Waarom kan ik niet gewoon alles bewaren? Het antwoord op deze vraag staat niet in de Archiefwet. Stella Mechelse, Nationaal Archief, en Annemieke Adema, archiefinspecteur Gemeentearchief Zaanstad zoomen in de Od-special van januari in op de noodzaak van vernietigen van informatie. Want naast de wettelijke verplichting tot tijdig vernietigen en de woekerende informatiestapels, veroorzaakt digitale opslag milieueffecten waar we op dit moment nog onvoldoende rekening mee houden.
Infobesitas
De overheid produceert en verzamelt veel data. Dit kan leiden tot vertroebeling. Welke data zijn nog actueel en welke niet meer? En waar vind je de dataspecialist voor de data-analyse? Hoe borg je de integriteit van de data en hoe voorkom je een stuwmeer aan data? Als de data niet beheerd kunnen worden, of geen nuttige toepassing hebben, dan is het beter om deze te vernietigen, aldus de auteurs.
Archiefwet én AVG
Volgens de wet mag je niet eens alles bewaren. Het niet-tijdig vernietigen is een overtreding op de Archiefwet én op de AVG. Het is een inbreuk op de privacy van de burger en dient voorkomen te worden. Hoe lang we overheidsinformatie moeten bewaren is vastgelegd in selectielijsten. Na afloop van de bewaartermijn moet de informatie vernietigd worden. Dit is ongeacht de vorm en geldt dus naast digitale informatie, ook voor papier, fax, microfilm, etc. De functionaris Gegevensbescherming is een bondgenoot om budget te krijgen om eventuele achterstanden in de vernietiging weg te werken.
FAQ’s
Het artikel haalt ook een aantal veelgestelde vragen aan. Wat moet ik vernietigen? Moet ik kopieën of gebruikte informatie die in andere systemen opgeslagen zijn vernietigen? En de informatie op de back-ups? En Metadata? Wat betekent schonen? Moet dat en Wanneer? Mag je ook informatie langer bewaren? En van vernietigen naar blijvend bewaren? Antwoord op deze vragen vindt u in de Od-special.
Meepraten op KIA
Meepraten over waardering en selectie en dus ook over vernietigen? Dat kan op kia.pleio.nl. Hier vindt u informatie over de ThemaTiendaagse over vernietigen van digitale informatie. Op KIA is ook het kennisplatform Waardering en Selectie om kennis te delen, vragen te stellen en te discussiëren over dit onderwerp.
Meer informatie waardering en selectie is te vinden op de website van het Nationaal Archief.
