Dit stappenplan hoort bij de handleiding steekproeven. Het ondersteunt bij het trekken van een steekproef in het kader van waardering en selectie. Voor een uitleg van begrippen, kunt u de begrippenlijst raadplegen.
1. Steekproefmogelijkheid controleren of vastleggen
1.1 Bestaande steekproefmogelijkheid controleren
Actie: Kijk in de selectielijst van de eigen overheidsorganisatie of de steekproef conform de voorwaarden expliciet vermeld wordt. Zo ja, ga dan naar stap 2. Zo nee, ga dan naar stap 1.2.
Doel: De steekproef is conform de selectielijst van de eigen overheidsorganisatie.
Betrokkenen: Archiefbeheerder.
#1.2 Nieuwe steekproefmogelijkheid vastleggen
Actie: Steekproeven moeten vermeld worden in een selectielijst. Vermeld bij het opstellen of actualiseren van een selectielijst voor de eigen organisatie expliciet dat steekproeven getrokken worden. Beschrijf deze in de selectielijst volgens de daaraan gestelde voorwaarden.
Bekijk eerst samen met de archiefbewaarplaats of en, zo ja, welke steekproef geschikt is. Hou daarbij rekening met de omvang, inhoud, homogeniteit, continuïteit en de relatie tot andere informatieobjecten. Steekproeven bieden de mogelijkheid om op basis van een deel van de informatieobjecten een uitspraak te doen over alle informatieobjecten. Een steekproef is een van de mogelijkheden. Andere opties zijn:
- Het bewaren van sommige informatieobjecten op basis van kwalitatieve criteria. Bijvoorbeeld: van alle klantendossiers alleen de dossiers met klachten bewaren.
- Het bewaren van sommige informatieobjecten als voorbeeld (een ‘specimen’) als het selectiedoel vooral bedoeld is om het proces en/of de inhoud van de informatieobjecten te illustreren. Bijvoorbeeld: van alle aankoopdossiers één voorbeeld van elk type aankoop bewaren.
- Het bewaren van alle informatieobjecten wanneer deze erfgoedwaarde bezitten of van groot belang zijn voor de recht- en bewijszoekende burger. Bijvoorbeeld: alle adoptiedossiers bewaren.
- Het vernietigen van alle informatieobjecten wanneer de informatie geen enkele toegevoegde waarde bezit. Bijvoorbeeld: alle facturen vernietigen.
Doel: De steekproef is vastgelegd in een selectielijst, conform de selectiedoelstelling en de archiefwetgeving.
Betrokkenen: Archiefbeheerder, archiefbewaarplaats (voor het rijk: Nationaal Archief).
#2. Bewaartermijn controleren
Actie: Controleer of de in de selectielijst opgenomen bewaartermijn voor informatieobjecten waarop je een steekproef wilt trekken, verstreken is.
Doel: De steekproef wordt alleen op semi-statische informatieobjecten toegepast. Dynamische informatieobjecten hebben nog waarde voor de organisatie en kunnen geen onderdeel zijn van een steekproef.
Betrokkenen: Archiefbeheerder.
3. Steekproefkader beschrijven
Actie: Beschrijf de volgende kenmerken van het steekproefkader: periode, homogeniteit en aantal. En controleer of deze voldoen aan de daaraan gestelde voorwaarden. Bewaar alle informatieobjecten als deze niet aan de voorwaarden voldoen. Ga zo nodig terug naar stap 1.2 en bekijk samen met de archiefbewaarplaats of er een andere selectiebeslissing genomen en vastgelegd moet worden.
Doel: De steekproef wordt toegepast op een in de tijd afgebakend en homogeen steekproefkader om statistisch verantwoord te zijn. En op een voldoende groot steekproefkader (minimaal 1000 informatieobjecten) om de inspanning te rechtvaardigen.
Betrokkenen: Archiefbeheerder, eventueel archiefbewaarplaats (voor het rijk: Nationaal Archief).
4. Steekproefgrootte berekenen
Actie: Bereken de steekproefgrootte op basis van een formule en een aantal parameters, die aan alle daaraan gestelde voorwaarden beantwoorden.
Doel: De steekproefgrootte voldoet aan een aantal gedocumenteerde kenmerken om statistisch verantwoord te zijn.
Betrokkenen: Archiefbeheerder.
5. Random getallen genereren
Actie: Genereer een aantal random (willekeurige) getallen. Het aantal is gelijk aan de steekproefgrootte. Gebruik de random getallen generator van het Nationaal Archief als de beheeromgeving die mogelijkheid niet biedt.
Doel: Niet alleen de bepaling van steekproefgrootte, maar ook de toewijzing van de steekproef is aselect bepaald om statistisch verantwoord te zijn.
Betrokkenen: Archiefbeheerder.
6. Random getallen koppelen aan blijvend te bewaren informatieobjecten
Actie: Koppel de gegenereerde random getallen aan de informatieobjecten, die daardoor blijvend te bewaren zijn. Maak een omnummeringstabel als de beheeromgeving die mogelijkheid niet biedt. Kies bij een ontbrekend of leeg informatieobject het eerste daaropvolgend informatieobject.
Doel: Niet alleen de bepaling van steekproefgrootte, maar ook de toewijzing van de steekproef is aselect bepaald om statistisch verantwoord te zijn.
Betrokkenen: Archiefbeheerder.
7. Overbrengen van blijvend te bewaren informatieobjecten
Actie: Breng de blijvend te bewaren informatieobjecten over naar de archiefbewaarplaats. En registreer de gegevens in de verklaring van overbrenging volgens de voorwaarden.
Doel: Zorgen voor het beheer van blijvend te bewaren informatieobjecten. Zorgen dat het beheer onafhankelijk is van de kennis en het voortbestaan van de archiefvormer.
Betrokkenen: Zorgdrager, archiefbeheerder, archiefbewaarplaats (voor het rijk: Nationaal Archief).
8. Vernietigen van alle overblijvende informatieobjecten
Actie: Vernietig alle overblijvende informatieobjecten. En registreer de gegevens in de verklaring van vernietiging volgens de voorwaarden.
Doel: Zorgen voor de effectieve vernietiging van te vernietigen informatieobjecten. Zorgen dat het beheer niet langer kosten met zich meebrengt en risico’s inhoudt voor de archiefvormer.
Betrokkenen: Archiefbeheerder.