Tips en suggesties voor het opstellen van een advies

Bij het toetsen van de selectielijst kun je jezelf een aantal vragen stellen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Biedt de selectielijst voldoende inzicht in de verantwoordelijkheden en taken van de organisatie? Kun je de koppeling maken tussen concrete onderwerpen binnen het werkterrein van de overheidsorganisatie en de categorieën in de selectielijst?
• Vind je dat waarderingen, waaronder de bewaartermijnen, duidelijk verantwoord zijn?
• Ben je het eens met deze waarderingen vanuit het oogpunt van het burgerbelang? Je kunt hierin verschillende belangen van burgers meenemen. Denk aan privacybescherming, openbaarheid, rechtszekerheid of democratische controle. Heb je een beargumenteerd alternatief voor deze waarderingen?
• Vind je de criteria voor ‘uitzonderen van vernietiging’ – dit zijn de criteria om te bepalen of informatie die in de selectielijst gewaardeerd is als te vernietigen alsnog blijvend bewaard kan worden – voldoende helder?

Het is een voordeel als je als externe deskundige goed ingelezen bent. Mogelijke bronnen die je bij het toetsen van de selectielijst kunt raadplegen:

• De selectielijst zelf bevat achtergrondinformatie over de organisatie en over de overheidsinformatie van de organisatie. Deze informatie kan inzicht geven in de relatie tussen burgers en de organisatie. 
• Nog meer informatie over de organisatie kun je vinden op de website van de organisatie en in jaarverslagen. Ook het actorenregister bevat mogelijk interessante informatie.
• Informatieverzoeken op basis van de Wet open overheid kunnen inzicht geven in burgerbelang. Deze vind je op de websites of daaraan gekoppelde publicatieplatforms van overheidsorganisaties.  
• Vragen aan de Tweede Kamer of – in het geval van de decentrale overheden - aan dagelijks besturen van waterschappen, Gedeputeerde Staten of colleges van Burgemeester en Wethouders kunnen inzicht geven in het maatschappelijke belang.
• Webpagina met vastgestelde selectielijsten en de bijhorende verslagen van het overleg op de website van het Nationaal Archief. Deze bron biedt een overzicht van en inzicht in recentere selectielijsten. En welke adviezen andere externe deskundigen gegeven hebben.
• De handelingenbank. Deze bron biedt een overzicht van oudere selectielijsten van rijksoverheidsorganisaties.
• De selectielijsten van andere overheidsorganisaties waarmee nauw samengewerkt wordt: wat zijn bijvoorbeeld waarderingen in deze selectielijsten?
• Websites van belangen- en actiegroepen en sociale media geven mogelijk inzicht in tegengeluiden van maatschappelijke groeperingen en individuele burgers.