Het belang van digitaal vernietigen kun je vanuit verschillende perspectieven beschouwen. De belangrijkste perspectieven zijn:
- voldoen aan wet- en regelgeving;
- voordelen van vernietigen.
Voldoen aan wet- en regelgeving
Vanuit verschillende wet- en regelgeving en normenkaders wordt gesproken over de vernietigingsplicht en wordt het belang van digitaal vernietigen bepleit.
Archiefwet
De Archiefwet is van toepassing op alle overheidsorganisaties. De wet stelt eisen aan het beheer en de toegang van overheidsinformatie. Het verplicht alle overheidsorganisaties om hun (digitale) overheidsinformatie, in de vorm van archiefbescheiden, waarvan de bewaartermijn is verstreken en die niet van vernietiging is uitgezonderd, te vernietigen.
Let op:
- Het is van belang om bij het vernietigen van digitale overheidsinformatie ook de kopieën te vernietigen.
- Voor blijvend te bewaren digitale overheidsinformatie geldt dat de Archiefwet impliceert dat bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats ook de kopieën bij de archiefvormer worden vernietigd.
Wet open overheid
Op overheidsinformatie die niet is overgebracht, is de Wet open overheid (Woo) van toepassing. Informatie die op grond van een vastgestelde selectielijst is vernietigd, kan op grond van de Woo niet opgevraagd of actief openbaar worden gemaakt. Het tegenovergestelde geldt ook: informatie die op grond van de Archiefwet zou moeten zijn vernietigd of overgebracht, maar desondanks nog bij de overheidsorganisatie berust, moet bij een Woo-verzoek gewoon (al dan niet gelakt) openbaar worden gemaakt aan de indiener. Dat kan in sommige gevallen leiden tot financiële en imagoschade. Wanneer je kunt aantonen dat bepaalde informatie rechtmatig is vernietigd, dan valt dit niet onder de plicht tot openbaarmaking.
Algemene verordening gegevensbescherming (privacy)
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt verplichtingen aan (overheids)organisaties bij het verwerken van persoonsgegevens. Het vernietigen van informatie is één van de verplichtingen om te voorkomen dat persoonsgegevens onrechtmatig worden gebruikt. Het uitgangspunt daarbij is dat een organisatie persoonsgegevens vernietigt wanneer deze niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt. Het is mogelijk bepaalde persoonsgegevens uit te zonderen van vernietiging. Bijvoorbeeld voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. Het niet naleven van de AVG kan leiden tot een boete.
Baseline Informatiebeveiliging Overheid (Informatiebeveiliging)
Sinds 1 januari 2019 is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht voor rijk, gemeenten, waterschappen en provincies. De BIO heeft onder andere tot doel om het onbevoegd openbaar maken, wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatie die op media is opgeslagen te voorkomen.
Het tijdig en juist vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt, verkleint de risico’s ten aanzien van informatiebeveiliging, omdat het dan niet meer in de verkeerde handen kan vallen. Security incidenten, zoals datalekken, kunnen optreden doordat digitaal vernietigen van vertrouwelijke informatie niet (goed) is uitgevoerd.
Voordelen van vernietigen
Een groot gedeelte van alle overheidsinformatie komt voor vernietiging in aanmerking. (Zie ook: (Alles bewaren? Beter van niet.) Nadat de bewaartermijn volgens de selectielijst is verstreken vormt deze informatie ballast voor de informatiehuishouding. Door die te vernietigen behaal je een aantal voordelen:
- De kans neemt toe dat de juiste informatie naar voren komt bij een zoekvraag. Bijvoorbeeld bij een Woo-verzoek betekent dit een mindere administratieve last. Er wordt minder doorzocht, minder beschikbaar gesteld en daarmee ook minder geanonimiseerd..
- Doordat volumes niet meer zo groot zijn, draaien back-ups sneller en efficiënter. Hier zijn lagere kosten mee gemoeid.
- (Toekomstige) conversie- en migratietrajecten zijn minder complex en minder kostbaar.
- Kostenbesparing en milieu. De enorme toename aan digitale overheidsinformatie die organisaties verzamelen leidt tot een steeds groter wordende vraag naar opslag. Wanneer digitaal vernietigen niet is geïmplementeerd, wordt de opslagcapaciteit deels besteed aan informatie die je niet meer nodig hebt.
| Besparing | Uitleg |
|---|---|
| Hosten en beheren | Alhoewel de kosten van terabytes aan digitale informatie steeds verder afnemen, zijn er aan het hosten en beheren van data desalniettemin kosten verbonden. Dit zijn kosten die een organisatie niet hoeft te maken voor informatie waarvan de vernietigingstermijn al is verstreken. |
| Licenties en onderhoud | Je maakt kosten voor licenties en onderhoud van informatiesystemen en back-ups waarop digitale overheidsinformatie staat die vernietigd had moeten zijn. |
| Administratieve last | Bij een grotere hoeveelheid informatie kost het een medewerker veel meer moeite en tijd om de juiste informatie te vinden. Onder andere bij Woo-verzoeken. Deze grotere administratieve last leidt tot hogere overheidsuitgaven. |
| Eisen duurzame toegankelijkheid | Het voldoen aan de eisen van duurzame toegankelijkheid brengt kosten met zich mee. Een overheidsorganisatie is verantwoordelijk voor het vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar maken én houden van alle informatie die deze in beheer heeft. Ook daarvoor geldt dat je die bespaart wanneer je je ontdoet van ballast. |
| Milieuvoordelen | Digitale opslag belast het milieu door de CO₂-uitstoot van de servers en datacenters. (Zie ook: Nut en noodzaak van vernietigen). Het bewaren van digitale informatie die op grond van wet- en regelgeving vernietigd had moeten worden, brengt een onnodige milieubelasting met zich mee. |
Voorkomen van imagoschade
Het nog beschikken over informatie die al vernietigd had moeten zijn kan leiden tot imagoschade. Vaak komt het voor dat binnen een organisatie niet goed in beeld is welke informatie zich in onder andere back-ups of andere schaduwarchieven bevindt. Een verminderde beheersbaarheid van informatie leidt zo mogelijk tot imagoschade. In sommige gevallen vloeien daar politiek-bestuurlijke consequenties uit voort.
Een voorbeeld daarvan is ‘het bonnetje van Teeven’. Zie ook het rapport De waarde van het Archief uit 2015.