Doel
Om te kunnen bepalen welke bestandsformaten geschikt zijn, is het belangrijk de principes die aan zo’n keuze ten grondslag liggen te verduidelijken en onderbouwen. De module beschrijft om deze reden de eigenschappen van bestandsformaten die bijdragen aan duurzame toegankelijkheid. De criteria gelden voor alle informatiesoorten en bestandsformaten. Op deze manier kun je zelf beoordelen welke bestandsformaten voldoen en welke niet. Zo kun je keuzes maken wanneer je voor je eigen organisatie aanvullingen moet doen op de lijst voorkeurs- en acceptabele formaten. Een praktisch stappenplan hiervoor vind je in de module Voorkeursformaten in de praktijk.
Door de criteria hier op te nemen geven we ook verantwoording van de gemaakte keuzes voor de lijst voorkeurs- en acceptabele formaten. Deze formaten scoren namelijk hoog. Afwijken van de lijst en criteria brengt mogelijk risico’s voor de duurzame toegankelijkheid van de opgeslagen informatie met zich mee.
Bronnen
De criteria zijn gebaseerd op ervaringen uit de praktijk, de ‘Sustainability Factors’ geformuleerd door de Library of Congress (LoC), het Digital Preservation Framework for Risk Assessment and Preservation Planning van The National Archives and Records Administration (NARA), de verplichte en aanbevolen standaarden op de lijst van het Forum Standaardisatie, de eisen in de Archiefregeling 2009 en good practices van (inter)nationale organisaties. Zie ook bijvoorbeeld het werk van de werkgroep International Comparison of Recommended File Formats van The Open Preservation Foundation.
De lijst zal regelmatig herzien worden en daarvoor zijn ervaringen uit het veld (zowel overheid als archief) nodig. Jouw praktijkkennis kan daarbij helpen. Draag informatiesoorten en/of bestandsformaten aan of geef feedback op de huidige lijst. Dit kan door gebruik te maken van het contactformulier op deze pagina.
Essentiële overweging
De beste keuze voor een bestandsformaat is afhankelijk van de inhoud en vorm van de informatie, de context waarin deze is gecreëerd en onderhouden moet worden en het doel van opslaan. Niet elk bestandsformaat dat onder een informatiesoort beschreven staat als voorkeur, is automatisch geschikt voor alle typen informatie. Een voorbeeld: Comma Separated Value (CSV) is een voorkeursformaat voor het opslaan van spreadsheets. Het voldoet namelijk aan alle selectiecriteria. Maar dynamische elementen zoals formules en diagrammen kunnen niet worden weergeven in een CSV-bestand. Wanneer je een spreadsheet met dergelijke elementen opslaat als CSV, verlies je dus veel informatie.
Het is daarom van belang dat je een bestand opslaat in een formaat dat de essentiële kenmerken van het informatieobject intact houdt. Dit zijn de “kenmerken van een informatieobject die haar uiterlijk, gedrag (functionaliteit), kwaliteit en bruikbaarheid bepalen. Ze zijn te onderscheiden in categorieën als inhoud, context (metagegevens), verschijning (lay-out, kleur, teksteigenschappen zoals bijvoorbeeld diakritische tekens), gedrag (bijvoorbeeld interactie of functionaliteit) en structuur (bijvoorbeeld paginering of segmentering)”, volgens JISC. The National Archives and Records Administration (NARA) heeft uitgebreide beschrijvingen van de essentiële kenmerken van verschillende informatiesoorten. Zie hiervoor de GitHub met 'risk analyses and preservation plans'.
Criteria
Alles uitklappenKies voor bestandsformaten die gebaseerd zijn op open standaarden. De beschikbaarheid van standaarden en specificaties voor bestandsformaten zorgt ervoor dat een grote verscheidenheid aan software kan worden ontworpen die bestanden in deze formaten kan creëren, lezen, valideren en tonen aan gebruikers.
Het Forum Standaardisatie is de voornaamste aanjager van het gebruik van open standaarden binnen de publieke sector. Zij beschrijven een standaard als ‘een afspraak over informatie of een proces’. Ze noemen een standaard open wanneer:
- ‘de benodigde documentatie laagdrempelig beschikbaar is;
- er geen hindernissen zijn op het terrein van intellectueel eigendomsrecht;
- er voldoende inspraakmogelijkheden zijn voor stakeholders tijdens (door)ontwikkeling van de standaard;
- en de onafhankelijkheid en duurzaamheid van de standaardisatieorganisatie verzekerd zijn’.
Selecteer een formaat dat op grote schaal gebruikt en ingezet wordt door ontwikkelaars en gebruikers. Het volledig verdwijnen van ondersteuning voor het openen en tonen van een bestand is dan namelijk minder waarschijnlijk, omdat het voor leveranciers (financiële) voordelen heeft langdurig ondersteuning te bieden aan de groep gebruikers. Ook wanneer het bestandsformaat veroudert. Grootgebruik maakt het daarbij waarschijnlijker dat er tools voor validatie, conversie en emulatie verschijnen zonder dat de archiefsector hierin hoeft te investeren.
Een actieve en goed georganiseerde gemeenschap van gebruikers, softwareontwikkelaars en leveranciers levert hier dus voordelen. De leeftijd van een bestandsformaat speelt hierbij ook een rol. Verouderde formaten (waarbij een actieve gemeenschap van gebruikers en hoge mate van adoptie zijn weggevallen) zijn logischerwijs ongewenst. Zeker wanneer een formaat (niet volledig) open is (criterium 1), is grootgebruik en ondersteuning van groot belang. Microsoft Office formaten zijn hier voorbeelden van.
Technologie is continue in ontwikkeling en verandert constant. Software en hardware krijgen periodieke updates of worden vervangen door nieuwe versies. Kies daarom voor bestandsformaten die onafhankelijk zijn van specifieke (versies) software en/of hardware, omdat deze anders ook gepreserveerd moeten worden. Dit is een intensieve en dure onderneming. Niet voor alle informatiesoorten is deze onafhankelijkheid eenvoudig. Bij geo-data bestaat meestal een afhankelijkheid van bepaalde software om toegang te verkrijgen tot de informatieobjecten. Kijk in deze gevallen goed naar de middelen die nodig zijn om de informatieobjecten te blijven openen en tonen.
Het gebruiken van bestandsformaten zonder strikte afhankelijkheden van soft- en hardware bevordert ook de interoperabiliteit van informatieobjecten, ofwel de mogelijkheid om deze uit te wisselen. De interoperabiliteit heeft invloed op de duurzame toegankelijkheid van informatieobjecten, omdat ze in hun levenscyclus vaak verplaatst moeten worden van systeem naar systeem of worden uitgewisseld tussen organisaties. Gebruik daarom standaard formaten of exportformaten die het mogelijk maken informatieobjecten in of uit gesloten of propriëtaire omgevingen te exporteren. Of let erop dat de propriëtaire omgeving de mogelijkheid biedt te exporteren in een open formaat. Denk hierbij aan Esri-bestanden van ArcGIS, die ook geëxporteerd kunnen worden in GeoJSON.
Digitale informatie is als transparant wanneer het mogelijk is deze te bekijken en begrijpen met basishulpmiddelen, zoals teksteditors. Een bestandsformaat waarin de aanwezige informatie op een simpele en directe manier kan worden gerepresenteerd is makkelijker te migreren. Ook het ontwikkelen van software om de informatie op de juiste wijze te kunnen weergeven (renderen) wordt hierdoor makkelijker. Kies daarom voor bestandsformaten die dit toelaten. Een voorbeeld is een e-mail in het Electronic Mail Format (EML), waarvan je de inhoud van de mail ook buiten je e-mailapplicatie om kan lezen, bijvoorbeeld in de Kladblok applicatie.
Transparantie wordt negatief beïnvloed door encryptie (zie criterium 7) en compressie. Deze beperken namelijk de mogelijkheden voor het tonen van een bestand in een teksteditor.
Selecteer een bestandsformaat met de mogelijkheid om essentiële technische metagegevens in het informatieobject op te slaan. Hierdoor zijn deze metagegevens gemakkelijker te beheren en te controleren op integriteit en bruikbaarheid. Ook bij de migratie van een systeem naar een ander systeem is het eenvoudiger om deze metagegevens betrouwbaar mee te migreren. Bij conversie is het van belang dat deze metagegevens niet verloren gaan. Beschrijvende en administratieve metadata worden meestal apart opgeslagen.
Denk bijvoorbeeld aan het Tagged Image File Format voor rasterafbeeldingen (TIFF). In de structuur van dat bestandsformaat zijn gegevens (ofwel tags) opgenomen die het weergeven van de afbeelding mogelijk maken.
Wanneer je kiest voor een bestandsformaat met een open standaard volgens de definitie van het Forum Standaardisatie, is deze vrij van patenten en licenties. Wanneer er geen bestandsformaat met een open standaard beschikbaar en/of gangbaar is, is het belangrijk om te bekijken welke patenten en licenties er nog rusten op het bestandsformaat. Deze kunnen namelijk onvoorspelbare (hoge) kosten met zich meebrengen. Kies daarom, wanneer mogelijk, voor een bestandsformaat dat vrij is van patenten en licenties.
Een patent of licentie hoeft niet altijd een probleem te zijn. Als een bestandsformaat op grote schaal is geadopteerd, geeft dit een goede indicatie dat het patent of de licentie geen grote invloed heeft op de bruikbaarheid van het formaat. Ook op langere termijn. Hierbij weegt criterium 2 (adoptie) dus het zwaarst.
Digitale informatie wordt regelmatig beschermd met technische beschermingsmethodes zoals wachtwoorden, versleuteling en/of digitale certificaten. Dit kan een risico voor de duurzame toegankelijkheid vormen, omdat in het geval van wachtwoorden en sleutels, deze ook blijvend bewaard moeten worden. Voor digitale certificaten geldt dat deze mogelijk afhankelijk zijn van een externe entiteit. Wat er in de praktijk op neerkomt dat er een verbinding met een netwerk of het internet nodig is om het bestand te kunnen gebruiken. Informatieobjecten moeten tijdens hun levenscyclus verplaatst of geconverteerd worden en er zijn beschermingsmethoden die dat kunnen verhinderen. Houd bestanden daarom vrij van wachtwoorden en digitale encryptie om de duurzame toegankelijkheid te optimaliseren.
Voor bestanden waarbij encryptie onvermijdelijk is, zoals bestanden met digitale handtekeningen, kan je de handreiking over elektronische handtekeningen van de VNG en de verplichte AdES Baseline Profiles standaard bij Forum Standaardisatie raadplegen.
Eisen voor digitale toegankelijkheid
Elke burger heeft het recht op toegang tot digitale overheidsinformatie op het web. Maar voor sommigen is dit niet vanzelfsprekend of eenvoudig. Zo hebben mensen met een visuele of auditieve beperking soms extra middelen nodig om deze informatie te kunnen krijgen. Om hierin te voorzien zijn de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) versie 2.1 vastgesteld. In deze richtlijnen staan een groot aantal aanbevelingen waaraan een gepubliceerd document of een website moet voldoen om ‘digitoegankelijk’ te zijn. Voorbeelden van aanbevelingen zijn een sterk contrast tussen tekst en achtergrond, ondertitels bij video’s, of afbeeldingen die een alt-tekst hebben waarin de afbeelding wordt beschreven.
Overheidsorganisaties zijn verplicht om op deze manier te publiceren. Dit geldt voor websites en apps, maar ook een Excel-spreadsheet kan digitaal toegankelijk worden gemaakt voor publicatie. Alhoewel digitale toegankelijkheid niet direct verbonden is aan duurzame toegankelijkheid, is het ook een wettelijke verplichting om al bij creatie van informatie rekening mee te houden.
Meer informatie over digitale toegankelijkheid en de eisen die hieraan gesteld worden is te vinden op de website Digitoegankelijk.nl, of in de Handreiking Duurzaam digitaal toegankelijke PDF’s van het Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Informatiehuishouding (RDDI).