Deze module beantwoordt de vraag wat overbrengen precies inhoudt, welke wettelijke kaders hierop van toepassing zijn en hoe overbrenging verschilt van vervreemding en uitplaatsing. Die laatste twee vallen buiten de scope van deze handreiking.
Overbrengen is een verplichte procedure om overheidsinformatie die blijvend bewaard dient te worden na de uiterlijke overbrengingstermijn aan een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats over te dragen. Hiermee wordt de verantwoordelijkheid voor het beheer van de informatieobjecten belegd bij een archiefbewaarplaats. Bij de Rijksoverheid gaat het juridische eigenaarschap over naar de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Bij decentrale overheden blijft de gemeente of provincie juridisch verantwoordelijk.
Voor rijksoverheidsorganisaties waarvan de functies zich over het hele land uitstrekken is de archiefbewaarplaats het Nationaal Archief, zoals de Tweede Kamer. Er zijn ook rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies (Regionaal Historische Centra) die in de provincie gevormde rijksarchieven beheren. Op decentraal niveau zijn er waterschapsarchieven, streekarchieven, provinciearchieven en gemeentearchieven aangewezen als archiefbewaarplaatsen van waterschappen, provincies, gemeentes en gemeenschappelijke regelingen.
Het overbrengen kan ook eerder dan de vastgestelde periode; dit heet vervroegd overbrengen. Hiervoor moet de overheidsorganisatie, of in juridische termen de zorgdrager, toestemming krijgen van de archivaris van de archiefbewaarplaats.
Een overheidsorganisatie kan ook opschorting aanvragen als informatieobjecten, die ouder zijn dan twintig jaar, nog veelvuldig worden gebruikt of geraadpleegd. Opschorting kan alleen als de minister van OCW of, in het geval van gemeenten, de Gedeputeerde Staten daar een machtiging voor geeft.
Deze handreiking biedt overheidsorganisaties handvatten bij het overbrengen van digitaal archief. Hierom zijn andere begrippen, zoals vervreemding en uitplaatsing, buiten beschouwing gelaten. Om toch een beeld te geven van hoe deze begrippen verschillen met overbrenging, zijn hieronder een aantal definities beschreven:
Vervreemding is een procedure waarbij een overheidsorganisatie zowel de eigendom van informatieobjecten, als de zorg en het beheer daarvan, volledig overdraagt aan een andere organisatie (zorgdrager). Niet in het kader van overbrenging.
Uitplaatsing betekent dat informatieobjecten van overheidsorganisaties, die niet of nog niet hoeven te worden overgebracht, worden beheerd bij een archiefbewaarplaats. Het verschil met (vervroegd) overbrengen is dat het beheer van het archief wordt overgedragen aan de archiefbewaarplaats, zonder dat het zorgdragerschap en dus de verantwoordelijkheid voor de informatieobjecten wijzigen.
Bijvoorbeeld: het archief van de gemeente Hoorn is na uitplaatsing en in beheer en in de e-Depot omgeving van het West-Fries Archief geplaatst. Het archief is juridisch nog niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats en valt nog onder het regime van de Wet open overheid (Woo).
Voor de voorbereiding, uitvoering en afronding van het overbrengen van digitale overheidsinformatie bestaan archiefwettelijke kaders. Denk hierbij aan de duurzame toegankelijkheid, maar ook aan de selectie van informatieobjecten. Voor jouw overheidsorganisatie kan specifieke wetgeving gelden. Voor de Belastingdienst zijn er bijvoorbeeld belastingwetten en voor de politie geldt de Wet politiegegevens.
Duurzame toegankelijkheid
Een overheidsorganisatie moet haar informatie duurzaam toegankelijk maken en houden; oftewel vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig. Het betekent dat digitale overheidsinformatie, zolang als nodig is, toegankelijk, vindbaar en in contextuele samenhang raadpleegbaar is. Informatieobjecten moeten opgeslagen zijn in een geschikt en duurzaam bestandsformaat. Ook moet het digitale systeem waarin overheidsinformatie wordt bewaard, voldoen aan de specificaties voor duurzaam digitaal informatiebeheer.
Selectielijsten
Een overheidsorganisatie moet een selectielijst hebben waaruit kan worden opgemaakt welke informatieobjecten voor blijvende bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen. De selectielijsten maken duidelijk hoelang informatie wordt bewaard. De handreiking voor Waardering en selectie geeft handvatten voor het opstellen en toepassen van selectielijsten.
Overbrengingstermijn
Een overheidsorganisatie moet informatieobjecten die niet vernietigd mogen worden na twintig jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. In de praktijk start de overbrengingstermijn nu doorgaans na sluiting dossier. In sommige gevallen en onder bepaalde voorwaarden kunnen informatieobjecten eerder (vervroegd) of later (opschorting) worden overgebracht. De zorgdrager moet tijdig overleggen met de archiefbewaarplaats over de overbrenging.
In de nieuwe Archiefwet is opgenomen dat overheidsorganisaties de informatieobjecten tien jaar na creatie moeten overbrengen, in plaats van twintig jaar na sluiting dossier. De inwerkingtreding van die wet is voorzien voor 1 januari 2026.
Een aantal normen en standaarden is relevant omdat deze in algemene zin betrekking heeft op het digitaal informatiebeheer en archiveren. Het toepassen van deze normen en standaarden helpt ook bij het versoepelen van het overbrengingsproces.
- Een handig hulpmiddel is het DUTO-raamwerk (Duurzame Toegankelijke Overheidsinformatie). Met dit raamwerk kunnen overheidsorganisaties bepalen welke maatregelen genomen moeten worden om digitale informatie duurzaam toegankelijk te maken.
- MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) is een norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken.
Voor meer informatie zie de uitgebreide lijst van de landelijke normen en standaarden.