onder de toepassing van de Archiefwet. Dit omvat zowel het profiel, de berichten als de reacties op deze berichten. En alle eventuele wijzigingen. Dit laatste speelt een rol bij het bepalen van de archiveringsmethode en -frequentie.

Het Archiefbesluit 1995 (Archiefbesluit) wijst in artikel 2 op ‘het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek’. Daarom legt de Archiefwet in artikel 3 overheidsorganen de verplichting op om ‘[…] de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren’. Een overheidsorganisatie mag zelf invullen hoe het aan deze wettelijke verplichtingen voldoet. Bij voorkeur wel al voordat de organisatie gebruikmaakt van een systeem. Dat noemen we archiveren by design. Door de afhankelijkheid van sociale-mediaplatformen kunnen overheidsorganisaties dit principe amper of niet toepassen voor overheidsinformatie op sociale media. En zijn aangepaste archiveringsmethodes nodig. Wel kunnen overheidsorganisaties bij het gebruik van sociale media rekening houden met een aantal aanbevelingen die archivering vereenvoudigen.

Verder bepaalt de Archiefwet in artikel 5 dat overheidsorganen ‘selectielijsten’ moeten ontwerpen ‘waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen’. Artikel 5 van het Archiefbesluit 1995 licht toe dat selectielijsten moeten verduidelijken of ‘de archiefbescheiden bewaard worden dan wel na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen’. Dat geldt ook voor (alle kopieën van de) te vernietigen overheidsinformatie op sociale media.

Artikel 3 van de Archiefwet verplicht overheidsorganen ‘zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden’. En artikel 12 om ‘de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats’. Bij het overbrengen van overheidsinformatie naar een archiefbewaarplaats geldt het uitgangspunt in artikel 14 van de Archiefwet dat deze informatie openbaar is. Wel kunnen volgens artikel 15 van de Archiefwet ‘beperkingen aan de openbaarheid voor een bepaalde termijn’ gesteld worden. Daarvoor kent de Archiefwet drie uitzonderingsgronden. Een voorbeeld is de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Dat geldt ook voor blijvend te bewaren overheidsinformatie op sociale media.

Meer informatie over de Archiefwet is te vinden op de websites van de rijksoverheid en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Meer informatie over de afbakening van overheidsinformatie op sociale media die onder de toepassing van de Archiefwet valt, is te vinden in een Whitepaper van het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding

De Auteurswet (Aw) vormt samen met de internationale Berner Conventie van 1886 de basis voor het auteursrecht. Dat is het eigen recht van de maker van een werk van literatuur, wetenschap of kunst om te bepalen hoe, waar en wanneer en onder welke (juridische) voorwaarden het werk openbaar wordt gemaakt, verveelvoudigd, verkocht en/of hergebruikt. De Aw bevat ook bepalingen omtrent het portretrecht. Dat is een verzamelnaam voor een recht dat mensen verkrijgen wanneer zij geportretteerd worden. Met dit recht kan een geportretteerde persoon zich in bepaalde gevallen verzetten tegen publicatie (openbaarmaking of verveelvoudiging en verspreiding) van diens portret.

De Aw hanteert in artikel 1 de volgende definitie van auteursrecht: ‘het uitsluitend recht van de maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst, of van diens rechtverkrijgenden, om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen, behoudens de beperkingen, bij de wet gesteld’. En verduidelijkt in artikel 4 tot en met 9 wat onder ‘maker’ verstaan kan worden. Zo bepaalt artikel 7 dat wanneer een auteursrechtelijk werk wordt gemaakt tijdens het dienstverband, niet diegene zelf auteursrechthebbende wordt van dit werk, maar diens werkgever.

Een werk wordt auteursrechtelijk beschermd als wordt voldaan aan de volgende twee vereisten. 

  1. Een werk moet zintuigelijk waarneembaar zijn, bijvoorbeeld geschreven teksten of hoorbare muziek. 
  2. Het werk moet een ‘eigen oorspronkelijk karakter’ hebben en moet het persoonlijk stempel van de maker dragen. Dit betekent dat creatieve keuzes van de maker uit het werk moeten blijken. Er hoeft geen sprake te zijn van kunst of literatuur, maar wel van een persoonlijke noot van de maker.

De maker van een auteursrechtelijk beschermd werk heeft dus volgens artikel 1 van de Aw in beginsel het exclusieve recht om dit werk openbaar te maken en te verveelvoudigen. Openbaar maken is bijvoorbeeld het plaatsen van een foto op een website. Verveelvoudigen bijvoorbeeld het kopiëren van een boek. En het maken van bewerkingen of vertalingen. 

Het recht ontstaat vanzelf. Er zijn geen formaliteiten nodig om auteursrecht te krijgen. Het auteursrecht vervalt conform artikel 37 van de Aw zeventig jaar na het overlijden van de maker. Wel kan de maker volgens artikel 2 van diezelfde wet gebruikmaken van overdracht of licentie. Bij een overdracht draagt de maker het auteursrecht op eigen werk geheel of gedeeltelijk over aan een andere persoon of organisatie. Dat moet schriftelijk vastgelegd worden. Bij een licentie behoudt de maker het auteursrecht op eigen werk en geeft de maker een andere persoon of organisatie alleen toestemming om eigen werk op een bepaalde manier en/of voor een bepaalde termijn en/of in een bepaald (geografisch) gebied openbaar te maken of te verveelvoudigen.

Artikel 37 en 38 van de Aw verduidelijken wanneer het auteursrecht vervalt. Dat is ofwel zeventig jaar na het overlijden van de maker, ofwel zeventig jaar na de eerste rechtmatige openbaarmaking van het werk als de maker niet is aangeduid. Of wanneer onvoldoende duidelijk is of de maker een openbare instelling, een vereniging, stichting of vennootschap is.

Overheidsinformatie op sociale media kan teksten, foto’s, video’s en andere onderdelen bevatten die afzonderlijk beschermd zijn door het auteursrecht. Wanneer de overheidsorganisatie geen auteursrechthebbende is, dan is er in beginsel sprake van een inbreuk op het auteursrecht. Ook wanneer de overheidsinformatie gearchiveerd wordt. Een eerste mogelijke oplossing is geen gebruikmaken van onderdelen waarop auteursrechten rusten. Een tweede is het verkrijgen van auteursrechten via een overdracht naar of licentieverlening aan de overheidsorganisatie.

Verder bevat de Aw in artikel 19 tot en met 21 bepalingen over het portretrecht. Het portretrecht is een beperking op het auteursrecht. De wet maakt onderscheid tussen het portret dat in opdracht is gemaakt en het portret dat niet in opdracht is gemaakt.

  • Voor de publicatie van een portret dat in opdracht is gemaakt, is toestemming van de afgebeelde persoon nodig. Dat portretrecht vervalt conform artikel 20 van de Aw tien jaar na het overlijden van de afgebeelde persoon. De maker van het portret heeft dus wel het auteursrecht, maar ook die mag het portret niet publiceren zonder toestemming van de geportretteerde.
  • Voor de publicatie van een portret dat niet in opdracht is gemaakt, is in beginsel geen toestemming nodig. Dit ligt anders als de afgebeelde persoon een 'redelijk belang' heeft om zich tegen publicatie van het eigen portret te verzetten. Zoals privacy of een financieel belang. Wat een redelijk belang is en of dat opweegt tegen het belang van de publicatie, beslist de rechter.

Overheidsinformatie op sociale media kan foto’s, video’s en andere onderdelen bevatten die afzonderlijk beschermd zijn door het portretrecht. Wanneer de overheidsorganisatie geen portretrechthebbende is, dan is er sprake van een inbreuk op het portretrecht. Ook wanneer de overheidsinformatie gearchiveerd wordt. Dit is op twee manieren op te lossen:

  • maak geen gebruik van onderdelen waarop portretrechten rust;
  • verkrijg de portretrechten via een licentieverlening aan de overheidsorganisatie. Een overdracht is niet mogelijk.

Meer informatie over de Auteurswet is te vinden op de websites van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en de Federatie Auteursrechtbelangen.

De Nederlandse Grondwet is de hoogste wet in Nederland. De Grondwet schrijft voor hoe de overheid georganiseerd is en wat de rechten zijn van iedereen die zich in Nederland bevindt. 

De Grondwet bepaalt dat het parlement bestaat uit de Eerste Kamer en de Tweede Kamer. Beide controleren de regering, onder meer via het in artikel 68 van de Grondwet vastgelegde recht op inlichtingen. Dat verplicht de regering om ieder individueel Kamerlid de inlichtingen te geven waar die om vraagt. Ministers kunnen op hun beurt op basis van artikel 20 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen alle nodige inlichtingen opvragen bij zelfstandige bestuursorganen (zbo’s) met openbaar gezag. Alleen als het belang van de staat in het geding is, mag de regering weigeren de informatie te verschaffen. 

De organieke wetten van decentrale overheden voorzien in hetzelfde mechanisme. 

  • Artikel 169 van de Gemeentewet geeft leden van de gemeenteraad het recht het college van burgemeester en wethouders te controleren. 
  • Artikel 167 van de Provinciewet geeft dit aan de leden van de provinciale staten ten aanzien van het college van gedeputeerde staten. 
  • Artikel 89 van de Waterschapswet geeft dit aan de leden het algemeen bestuur ten aanzien van het dagelijks bestuur. 

Alleen als het openbaar belang in het geding is, mag het college of dagelijks bestuur weigeren om de informatie te verschaffen.

Overheidsinformatie op sociale media valt onder deze (grond)wettelijke inlichtingenplicht.

Meer informatie over (artikel 68 van) de Grondwet is te vinden in een Factsheet van de Tweede Kamer en op een website van het Montesquieu Instituut.

De bestaande Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) is gewijzigd vanwege de nieuwe Europese Richtlijn voor open data en hergebruik van overheidsinformatie (Richtlijn 2019/1024/EU), oftewel: de Open Data Richtlijn. De gewijzigde wet is op 19 juni 2024 in werking getreden.

Het uitgangspunt van de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) is dat alle openbare overheidsinformatie zo gemakkelijk mogelijk beschikbaar moet zijn voor burgers, bedrijven en onderzoeksinstellingen. Op basis van overheidsinformatie kunnen deze partijen nieuwe producten en diensten met commerciële of niet-commerciële doeleinden ontwikkelen.

De Who geeft burgers het recht om al openbaar gemaakte overheidsinformatie te hergebruiken voor andere doeleinden, waaronder commerciële doeleinden.

De Who hanteert in artikel 1 de volgende definitie: ‘Een bij een met een publieke taak belaste instelling berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat’. Maar stelt in artikel 2 ook dat deze wet alleen geldt voor informatie die openbaar is. Overheidsinformatie op sociale media valt dus onder de toepassing van de Wet hergebruik van overheidsinformatie.

Artikel 5 van de Who bepaalt daarom dat ‘De voor hergebruik beschikbare informatie wordt verstrekt zoals de informatie bij de met een publieke taak belaste instelling aanwezig is en voor zover mogelijk langs elektronische weg, in een open en machinaal leesbaar formaat, samen met de metadata, waarbij het formaat en de metadata voor zover mogelijk voldoen aan formele open standaarden’. Dat betekent dat een verwijzing naar een bericht op een sociaal-mediaplatform niet voldoende is om aan de Who te voldoen. Het bericht moet aangeleverd worden in een open en machinaal leesbaar formaat, samen met de metadata. Hierbij voldoen het formaat en de metadata zoveel mogelijk aan formele open standaarden,

Meer informatie over de Wet hergebruik van overheidsinformatie is te vinden in een handleiding van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Kenniscentrum Europa Decentraal, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg, de Unie van Waterschappen en het Nationaal Archief.

De nieuwe Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) treedt naar verwachting op 1 januari 2025 in werking.

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) geeft burgers het recht om digitaal met de overheid te communiceren. 

De WMEBV bepaalt dat een overheidsorganisatie digitale kanalen moet aanwijzen die burgers kunnen gebruiken voor communicatie. Met bijhorende nieuwe waarborgen, zoals notificatie, ontvangstbevestiging en termijnverlenging bij storing. Ook is de overheid verplicht om passende ondersteuning te bieden bij dienstverlening.

De WMEBV geldt alleen voor sociale media als deze door een overheidsorganisatie worden aangewezen als digitaal kanaal voor burgers. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties raadt dit af. Sociale media zijn onvoldoende betrouwbaar en vertrouwelijk voor formele berichten, dus berichten binnen een formele (wettelijk geregelde) procedure. Sociale media voldoen dus niet aan artikel 2:9 en 2:13 van de WMEBV.

Meer informatie over de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer is te vinden op een website van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, met inbegrip van een Handreiking voor de implementatie, en op een website van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

De Wet open overheid (Woo) regelt het recht van burgers op overheidsinformatie.

De Woo hanteert in artikel 2.1 de volgende definitie voor publieke informatie: ‘Informatie neergelegd in documenten die berusten bij een orgaan, persoon of college’. En de volgende definitie voor document: ‘Een door een orgaan, persoon of college […] opgemaakt of ontvangen schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens dat naar zijn aard verband houdt met de publieke taak van dat orgaan, die persoon of dat college’. Overheidsinformatie op sociale media valt ook onder deze definitie en dus onder de toepassing van de Woo.

De Woo stelt in artikel 1.1 het volgende: ‘Eenieder heeft recht op toegang tot publieke informatie zonder daartoe een belang te hoeven stellen, behoudens bij deze wet gestelde beperkingen’. De Woo verplicht in artikel 3.1 overheidsorganisaties zoveel mogelijk informatie open te stellen voor iedereen. Dit is actieve openbaarmaking. Daarnaast stelt artikel 4.1 dat iedereen informatie mag vragen over wat de overheid doet. Dit is passieve openbaarmaking. Overheidsinformatie op sociale media moet dus beschikbaar zijn op het moment dat hierover vragen worden gesteld. Dat geldt ook voor overheidsinformatie op sociale media die op een gegeven moment verwijderd is. Of wanneer een sociale-media-platform ophoudt te bestaan. Wel bepaalt artikel 5.1 van de Woo dat er uitzonderingen mogelijk zijn op het openbaar maken van informatie. Daarvoor voorziet de Woo vijf absolute en negen relatieve uitzonderingsgronden. Een voorbeeld zijn bepaalde persoonsgegevens.

Tot slot legt de Woo in artikel 2.4 overheidsorganisaties de volgende algemene verplichting op met betrekking tot overheidsinformatie: ‘Een bestuursorgaan draagt er zorg voor dat de documenten die het ontvangt, vervaardigt of anderszins onder zich heeft, zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden’. Een overheidsorganisatie mag zelf invullen hoe het aan deze wettelijke verplichtingen voldoet.

Meer informatie over de Wet open overheid is te vinden op de website van de rijksoverheid en van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

De aanbieders van sociale media hanteren zelf contractuele voorwaarden. Sommige aanbieders vermelden in deze voorwaarden dat er geen gegevens mogen worden verzameld. Zo stelt X (Twitter) in zijn algemene voorwaarden dat het ‘crawlen of scrapen […] in elke vorm, voor elk doel zonder voorafgaande toestemming van ons […] uitdrukkelijk verboden [is]’.

Wanneer het (technisch) mogelijk is om overheidsinformatie op sociale media te archiveren zonder het accepteren van de voorwaarden, dan vormen deze voorwaarden geen beletsel. Wanneer dat niet mogelijk is, dan kan archivering van overheidsinformatie op sociale media in strijd zijn met de voorwaarden. Twee mogelijke oplossingen bieden uitkomst:

  • een coördinerende partij neemt contact op met de aanbieders van sociale media om specifieke afspraken te maken en toestemming te krijgen voor het archiveren van de overheidsinformatie op dat platform;
  • een aanbieder van een archiveringsdienst heeft deze afspraken al gemaakt als onderdeel van de dienst die zij aan een overheidsorganisatie bieden om informatie te archiveren.

Kunnen dit soort afspraken (nog) niet gemaakt worden, dan weegt het belang van de Archiefwet zwaarder moet een overheidsorganisatie de overheidsinformatie in strijd met deze voorwaarden archiveren. En dus de contractuele voorwaarden overtreden. Met als risico dat de aanbieder van een sociale-mediaplatform in reactie daarop maatregelen neemt, zoals het opschorten of beëindigen van het account.

Meer informatie over de contractuele voorwaarden voor inwoners van de Europese Unie is te vinden op de websites van de aanbieders van sociale media. Die van de door overheidsorganisaties meest gebruikte sociale-mediaplatformen zijn: