Bewaarcriteria moeten aansluiten op de selectiedoelstelling. Voor de systeemanalyse is deze doelstelling vertaald in vijf systeemanalyse-bewaarcriteria. Met behulp van deze criteria bepaal en verantwoord je welke categorieën informatieobjecten van blijvende waarde zijn.
| Criterium | Toelichting | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Planvorming en verantwoording | Planvorming en verantwoording die een goed beeld geven van de werking, de rechten en plichten, de doelen en de resultaten van de organisatie. Denk daarbij ook aan externe communicatie. | Jaarplannen, jaarverslagen, begrotingen, jaarrekeningen, schenkingsovereenkomsten, toezichtrapporten, websites, algemene statistieken. |
| Besluitvorming op strategisch niveau | Strategische besluitvorming die betrekking heeft op de kerntaken/ doelen van de organisatie en de inrichting van de organisatie. Denk daarbij aan structurele overleggen op strategisch niveau binnen de organisatie, maar ook aan beslissingen door individuen zoals bestuurders en hoge ambtenaren. | Verslagen en/of videotulen bestuursvergaderingen, besluitenlijsten, vergaderstukken. |
| Besluitvorming op organisatie-overstijgend niveau | Strategische besluitvorming die betrekking heeft op de kerntaken/-doelen van meerdere organisaties en de inrichting van deze organisaties. Denk daarbij aan (de coördinatie van de inbreng op) structurele overleggen op internationaal of interbestuurlijk niveau. Of binnen een bestuurslaag | Verslagen, vergaderstukken. |
| Cruciaal proces | Processen die als cruciaal worden beschouwd omdat ze een goed beeld geven van initiatieven, koerswijzigingen en activiteiten van de organisatie. En van de interactie tussen de organisatie en de ruimere samenleving. Denk daarbij aan het uitstippelen van beleid, het maken van wet- en regelgeving en het uitvoeren van taken met grote impact op individuen, organisaties en maatschappelijke groeperingen en/of hun omgeving. | Wet- en regelgeving, beleidsnota’s, vreemdelingendossiers, omgevingsplannen, watergebiedsplannen. |
| Systematische registratie | Systematische (grootschalige) registraties die cruciale en unieke informatie bevatten over individuen, organisaties, maatschappelijke groeperingen en/of hun omgeving. | Basisregistraties, beroepsregistraties, kiesregister, begraafregister, inschrijfregisters van gevangenissen, kadastergegevens, klimaatdata. |