Dit informatieblad geeft voorlichting over de archivering van chatberichten in berichtenapps. Het geeft een analyse van chatberichten als vorm van informatie en gaat in op zaken als wettelijke plichten, technische mogelijkheden en privacy. Verder geeft het keuzemogelijkheden die helpen bij het bepalen van een archiveringsstrategie.
Dit informatieblad kan overheidsorganisaties helpen om op tactisch niveau zelf keuzes en beleid te maken voor het archiveren van chatberichten.
Het gebruik van berichtenapps, ook binnen de overheid, is snel toegenomen door de laagdrempeligheid en gebruiksvriendelijkheid van het medium om snel informatie uit te wisselen in chatberichten. Zowel het gebruik van berichtenapps als beheer van informatie in berichtenapps zijn actuele vraagstukken geworden sinds de uitspraak van de Raad van State van 20 maart 2019: WhatsApp en SMS-berichten op zowel zakelijke als privételefoons van bestuurders en ambtenaren vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), als deze in het kader van het werk zijn verstuurd. Een daaropvolgende uitspraak van de Raad van State van 21 oktober 2020 bevestigt dat Sms- en WhatsApp-berichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, onder de reikwijdte van de toenmalige Wob vallen (sinds 1 mei 2022 is de Wob vervangen door de Woo: Wet open overheid). En onder de Archiefwet. Maar de Raad van State stelt in diezelfde uitspraak ook dat het vanuit privacyoverwegingen niet altijd wenselijk is om álle chatberichten te archiveren. Meer duiding is te vinden in deze afzonderlijke Q&A Chatberichten (uitspraak RvS 21 oktober 2020).
Veel zaken maken het informatiebeheer van chatberichten ingewikkeld. Zo zijn berichtenapps niet in beheer van de overheid en zijn de technische functionaliteit voor informatiebeheer binnen de berichtenapps zeer beperkt. De data is ongestructureerd: chatgesprekken zijn niet geordend naar onderwerp en beslaan juist vaak meerdere onderwerpen. Waarbij formele, informele en soms zelfs privécommunicatie door elkaar loopt.
Dit informatieblad geeft aan welke aandachtspunten een rol spelen bij de archivering van chatberichten zodat overheidsorganisaties hierin hun eigen afwegingen kunnen maken.
De basis voor het archiveren van chatberichten is een risicoanalyse. Aan informatie in chatberichten met een hoog risicoprofiel kunnen bijvoorbeeld hogere eisen gesteld worden op het vlak van duurzame toegankelijkheid. Ook kunnen de kaders vanuit privacy en uitvoerbaarheid aanleiding geven om voor een bepaalde archiveringsmogelijkheid te kiezen.
Voor de (voorbereiding op) het archiveren van chatberichten kunnen overheidsorganisaties de volgende stappen volgen:
• Risicoanalyse uitvoeren
• Selectiemethode bepalen
• Archiveringsmethode bepalen op basis van voor-en nadelen qua duurzame toegankelijkheid
• Privacy-, beveiligings-, en uitvoerbaarheidskeuzes maken
- Adviseurs bij overheidsorganisaties die verantwoordelijk zijn voor (het organiseren van) de archivering van chatberichten. Zoals documentaire informatieadviseurs, informatiemanagers en -beheerders, proces-of informatieanalisten, en adviseurs digitale archivering.
- Projectleiders die de opdracht voor het archiveren van chatberichten uitvoeren.
- Managers die verantwoordelijk zijn voor de informatie in werkprocessen en de bijbehorende informatiesystemen kunnen de opdracht geven het informatieblad toe te passen Zij nemen de besluiten over de eisen en ontwerpen en zien er op toe dat deze besluiten worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld de directeur bedrijfsvoering of CIO.
Overheidsinformatie is alle vastgelegde informatie die de overheid ontvangt, verwerkt of maakt bij het uitvoeren van haar taken. De Archiefwet schrijft voor dat die informatie in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd wordt.
Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt in de (technische) vorm die de informatie heeft of de plaats waar de informatie bewaard wordt. Chatberichten die bij het uitvoeren van overheidstaken gebruikt zijn, vallen daarom zowel onder de reikwijdte van de Woo als van de Archiefwet.