In deze module maak je samen met de proceseigenaren de vertaalslag van de waarderingsinstrumenten naar concrete waarderingen. De uitkomst verwerk je in de selectielijst, in het onderdeel met waarderingen.
Deze module richt zich op informatieprofessionals bij overheden die een selectielijst willen opstellen of actualiseren. Zoals informatiebeheerders, adviseurs of projectleiders. Maar ook op archiefinspecteurs, auditors of andere geïnteresseerden.
Gemeenten, provincies, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen hanteren dezelfde methodiek als de rijksoverheid. Maar machtigen hun koepelorganisaties tot het opstellen van een gezamenlijke selectielijst. Voor meer informatie daarover kun je terecht bij (de website van) VNG, IPO of UvW, en in (de toelichting op de) selectielijsten in kwestie.
Een indirecte doelgroep zijn de bestuurders en managers die verantwoordelijk zijn voor waardering, selectie en vernietiging van informatieobjecten. En de externe deskundigen en burgers die waardering en selectie van overheidsinformatie willen kunnen begrijpen.
Waarderingen zijn de beslissingen over welke categorieën informatie hoelang bewaard moeten worden. Documenten kunnen als volgt gewaardeerd worden:
- Bewaren: deze informatie wordt blijvend bewaard en uiteindelijk overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
- Vernietigen: deze informatie wordt tijdelijk bewaard en vervolgens vernietigd. Deze waardering wordt altijd aangevuld met een bewaartermijn en een trigger voor die termijn.
- Deels bewaren, deels vernietigen: beide waarderingen kunnen gecombineerd worden. Bijvoorbeeld wanneer je kiest voor een steekproef.
De waardering bewaren bepaal je op basis van de systeemanalyse. De bijhorende systeemanalyse-bewaarcriteria bieden de mogelijkheid om die keuze te maken en te verantwoorden. Decentrale overheden hanteren daarnaast de lokale trendanalyse. Informatie die niet bewaard wordt, wordt vernietigd. Het toekennen van de bijhorende termijnen doe je aan de hand van de risicoanalyse. Een handig stappenplan helpt bij het bepalen van categorieën en hun waarderingen.