Je kunt op elk gewenst moment contact met ons opnemen via het contactformulier op de website. Graag zelfs! Wij hechten veel waarde aan ervaringen uit het veld en nemen alle opmerkingen mee in een jaarlijks beoordelingsmoment.
We beoordelen jaarlijks met een beheergroep of informatiesoorten en/of bestandsformaten aan de lijst worden toegevoegd. Of juist worden verwijderd. Uiteraard kan iedereen gedurende het jaar bestandformaten doorgeven die nog ontbreken. En aangeven als een formaat van de lijst af moet.
Op basis van de jaarlijkse beoordeling formuleren we een wijzigingsvoorstel. Dit bespreken we met de beheergroep. Vervolgens organiseren we een openbare review. Iedereen uit het veld kan op die manier feedback geven op het wijzigingsvoorstel.
Ogenschijnlijk lijken de lijsten inhoudelijk veel op elkaar. De insteek is echter wezenlijk anders. Op de lijst van Forum Standaardisatie vind je (verplichte) open standaarden. Deze zijn sterk gericht op de uitwisseling of publicatie van informatie. De standaarden kunnen bestandsformaten zijn, maar overstijgen deze ook vaak.
De consensuslijst geeft bestandsformaten weer voor het duurzaam toegankelijk opslaan van informatie. De focus ligt op het langdurig bewaren en toegankelijk houden. Interoperabiliteit en het gebruik van open standaarden is volgens deze lijst ook van belang. Maar het zijn niet de enige factoren die meetellen (zie de selectiecriteria). Verder beperkt de lijst zich tot specifieke bestandsformaten en vaak zelfs versies.
De twee lijsten kunnen daarom samen gebruikt worden.
Het ontbreken van een bestandsformaat op de lijst betekent niet automatisch dat deze ongeschikt is voor langdurige opslag. Of dat de informatie moet worden omgezet. Je gebruikt de lijst bij het aanschaffen van systemen en applicaties. Zodat de hiermee gemaakte data voldoet aan de richtlijnen voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Dit sluit aan bij de archiveren-by-designmethodiek.
Wanneer je gaat overbrengen en opmerkt dat er bestandsformaten zijn die niet op de lijst staan, is dit een gespreksonderwerp tussen jou en de archiefdienst waarnaar je gaat overbrengen. De lijst is hierop dus niet van toepassing.