Bredere aanpak
Om de digitale informatie van je organisatie duurzaam toegankelijk te beheren wil je zo vroeg mogelijk maatregelen nemen. Dit kun je daarom het beste doen door informatiesystemen hier op in te richten op het moment van aankopen, bouwen of aanpassen. Dat noemen we archiveren by design.
Deze inrichting vraagt om het maken van een groot aantal ontwerpkeuzes. Het DUTO-Raamwerk biedt daarbij een inhoudelijk kader. De norm voorkeursformaten ondersteunt dit op haar beurt praktisch. Voor het onderdeel ‘bewaren’ bestaat de randvoorwaarde dat er een lijst voorkeursformaten aanwezig is. Om deze te formuleren gebruik je de lijst en selectiecriteria.
Stappenplan voor het toepassen van de norm door je organisatie
Alles uitklappenStel een lijst op met informatiesoorten waarvoor voorkeursformaten bepaald moeten worden. Gebruik de lijst Voorkeursformaten Overheid als start- en uitgangspunt. Bepaal daarnaast welke informatiesoorten van toepassing zijn voor je organisatie, die nog niet voorkomen op de lijst.
Informatie staat vaak verspreid over applicaties en systemen. Hierdoor kan het lastig zijn om uit te zoeken welke informatiesoorten van toepassing zijn voor de organisatie. De informatiesoorten op de lijst komen zo goed als bij iedere organisatie overal voor. Voor aanvullende informatiesoorten is het belangrijk hier inzicht in te krijgen, bijvoorbeeld op het moment dat het applicatielandschap in kaart wordt gebracht. Er zijn ook archiefdiensten en externe partijen die dit soort (quick)scans aanbieden.
Let op! Kies niet zomaar één bestandsformaat voor één informatiesoort. De inhoud van de informatie moet correct worden bewaard in een bestandsformaat dat de inhoudelijke kenmerken intact houdt. Met andere woorden: houd rekening met de essentiële kenmerken van de informatieobjecten die je beheert, zoals benoemd bij de selectiecriteria. Sla spreadsheets met dynamische elementen bijvoorbeeld niet op in Comma Seperated Value (CSV). Gebruik hiervoor een passend formaat, zoals OpenDocument Spreadsheet (.ods) of Excel Werkboek (.xlsx).
Bepaal geschikte duurzame bestandsformaten voor informatiesoorten die niet op de lijst staan met behulp van de selectiecriteria en/of met behulp van de Wegwijzer Voorkeursformaten.
Voor de Wegwijzer hanteer je de volgende aanpak: doorloop het stappenplan, of doorzoek het register.
Voor het doorzoeken van het register hanteer je de volgende aanpak:
- Zoek op informatiesoorten (de wegwijzer gebruikt een indeling in ‘toepassingsgebieden’) of eigenschappen.
- Weeg vervolgens houdbaarheidsscores per bestandsformaat en versie gebaseerd op de NARA Risk-Matrix (overeenkomend met de selectiecriteria) af met belang voor gebruikers, belang voor archief, belang voor depotgevers en belang voor strategie.
Zorg er bij de aanschaf van applicaties die informatie kunnen creëren en/of het inrichten van werkprocessen voor dat de informatie (output) wordt opgeslagen in duurzame bestandsformaten die op je lijst staan.
Sla bestanden het liefst op met de software waarin ze gemaakt zijn en in een bronformaat. Het bronformaat is het formaat waarmee de software ontworpen is om te werken. Werk je bijvoorbeeld met Microsoft Word, sla het dan op als .docx. Niet volgens een andere indeling, want dat verandert mogelijk de vormgeving. Werk je in Apache OpenOffice of LibreOffice, dan sla je het op als .odf., etc.
Bekijk regelmatig of je lijst met voorkeursformaten nog actueel is, bij voorkeur minstens eenmaal per jaar. Houd in de gaten of formaten hun status hebben verloren op de lijst Voorkeursformaten Overheid. Dit betekent niet dat de bestanden in formaten die niet meer op de lijst staan meteen moeten worden omgezet. Ons versiebeheer is duidelijk over bestandsformaten die worden af- en aangevoerd en of er risico op informatieverlies is.
Vind je dat er bestandsformaten en/of informatiesoorten moeten worden toegevoegd aan de norm? Geef dit dan door aan het Nationaal Archief. Gebruik hiervoor het contactformulier. De norm wordt jaarlijks herzien. Op dat moment worden ook de aangedragen informatiesoorten, bestandsformaten en overige feedback besproken.