Traject bij een Rijksoverheid
Een adviestraject voor de Rijksoverheid volgt een aantal vaste stappen, die hieronder opgesomd staan.
Je contactpersoon bij de overheidsorganisatie spreekt met je af wanneer je de concept selectielijst zal ontvangen en wanneer je je advies zal uitbrengen. En of en zo ja, wanneer je zal deelnemen aan een Strategisch Informatieoverleg (SIO). De contactpersoon zal je ook verwittigen wanneer van deze planning afgeweken wordt. Je ontvangt rond de afgesproken datum de schriftelijke adviesvraag en de concept selectielijst per e-mail.
Je stelt je schriftelijk advies op, onafhankelijk van de overheidsorganisatie. Ook kun je andere inhoudelijke deskundigen en burgers bevragen bij het opstellen van je advies. Tot slot kun je als externe deskundige gebruikmaken van een aantal vrijblijvende tips en suggesties.
Je stuurt ten laatste op de afgesproken datum je advies naar je contactpersoon bij de overheidsorganisatie. Je verzendt dit schriftelijk advies per e-mail, bij voorkeur in reactie op de e-mail met de adviesaanvraag.
Je schriftelijk advies wordt vervolgens verwerkt door de overheidsorganisatie en het Nationaal Archief. Zij besluiten samen of (alle) door jou voorgestelde aanpassingen worden overgenomen. De keuzes om je voorstellen al of niet over te nemen worden beschreven en gemotiveerd in een bij de selectielijst gevoegd ‘verslag van het overleg’, waarin ook je naam en rol als externe deskundige worden vermeld. Vervolgens zal de contactpersoon bij de overheidsorganisatie zowel de nieuwe versie van de selectielijst als dit verslag met jou delen.
#Bij Hoge Colleges van Staat, ministeries, de Rechtspraak en sommige (grotere) zelfstandige bestuursorganen wordt de selectielijst besproken in een fysiek strategisch informatieoverleg (SIO). Daaraan neem je dan ook als externe deskundige deel. Wat jou de kans biedt om je inbreng toe te lichten en eventuele openstaande punten te bespreken. Eventuele besluiten van dit SIO worden ook verwerkt in de selectielijst en het bijhorende ‘verslag overleg’.
Nadat je advies verwerkt is, zit jouw taak erop. Je kan desgewenst het verdere traject van de selectielijst volgen via de website van het Nationaal Archief.
De definitieve versie van de selectielijst en het bijhorende ‘verslag overleg’ worden namelijk nog voor een periode van zes weken ter inzage gelegd bij het Nationaal Archief, waarop iedereen kan reageren met een ‘zienswijze’. Na de verwerking van eventuele zienswijzen wordt de selectielijst vastgesteld bij besluit. Het Nationaal Archief publiceert dat besluit in de Staatscourant. En de nu officieel vastgestelde selectielijst op diens website. De selectielijst is geldig vanaf de tweede dag na publicatie van het besluit in de Staatscourant.
Traject bij decentrale overheden
Een adviestraject voor een (koepelorganisatie van) een decentrale overheid volgt een aantal vaste stappen, die hieronder opgesomd staan. Een (koepelorganisatie van een) decentrale overheid kan er echter ook voor kiezen om dit anders te organiseren. Bijvoorbeeld door je eerst een concept selectielijst te bezorgen en je vervolgens te laten deelnemen aan een Strategisch Informatieoverleg (SIO), waar je je advies mondeling formuleert.
Je contactpersoon bij de overheidsorganisatie spreekt met je af wanneer je de concept selectielijst zal ontvangen en wanneer je je advies zal uitbrengen. En wanneer je zal deelnemen aan een Strategisch Informatieoverleg (SIO). De contactpersoon zal je ook verwittigen wanneer van deze planning afgeweken wordt. Je ontvangt rond de afgesproken datum de schriftelijke adviesvraag en de concept selectielijst per e-mail.
Je stelt je schriftelijk advies op, onafhankelijk van de overheidsorganisatie. Ook kun je andere inhoudelijke deskundigen en burgers bevragen bij het opstellen van je advies. Tot slot kun je als externe deskundige gebruikmaken van een aantal vrijblijvende tips en suggesties.
Je stuurt ten laatste op de afgesproken datum je schriftelijke advies naar je contactpersoon bij de overheidsorganisatie. Je verzendt dit advies per e-mail, bij voorkeur in reactie op de e-mail met de adviesaanvraag.
Je schriftelijke advies wordt vervolgens verwerkt door de overheidsorganisatie en de archivaris. Zij besluiten samen of (alle) door jou voorgestelde aanpassingen worden overgenomen. De keuzes om je voorstellen al of niet over te nemen worden beschreven en gemotiveerd in een bij de selectielijst gevoegd ‘verslag van het overleg’, waarin ook je naam en rol als externe deskundige worden vermeld. Vervolgens zal de contactpersoon bij de overheidsorganisatie zowel de nieuwe versie van de selectielijst als dit verslag met jou delen.
Bij decentrale overheden wordt de selectielijst besproken in een fysiek strategisch informatieoverleg (SIO). Daaraan neem je dan ook als externe deskundige deel. Wat jou de kans biedt om je inbreng toe te lichten en eventuele openstaande punten te bespreken. Eventuele besluiten van dit SIO worden ook verwerkt in de selectielijst en het bijhorende ‘verslag overleg’.
Nadat je advies verwerkt is, zit jouw taak erop. Je kan desgewenst het verdere traject van de selectielijst volgen via de website van het Nationaal Archief.
De definitieve versie van de selectielijst en het bijhorende ‘verslag overleg’ worden namelijk nog voor een periode van zes weken ter inzage gelegd bij het Nationaal Archief, waarop iedereen kan reageren met een ‘zienswijze’. Na de verwerking van eventuele zienswijzen wordt de selectielijst vastgesteld bij besluit. Het Nationaal Archief publiceert dat besluit in de Staatscourant. En de nu officieel vastgestelde selectielijst op diens website. De selectielijst is geldig vanaf de tweede dag na publicatie van het besluit in de Staatscourant.